• Друкувати
• Запитати
• Надіслати другу
• Поділитись
  • Facebook
  • Twitter
• Підписатись на новини

Контроль - найважливіший фундаментальний елемент керування. Всі функції керування, такі як: планування, мотивація, створення організаційних структур, нерозривно пов'язані з контролем. Контроль - це процес досягнення організацією намічених цілей. Він необхідний для виявлення й дозволу виникаючих проблем раніше, ніж вони придбають серйозні наслідки. Самі по собі мети, плани й структура організації визначають її напрямок діяльності, контроль же розподіляючи зусилля направляє виконання робіт.

Термін "контроль" викликає насамперед негативні емоції й асоціюється з безліччю обмежень, примусом, відсутністю самостійності. У результаті сутність контролю найчастіше неправильно розуміється людьми. Зводити контроль просто до якихось обмежень - у корені невірно.

Види контролю

У науці менеджменту виділяють три основних види контролю, які відрізняються як за часом їхнього здійснення, так і по змісту.

Попередній контроль - це здійснення комплексу організаційних і матеріально-технічних мір спрямованих на гарантоване виконання директивних вказівок (вироблення правил, підготовка співробітників, забезпечення матеріально-технічних і соціально-психологічних умов праці) [17,с.45]. Даний вид контролю здійснюється до початку фактичних робіт. Основним засобом здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поводження [20,с.327]. В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових областях: стосовно людських, матеріальних і фінансових ресурсів.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході проведення робіт і базується на вимірі фактичних результатів роботи й коректуванню їх заради досягнення бажаних цілей. Важливим елементом поточного контролю є зворотний зв'язок. Зворотний зв'язок дуже важливий, тому що організація є відкритою системою.

Заключний контроль порівнює отримані результати з необхідними. Оцінка результатів контролю ведеться з метою вдосконалювання методів контролю й досягнення виховних цілей [1,с.53]. Заключний контроль може бути представлений у вигляді зборів, нарад, зустрічей, на яких аналізуються результати проведеного контролю. Зворотний зв'язок використовується, після того як робота виконана й необхідна для оцінки результатів контролю. Заключний контроль важливі функції:

• подає інформацію для планування;
• служить засобом оцінки результатів роботи;
• надає інформацію про виниклі проблеми, щоб уникнути їх у майбутньому;
• сприяє мотивації.

Результати контролю і їхній аналіз показують чи виконує система свої намічені цілі й головну функцію [20,с.328].

Крім того виділяють види контролю залежно від того яким образом він здійснюється й ким є суб'єкт контролю:

• Активним є контроль, що пов'язаний із втручанням у процес реалізації рішень або виконання інших функцій.
• Пасивний контроль - це контроль, що не пов'язаний із втручанням у процес реалізації рішень або виконання інших функцій.
• Загальний контроль охоплює всі основні сфери діяльності контрольованого об'єкта.
• Спеціальний контроль охоплює певні напрямки діяльності контрольованого об'єкта.
• Зовнішній контроль являє собою контроль із боку державних і інших органів і організацій.
• Внутрішній контроль - це контроль, здійснюваний усередині організації.
• Самоконтроль - це контроль співробітниками власної діяльності [17,с.56].

Рис.1 - Види контролю.

Принципи контролю

Будь-який вид контролю повинен здійснюватися з урахуванням певних принципів, у цьому полягає науковість підходу до здійснення контролю. Можна виділити наступні принципи контролю:

• вірогідність (результати контролю повинні бути достовірними);
• об'єктивність (іншими словами, контроль повинен відбивати об'єктивну реальність на основі існуючих фактів і подій);
• гласність (контроль повинен проводитися відкрито, за винятком особливих випадків, і результати контролю повинні бути доступні для співробітників організації);
• оперативність (оперативність означає те, що контроль повинен проводитися, коли це необхідно, тобто в потрібнім місці й у потрібний час);
• реальність;
• спрямованість на усунення помилок і закріплення успіху (важливою особливістю ефективного контролю є те, що він являє собою імператив до дії по усуненню помилок виявлених у ході проведеного контролю) [15,с.46].

Методи контролю й вимоги пропоновані до контролю

У практиці митних органів застосовуються різні методи реалізації функції контролю [3,с.63]:

Метод безпосередньої роботи посадової особи вищестоящого митного органа в підлеглих митних органах. Цей метод найбільш характерний у діяльності регіональних митних керувань. Він є найбільш ефективним методом контролю, що дозволяє на місці перевірити правильність виконання функціональних обов'язків.

Крім того, цей метод дає можливість на місці детально проінформувати підлеглих про оперативну обстановку, відповісти на виникаючі питання й надати конкретну допомогу. Недоліки цього методу складаються в необхідності відволікання певних ресурсів організації, і він забирає тривалий час.

