• Друкувати
• Запитати
• Надіслати другу
• Поділитись
  • Facebook
  • Twitter
• Підписатись на новини

Процес роботи завжди являє собою сукупність конкретних дій працівника на робочому місці. Продуктивність праці прямо пропорційно залежить від організації робочих місць.

Робоче місце – просторова зона, оснащена технічними засобами, в якій здійснюється трудова діяльність працівників, які спільно виконують роботу або операції.

Організація робочого місця – сукупність заходів по оснащенню робочого місця засобами і предметами праці і їх розміщення в визначеному порядку.

Робоча зона – частина простору робочого місця, обмежена крайніми точками досяжності рук і ніг працюючого зі зрушенням на 1-2 кроки від умовного центру робочого місця.

Планування робочих місць – схеми розміщення співпрацівників, меблі і технічних засобів в приміщенні.

Класифікацією робочих місць в залежності від ряду факторів показано на рис.1.

Мета раціонального розміщення персоналу полягає в тому, щоб зменшити час, необхідний для виконання роботи, усунути непотрібні переміщення службовців, забезпечити добрі умови праці і зменшити напругу і втому співробітників, найбільш економно використовувати площі і максимально підвищити продуктивність праці персоналу.

Рис.1 Класифікація робочих місць

Для підвищення продуктивності праці та ефективності управлінських рішень велике значення має наукова організація управлінської праці. Це комплекс різноманітних заходів, які можуть розподілити на наступні напрямки:

• розподіл, спеціалізація і кооперування праці;
• ефективний підбір і розстановка кадрів;
• планування і організація процесів управлінської праці в усіх лапках управління;
• удосконалення інформаційного, документаційного, технічного і нормативного забезпечення;
• нормування праці;
• організація і оснащення робочих місць;
• оцінка результатів індивідуальної і колективної праці;
• стимулювання праці.

Кожен з перелічених напрямків забезпечує один з аспектів підвищення продуктивності управлінської праці, але очікуваний результат можливо досягнути лише при його комплексній, сукупній реалізації.

Так, розподіл і кооперація праці є природним результатом розвитку і удосконалення управління. В наш час розрізняють три принципу розподілу праці в управлінській сфері: функціональний (планування, контроль і т.д.), технологічний (за видом діяльності: адміністративна, інформаційна, інженерна і т.д.) і кваліфікаційний (за ступенем складності праці, наявності елементів творчості та ін.).

Раціональна організація робочих місць працівників управління може включати комплекс таких робіт, як:

• планування робочих приміщень на основні вивчення технологій управління і інформаційних джерел;
• планування робочих місць із врахуванням функцій і режиму робіт;
• розміщення засобів оргтехніки, комп’ютерів, довідкової і методичної літератури безпосередньо на робочому місці або в його зоні та ін.

Організація праці – це система заходів, що забезпечують раціональне використання робочої сили, яка включає відповідну розстановку працівників у процесі виробництва, поділ і кооперацію, методи, нормування і стимулювання праці організацію робочих місць, їх обслуговування і необхідні умови праці. Організація управлінської праці включає також сукупність дій, спрямованих на погодження і впорядкування діяльності працівників у процесі виконання ними службових функцій.

Основним критерієм рівня організації праці апарату управління є використання робочого часу, а також показники, що характеризують економічність апарату управління, оперативність управлінських працівників, якість виконання управлінських функцій, оснащення управлінської праці засобами оргтехніки, а також інтегрований показник (загальний рівень управління).

Кількісне значення кожного з наведених вище показників оцінюють за допомогою коефіцієнтів, числове значення яких може змінюватись в межах від 0 до 1. Причому більшому значенню коефіцієнту відповідає і більш раціональна організація праці.

Управлінська праця всебічно впливає на систему виробництва і відображається у кінцевих його результатах. Тому виміряти її організаційний рівень, продуктивність і ефективність можна порівнянням виходу валової продукції, валового доходу і прибутку на одного управлінського працівника або на одиницю затраченого часу в управлінні у поточному році порівняно з показниками плану або попередніх періодів.

Рівень організації праці персоналу можна визначити і за коефіцієнтами: використання фонду робочого часу, кваліфікації працівників та ін.