Вивчення документів. Достоїнство цього методу в тім, що завдання контролю вирішуються шляхом вивчення інформації від підлеглих без безпосереднього контакту з ними, що дозволяє заощаджувати час і ресурси.

Контроль із використанням технічних засобів зв'язку й замкнутих комп'ютерних систем. Цей метод є найбільш активним і оперативним. Він дозволяє швидко одержати необхідну інформацію й дати вказівки до дії. Даний метод має ряд недоліків: залежність представляється інформацією що, від компетентності співробітників, технічні проблеми, дозволяє вирішувати тільки невідкладні питання керування.

Підвищення рівня керування в системі митних органів неможливо без радикального поліпшення інформаційного забезпечення, без створення інформаційних мереж на базі нових інформаційних технологій.

Одним з ефективних засобів, що сприяють оперативному й об'єктивному контролю, є створення й широке застосування Єдиної автоматизованої інформаційної системи (ЄАІС), що створюється з 1992 року і являє собою унікальний інструмент керування системою митних органів[10,с.81].

У силу того, що розглянуті методи володіють як достоїнствами й недоліками, то представляється доцільним застосовувати їх у сполученні.

Для того щоб бути ефективним, контроль повинен відповідати наступним вимогам:

• всеосяжність, тобто контроль повинен охоплювати всі рівні й процеси керування;
• безперервність, тобто контроль здійснюється постійно й безупинно;
• цілеспрямованість, тобто контроль повинен проводитися по основних істотних питаннях;
• своєчасність, тобто проведення розраховуючи на попередження появи негативних явищ;
• оперативність (контроль дозволяє негайно почати відповідні коригувальні міри);
• законність, тобто при здійсненні контролю необхідно керуватися встановленими правилами й не допускати відхилень від них;
• оптимальність - максимальний ефект від реалізації контролю повинен досягатися мінімальними витратами ресурсів;
• сполучити в собі перевірку якості роботи з наданням своєчасної допомоги [12,с.521].

Контроль здійснюється у формах спостереження, обстеження й експерименту.

Метод спостереження має на увазі постійне особисте спостереження за станом справ на довіреній ділянці робіт або в керованому підрозділі. Керівник відслідковує усі найбільш важливі питання від початку заходу до його завершення або на час дії наказу, розпорядження й т.д.

Процес контролю складається із трьох основних елементів:

• установлення стандартів;
• зіставлення досягнутих результатів із установленими стандартами;
• дії [20,с.332].

Установлення стандартів

Установлення стандартів має на увазі вироблення конкретних цілей, прогрес у відношенні яких бажаний для організації. Важливою характеристикою цих цілей є, то що їх можливо кількісно виміряти. На цьому етапі контролю очевидно проявляється тісний зв'язок між функціями контролю й планування. Цілі, які можуть бути використані як стандарти, відрізняють дві важливі особливості. По-перше, вони характеризуються наявністю тимчасових рамок, у яких повинна бути виконана робота, і, по-друге, конкретного критерію оцінки.

Критерій оцінки необхідний для визначення ступеня виконання роботи. Подібні критерії дозволяють керівництву зіставити реально зроблену роботу із запланованої. Відносно легко встановить показники результативності для таких величин, як прибуток (перерахування коштів у федеральний бюджет), обсяг продажів (обсяг товарообігу), вартість матеріалів (вартість товарів, переміщуваних через границю) і т. д., тому що вони піддаються кількісному виміру.

Однак деякі важливі цілі й завдання організації кількісно виразити неможливо. Наприклад, соціально-психологічний або моральний рівень в організації. У таких випадках вдаються до допомоги різних соціологічних опитувань і досліджень.

Для організації дуже важливо встановити показники результативності. Неминучим наслідком відсутності таких показників є керування з натхнення [20,с.334].

Зіставлення досягнутих результатів із установленими стандартами

Зіставлення досягнутих результатів із установленими стандартами - другий етап процесу контролю й складається в зіставленні реально досягнутих результатів із установленими стандартами. На цьому етапі повинне бути встановлене наскільки досягнуті результати відповідають очікуванням, і є чи відхилення від стандартів. Діяльність, що здійснюється на цій стадії контролю, найчастіше є найбільш помітною частиною всієї системи контролю. На цьому етапі дається оцінка, що є основою для рішення про початок дій.

Масштаб відхилень. Важливій складовій даного етапу є визначення масштабу відхилень, вимір результатів, передача інформації і її оцінка.