Високий організаційний ефект від колективної діяльності можуть забезпечити: узгодження цілей і засобів діяльності учасників, синхронізація їхніх зусиль, правильний підбір і розстановка кадрів, диспетчеризація і комп’ютеризація виробництва, підвищення кваліфікації працівників з питань раціональної організації праці тощо.

Економію часу менеджера можна досягти тоді, коли організувати його роботу так, щоб йому не доводилося по кілька разів повертатися до неї. Внаслідок того, що на багатьох підприємствах немає чіткого регламенту роботи менеджерів, у них дуже незначна частка особистої роботи (1-3%) без участі підлеглих або інших відвідувачів, коли вони зайняті прогнозуванням основних напрямків розвитку виробництва і творчим пошуком альтернативного розв’язання проблем, що виконують.

Важливими умовами підвищення продуктивності і ефективності праці в будь-якій сфері людської діяльності, у тому числі і в менеджменті, є раціональний поділ і кооперація праці.

Під поділом праці розуміють диференціацію і спеціалізацію трудової діяльності, що призводить до відособлення різних її видів, коли окремі групи управлінських працівників зайняті різною діяльністю, спрямованою на досягнення загальної мети.

Кооперація праці – це форма організації праці, яка передбачає спільну участь багатьох працівників і забезпечує погодження їх колективних дій в одному і тому ж управлінському процесі.

В апараті управління можна виділити такі форми поділу праці: функціональний (розподіл залежно від виконаних ними функцій), професійний (класифікація робіт за ознакою їх технологічної однорідності), кваліфікаційний (групування робіт залежно від їх складності: потрібної кваліфікації або виконання), територіальний (галузевий).

Для раціоналізації управління особливе значення має вдосконалення функціонального і кваліфікаційного поділу праці. Пошук слід вести у напрямі розробки оцінених критеріїв для віднесення всіх спеціалістів сільського господарства до певних класів (3-5-х класів або груп), як це прийнято стосовно до юристів і працівників інших спеціальностей.

Встановлюваний після закінчення вузу і в результаті періодичної переатестації один раз у два-три роки клас спеціаліста повинен бути основою при визначені його посадового окладу. Труднощі, пов’язані з розробкою критеріїв для віднесення спеціалістів до того чи іншого класу і здійснення на практиці переатестації, не зрівнянні з тим підвищенням продуктивності і ефективності управлінської праці, яке може бути в результаті раціонального поділу праці у сфері управління за рівнем кваліфікації працівників.

У багатьох підприємствах і об’єднаннях працю у сфері управління оцінюють переважно з позиції загальних результатів колективної діяльності. При цьому недостатньо враховують рівень індивідуальної продуктивності і внеску кожного працівника апарату управління у вирішення поставлених цілей. Тому опосередкована оцінка (а якщо ще взяти до уваги, що проводиться вона один раз на рік) не сприяє високопродуктивній праці.

Зв’язки і відносини, що ускладнюються між органами управління і окремими менеджерами, створюють передумови для виникнення різних організаційних недоліків: паралелізму, дублювання, необґрунтованого збільшення обсягу управлінських робіт через виконання зайвих операцій тощо. Ці недоліки пов’язані значною мірою з нечітким розподілом обов’язків між структурними підрозділами підприємства і окремими менеджерами.

Тому одним з основних завдань організації праці персоналу є чіткий розподіл функцій, прав, обов’язків і відповідальності структурних підрозділів й службових осіб, а також визначених обсягів і потоків проходження інформації.

Для раціональної кооперації і організаційного регламентування функціонування управлінського персоналу слід розробляти положення про структурні підрозділи, складати службові інструкції для всіх управлінських працівників, включаючи керівників підприємств (об’єднань), і схеми функціональних взаємозв’язків працівників. Крім того, потрібно розробляти програми (алгоритми) менеджменту, стандарти на управлінські функції і процедури стосовно до особливостей кожного підприємства (об’єднання).

Отже для підвищення організаційного рівня функціонування персоналу треба здійснити вищий ступінь формалізації процесів управління, передбачати порядок, при якому роботи виконувалися б за відповідним правилами. Ідею розробки відповідних правил функціонування апарату управління доцільно реалізувати на усіх рівнях управління. Насамперед слід встановити повноваження кожної організації у розв’язанні завдань менеджменту, розробити процедури вирішення найбільш важливих проблем підприємництва.

Розроблені стандарти, інструкції, процедури не повинні містити надмірні приписи, обмежувати свободу відділів, служб і конкретних виконавців. На відміну від технічних, у соціальних системах слід досягати не максимальної, а раціональної впорядкованості системи, за якої введення управлінської діяльності в певні рамки не призвела б до зниження ініціативи працівників і бюрократизації персоналу правління.

При організації трудових процесів у менеджменті, як і в будь-якій іншій сфері людській діяльності повинні максимально враховуватися наукові принципи: спеціалізації пропорційності, паралельності, прямоточності, безперервності, ритмічності, принцип виключності, оптимальної інтенсивності праці і т.д.

Принцип спеціалізації вимагає такого поділу управлінської праці, при якому б виділялись і обособлювались відповідні підрозділи (відділи, бюро, групи), а також окремі робочі місця службовців. Спеціалізація в організації управлінської праці передбачає закріплення за кожним підрозділом апарату управління і робочим місцем по можливості обмеженої кількості управлінських операцій, що сприяє зростанню майстерності кожного працівника і якості виконуваних робіт.

Підвищення рівня спеціалізації апарату управління сприяє концентрація однорідних робіт, уніфікація форм документів, раціональних методів праці, а також чітка регламентація кола робіт, обов’язків і відповідальностей кожного працівника.

Розвиток спеціалізації працівників апарату управління вимагає внесення змін у співвідношенні між окремими професіями, спеціальностями, кваліфікаціями і посадами. Зокрема, щоб забезпечити ефективне використання кваліфікованих спеціалістів, важливо визначити правильне співвідношення їх з чисельністю обслуговуючих працівників-обліковців, діловодів (референтів), програмістів тощо.

Принцип пропорційності – досягнення пропорційної продуктивності всіх підрозділів апарату управління, що дає змогу забезпечити комплексне і своєчасне здійснення всіх функцій управління.

Крім доцільної організації праці управлінських працівників, пропорційність досягається встановленням правильних пропорцій в чисельності окремих категорій управлінських працівників, взаємопов’язаними трудовими процесами, між засобами, предметами праці і працюючими.

Принцип паралельності передбачає одночасне виконання окремих процесів і операцій шляхом сумісництва в часі різних етапів роботи. Це дає змогу скоротити тривалість циклу виконання управлінських робіт.

Принцип прямоточності означає таку побудову управлінської праці в просторі, при якій розміщення окремих підрозділів апарату управління і робочих місць (співробітників, технічних засобів) відповідає напрямку руху потоків інформації, не допускаючи зворотних рухів, темпів, що затримують проходження інформації. З цією метою слід уважно аналізувати діючий документооборот і вносити в нього відповідні зміни (усунення непотрібних документів або зв’язаних з ними робіт, зміна послідовності операцій, їх сумісництво і спрощення), що зручніше робити, користуючись графічною формою зображення обробки документів.

Принцип безперервності – це така організація трудових процесів, за якою кожен наступний елемент операції є природним продовженням попереднього. Цей принцип передбачає усунення витрат робочого часу службовців, затримок в надходженні потрібної інформації та інших причин, що спричиняють перерви у виконанні функцій управління. Досягається це високою дисципліною праці, суворим дотримання встановленого регламенту виконання кожною ланкою апарату управління закріплених за нею функцій, широким використанням технічних засобів управлінської праці.

Принцип ритмічності – послідовне і рівномірне чергування трудових операцій і їх елементів у часі. Це означає вимогу рівномірної роботи всіх управлінських ланок, підпорядкування їх деякому єдиному ритму, що випливає з поставлених завдань. Принцип ритмічності несумісний зі штурмовщиною в роботі, при якій неможливо забезпечити якісне обслуговування виробництва.