Одна з характерних рис ефективного планування полягає в тім, що воно задає припустимі рамки можливих відхилень від стандартів. Установлення масштабу припустимих відхилень - дуже важливе питання. Якщо взято занадто великий масштаб, то виникаючі проблеми можуть придбати критичний характер. Але якщо взято занадто малий, то організація буде реагувати на дуже невеликі відхилення, що досить неприбутково, і вимагає багато часу буде скоріше заважати ніж сприяти процесу керування. У подібних ситуаціях досягається високий ступінь контролю, але його ефективність дуже низька.

Для того щоб бути ефективним контроль повинен бути економічним, тобто переваги системи контролю повинні переважувати витрати на її функціонування. Витрати на систему контролю складаються з витрат часу на збір, передачу й аналіз інформації, а також витрат на всі види встаткування, використовуваного для здійснення контролю, і витрат на зберігання, передачу й пошук інформації, пов'язаної з питаннями контролю.

Один зі способів підвищення ефективності контролю складається у використанні методу керування за принципом виключення. Цей принцип полягає в тім, що система контролю повинна реагувати тільки при наявності помітних відхилень від стандартів.

Вимір результатів, що дозволяють установити, наскільки вдалося дотримати встановлених стандартів - самий важкий і дорогий елемент контролю. Для того щоб ефективної система вимірів повинна відповідати того виду діяльності, що піддається контролю. Спочатку необхідно вибрати одиницю виміру аналогічну тої, котра використовується для характеристики стандарту.

Будь-яка система збору й обробки інформації відносно дорога. Вартість проведення вимірів найчастіше є найбільш великим елементом витрат у всьому процесі контролю. Часто саме цей фактор визначає, а чи варто проводити контроль. Тому іноді не варто прагнути виміряти всі як можна більш точно, витрати можуть бути набагато більше корисного ефекту.

Передача й поширення інформації. Передача й поширення інформації відіграє ключову роль у забезпеченні ефективності контролю, тому що обов'язково необхідно довести до відома співробітників організації як істота встановлених стандартів, так і досягнуті результати.

Подібна інформація повинна бути точної, надходити вчасно й доводити до відомості співробітників у доступному для розуміння виді. Отже, до системи передачі й поширення інформації пред'являються більші вимоги. Основні труднощі пов'язані з різними проблемами комунікаційних систем.

Потрібно відзначити, що передача даних нерідко сполучена з наявність суб'єктивних помилок у виді того, що здійснюється людиною.

Оцінка інформації про результати є заключною стадією етапу зіставлення, на якій чи вирішується та, що потрібно інформація отримана й наскільки вона важлива для організації. Важлива - це та інформація, що адекватно описує досліджувані процеси й необхідна для ухвалення вірного рішення [20,с.335].

Після оцінки інформації процес контролю переходить на заключний етап, на якому вибирається одна із трьох ліній поводження:

• залишити досягнуті результати без зміни;
• усунути відхилення;
• переглянути стандарти.

Основна мета контролю полягає в тому, щоб домогтися функціонування організації відповідно до плану. Якщо зіставлення встановлених стандартів з досягнутими результатами показує, що мети досягаються, то краще нічого не вживати.

Однак іноді необхідно докладати зусиль для усунення яких-небудь відхилень. Система контролю, що не дозволяє усунути відхилення перш, ніж вони придбають критичний характер, безглузда. Проведене коректування повинна концентруватися на усуненні причин відхилень. Стадія виміру повинна показувати масштаб відхилень від стандарту й точно вказувати на причину виникаючих відхилень.

Зміст коректування полягає в тому, щоб зрозуміти причину виниклих відхилень і повернутися до правильного образу дій. Важливо відзначити, що причиною відхилень може бути будь-який змінний фактор. У силу того, що організація є відкритою системою, на неї впливають різноманітних зовнішніх і внутрішніх факторів.

Існують ситуації, коли не всі відхилення від стандартів варто усувати. Нерідко самі стандарти необхідно переглянути, у виді їхньої нереальності. Це виникає тому що вони ґрунтуються на планах, а плани - усього лише деяке подання про майбутнє, що може виявитися не вірним.

Часто трапляється так, що сама система вказує на необхідність перегляду стандартів. Так якщо планові завдання деякого митного органа по перерахуванню коштів у федеральний бюджет систематично не виконується на 20%, те видиме це занадто велика вимога.

Потрібно пам'ятати, що стандарти, вимоги яких виконати дуже важко, роблять марними прагнення персоналу досягти сформульованих цілей і зводять нанівець мотивацію [20,с.337].

Основні показники ефективності процесу контролю

Контроль повинен мати деякі характеристики, що роблять його найбільш ефективним. Насамперед, – це стратегічна спрямованість контролю, тобто контроль повинен відбивати загальні пріоритети організації й підтримувати їх. Діяльність, що не має стратегічного значення, не повинна піддаватися тотальному й строгому контролю. Абсолютний контроль над дрібними операціями не має змісту, і буде тільки відволікати сили від дійсно важливих цілей.