Принцип виключності передбачає, що всякий працівник зайнятий в сфері менеджменту, повинен робити все можливе для виконання поставленої задачі і лише у виключних випадках звертатися до свого безпосереднього начальника. За такої організації менеджменту підвищується самостійність і відповідальність працівників за конкретну ділянку роботи і в той же час керівник розвантажується від вирішення дріб’язкових питань, що входить у компетенцію спеціалістів господарства чи керівників середньої ланки.

Існують і інші принципи раціональної організації управлінської праці: принцип оптимальної інтенсивності праці і оптимальної зайнятості виконавця, принцип мінімальних переміщень і економії рухів та інше.

Розглянуті основні принципи раціональної організації процесів управлінської праці тісно переплітаються між собою. Центральним завданням є оптимальний поділ праці апарату управління, що забезпечує доцільну спеціалізацію працівників і набуття ними необхідних навичок і знань, встановлення відповідальності кожного працівника за доручену справу, що усуває знеосібку, створення кооперації і досягнення на цій основі високої продуктивності праці.

Раціональний поділ праці повинен знайти відображення в технології виконання функцій управління. З цією метою повинні бути розроблені типові рішення оптимальних варіантів закріплення відповідних робіт за окремими працівниками з урахуванням індивідуальних можливостей і здібностей кожного з них. Не можна допускати такого явища, щоб робота апарату управління лімітувалося працездатністю працівника або окремого спеціаліста, надмірна завантаженість яких не дозволяє своєчасно і якісно виконувати функції, покладені на відповідний підрозділ або на підприємство в цілому.

Щоб в роботі персоналу управління не виникало „вузьких місць”, необхідно чітко встановлювати межу компетенції кожного працівника, маючи на увазі самостійне прийняття ним рішень, що відносяться до його службових обов’язків і пов’язані з використанням відповідних документів.

Творчий характер управлінської праці відкриває великі можливості для самоорганізації персоналу управління завдяки самовихованню і набуття потрібних для ефективної діяльності якостей (самодисципліна, концентрація уваги, пам’ять, витримка тощо), для розробки індивідуальних планів роботи на кожен робочий день, тиждень, місяць, рік, удосконалення організації робочого місця тощо. Якщо немає достатньо продуманого плану, діяльність керівника і спеціаліста, як відповідна реакція на сигнали, що надходять, часто має хаотичний характер, повністю підпорядковується ходу зовнішніх подій.

Крім того, ще давньоримський письменник Публій Теренцій стверджував, що оскільки ми не можемо створити все що бажаємо, то потрібно бажати лише того, що ми можемо зробити. А ця вимога краще всього реалізується при плануванні.

Труднощі планування управлінської праці полягають у тому, що не можна детально запрограмувати насамперед усі майбутні роботи, оскільки менеджери щодня опиняються у нестандартних ситуаціях.

Проте планування дає змогу систематизувати роботу, здійснити свідому і цілеспрямовану побудову трудового процесу, виробити звичку ощадливого ставлення до фактора часу, раціонального режиму праці, наперед готуватися до виконання тих чи інших операцій і тим самим економити час на входження у роботу. Крім того воно полегшує контроль і самоконтроль за ходом управлінських операцій, оперативну оцінку внеску кожного працівника у розв’язання поставі ленного завдання.

Завдання планування робочого дня такі: проектування найбільш доцільного розподілу робочого часу на виконання окремих функцій з урахування їх терміновості і важливості; забезпечення безперервного виробничого процесу; визначення переліку осіб, з якими потрібно підтримувати зв’язок, перелік об’єктів для відвідування і маршрутів руху менеджерів; тимчасове заміщення окремих працівників у разі відсутності їх.

На трудовий процес персоналу впливає багато випадкових факторів, врахувати які повною мірою практично не можна. Тому в індивідуальний план не слід включати поточні, щоденні роботи, які повторюються, для них резервувати 30-36% бюджету робочого часу. В плані потрібно зазначити роботи, що повторюються у більш тривалих циклах (п’ятиденка, декада, місяць), а також нерегулярні і виняткові.

На такі роботи, як виклик у вище стоячи організації, прибуття перевіряючи, в індивідуальному плані доцільно передбачити приблизно 10-15% робочого часу. Кожен менеджер, плануючи свою роботу, повинен передбачати також час для підвищення кваліфікації, поповнення політичних, економічних і технічних знань.

10.01.2011