Орієнтація на результати: кінцева мета контролю полягає в тому, щоб вирішити проблеми варті перед організацією й досягти бажаних результатів. Контроль впливає на організацію. Невдало спроектовані системи контролю можуть зробити поводження людей орієнтованим на них, тобто співробітники будуть прагнути до задоволення вимог контролю, а не до досягнення цілей організації

Для того щоб бути ефективним контроль повинен відповідати контрольованому виду діяльності. Він повинен об'єктивно вимірювати й оцінювати те, що дійсно важливо.

Важливою вимогою до ефективного контролю є його своєчасність. Своєчасність полягає в наявності тимчасового інтервалу (між проведенням вимірів або оцінок), що адекватно відповідає контрольованому явищу. Значення оптимального тимчасового інтервалу визначається з урахуванням тимчасових рамок основного плану, швидкості змін і витрат на проведення вимірів і поширення отриманих результатів. Крім цього найважливішою метою контролю залишається усунення відхилень перш, ніж вони придбають необоротний характер.

Контроль повинен бути досить гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються. Без достатнього ступеня гнучкості система контролю буде не діюча в тих ситуаціях, для яких вона призначалася.

Простота контролю є запорукою його ефективності. Найпростіші методи контролю вимагають менших зусиль і більше економічні. Для того щоб бути ефективним контроль повинен відповідати потребам і можливостям людей, взаємодіючих із системою контролю й реалізуючих її.

Економічність контролю має на увазі пропорційність між затрачуваними зусиллями й результатами контролю. Необхідно взяти за правило - всі витрати, чинені організацією, повинні приводити до збільшення її переваг і доходів [12,с.632].

Література

1. Авдонин А. В. Удосконалювання механізму керування митною системою. - М., 1997. - 27 с.;
2. Армстронг М. Основи менеджменту. Як стати кращим керівником. - Ростову-на^-Дону: Фенікс, 1998. - 512с.;
3. Барамзин С. В. Розвиток керування митною діяльністю в Україні. - М., 2000. - 51 с.;
4. Ноумен К. Основи стратегічного менеджменту. - М.: Банки й біржі, 1997. - 175 с.;
5. Вайл П. Мистецтво менеджменту. - М.: Новини, 1993. - 221 с.;
6. Виссемо Х. Менеджмент у підрозділах фірми. - М.: ИНФРА-М, 1996. - 288 с.;
7. Виханський О.С, Наумів А. И. Менеджмент: людина, стратегія, організація, процеси. - М.: «Гардарика», 1996. - 416 с.;
8. Глущенко Е. В. Теорія керування. - М.: Ветсник, 1997. - 336 с.;
9. Грошв Э. С. Високоефективний менеджмент. - М.: Филин, 1996. - 280 с.;
10. Єршов А. Д. Основи керування й організації в митній справі. - «Знання», 1999. - 362 с.;
11. Кабушкин Н. И. Основи менеджменту. - Мінськ: БГЭУ, 1996. - 284 с.;
12. Котлер Ф. Маркетинг. Менеджмент. Аналіз, планування, впровадження, контроль. - Пітер, 1999. - 896 с.;
13. Лозбенко Л.А. Удосконалювання керування митною діяльністю й підвищення її ефективності. - М.: 1996. - 29 с.;
14. Маслов Е.У Керування персоналом підприємства. - М.: ИНФРА-М, 1999. - 312 с.;
15. Менеджмент /під ред. М. М. Максимова. - М.: Банки й біржі, 1998. - 343 с.;
16. Менеджмент / Ред. З. П. Румянцева. - М.: ИНФРА-М, 1996. - 432 с.;
17. Основи митної справи/ Під общ. ред. В. Г. Драганова. - М.: Економіка, 1998. - 687 с.;
18. Сучасне керування: Енциклопедичний довідник. - М.: Издатцентр, 1997. - 584 с.;
19. Шипунів В.Г., Основи управлінської діяльності. - М.: Вища школа, 1996. - 271 с.;
20. Хедоурі Ф., Мескон М.Х. Основи менеджменту. - М.: ИНФРА-М, 1992. - 869 с.;
21. Положення про організаційно-інспекторський відділ від 31.01.2000;
22. Посадова інструкція начальника організаційно-інспекторського відділу;
23. Наказ МУ №54 від 7.03.2000 Про планування в митних органах;
24. Лист МУ від 25.04.97 Методичні вказівки про проведення інспекторських перевірок митних органів.

22.01.2011