• Друкувати
• Запитати
• Надіслати другу
• Поділитись
  • Facebook
  • Twitter
• Підписатись на новини

Важливим аспектом інформаційно-аналітичної роботи як функції управління соціальними системами є її документаційне забезпечення. Як правило, в управлінській діяльності інформація фіксується у відповідних документах.

Призначення документів полягає передусім у фіксації та збереженні інформації, необхідної для практичного здійснення в певній сфері управління соціальною системою. Особливість документів серед інших носіїв інформації полягає в тому, що вони зосереджують інформацію, яка попередньо опрацьована і яку необхідно надійно зберігати протягом певного часу.

Варто зазначити, що дослідження документування, документообігу, діловодства може здійснюватися в різних аспектах:

• організаційному;
• технічному;
• економічному;
• юридичному;
• математичному;
• психологічному;
• ергономічному;
• інше.

Однак це не виключає, а припускає потребу оперування загальними поняттями. Звернемо увагу на зміст поняття "документ".

У перекладі з латинської document означає доказ, свідоцтво. Тобто за своєю сутністю традиційно зміст категорії "документ" розглядається як письмовий акт, який здатний правити доказом юридичних відносин чи фактів, з наявністю яких чинне право пов'язує юридичні наслідки.

Також категорія "документ" може розглядатися як матеріалізований об'єкт (твір), який містить, зберігає і передає деякі результати розумової (інтелектуальної) діяльності людини, свідомо (або підсвідомо) закріплені (зафіксовані) будь-якими засобами.

У Законі України "Про інформацію", в ст. 27, подано юридичне визначення категорії "документ", що повинно розглядатися як загальний семантичний стандарт у всіх сферах соціального управління.

Документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

У контексті інформаційно-аналітичного забезпечення робота з документами є одним із головних напрямів функціонування будь-якого органу управління соціальною системою. Раціоналізація документування та документообігу як складових документології — важлива передумова практично всіх напрямів управлінської діяльності. Незалежно від того, які функції управління розглядати, завжди виникає проблема фіксування їх та обліку у певній формі через спеціальні реквізити, які перетворюють просте відображення інформації в документ.

Практика вимагає удосконалення документування та документообігу лише одним методом — машинним. Машинне опрацювання документів висуває власні вимоги до системи документування та документообігу, не залишаючи місця для попередніх традиційних "паперових" форм і технологій. Тому перед тим як безпосередньо досліджувати питання документування і документообігу, звернемо увагу на ті передумови і причини, які дають змогу використовувати методи інформатики для раціоналізації роботи з документами.

Передусім звернемо увагу на причини актуалізації попередніх етапів інформатизації у сфері документування та документообігу.

Першою причиною, звичайно, є ускладнення функцій управління, динамічні зміни в системі та структурі органів управління соціальними системами. Це безпосередньо відображається на ускладненні діловодства та документообігу зростанням кількості документів і підвищенням вимог до їхнього складання, оформлення, операцій щодо опрацювання.

Другою причиною слід назвати масовість зайнятості роботою з документами працівників. Практично опрацюванням документів у будь-якому органі управління соціальною системою зайнятий весь персонал. Оволодіння засобами раціоналізації роботи з документами на основі здобутків інформатики скорочує час на їх складання і опрацювання, дає можливість працівникам приділяти більше уваги головним функціям за посадою.

Ми не поділяємо думки тих дослідників, які вважають, що діловодство, документообіг, документологія в апараті управління — це галузь занять допоміжного технічного персоналу. Працівник, незалежно від посади, мусить мати достатній мінімум знань щодо документологи про те, що вважається діловодством, документом, документообігом, щоб правильно орієнтуватися в необхідній інформації, правильно складати різні документи, оцінювати їхню юридичну силу тощо.

Але найважливіше — кожен працівник повинен бути готовим через документи вступити до діалогу з автоматизованою (комп'ютерною) інформаційною системою, опанувати комп'ютерні інформаційні технології "електронного офісу".

Третьою причиною є потреба забезпечення якості документів, їх правильного оформлення на машинних носіях. У зв'язку з цим практика управлінської діяльності перед інформатикою ставить завдання:

• неправильно оформлений документ не повинен проходити в автоматизовану базу даних;
• машинний контроль (тобто відповідна комп'ютерна програма контролю) повинен припинити подальшу роботу з неправильно оформленим документом;
• при необхідності автоматично повинно проводитися оповіщення виконавця про недоліки у формуванні документа.

Ергономічні дослідження свідчать, що при ручному опрацюванні даних працівники часто фізично не в змозі проконтролювати правильність оформлення реквізитів документів. Це призводить нерідко до суттєвих помилок, які межують з порушенням законності чи є порушенням законності у діяльності відповідної структури соціального управління.

Четверта причина полягає в тому, що як загальні, так і спеціальні функції, права та обов'язки посадових осіб закріплюються в документах, які не можна розуміти чи використовувати довільно. Дотримання правил діловодства посилюється з його інформатизацією. Вона потребує поглиблення гарантії використання тієї інформації, яка зафіксована в документах. Порушення правил діловодства в умовах чітко організованого машинного опрацювання інформації трапляється досить рідко, що, в свою чергу, підвищує якість управління.

П'ята причина полягає в тому, що машинне опрацювання документів не терпить "порожньої" інформації, яка не містить у собі розумового навантаження. Тим самим вже сама технологія машинного документування та документообігу підіймає на новий рівень якість документів, що готуються за допомогою комп'ютерних технологій.

Актуалізація впровадження нових інформаційних технологій у сферу операцій з документами в системі управління вказує на потребу розкриття основних понять предмета дослідження, що складає загальну передумову проблеми удосконалення роботи з документами.

У юридично-когнітологічному аспекті за допомогою природної чи штучної мови, технічних чи технологічних засобів інформація вважається як оформлений документ тоді, коли відомості розміщені у встановленому порядку, що, відповідно до чинного законодавства, має правове значення.

З погляду правової інформатики, в усіх випадках документ — це носій інформації або засіб закріплення інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Тобто документ передусім виконує інформаційну функцію, однак він також є і важливим засобом управлінської діяльності. Будь-яка соціальна діяльність відображається у множині документів. Певним чином вони пов'язані між собою і складають системи документації.

Сам процес створення документа складає таку функцію управління, як документування.

Документування — це відповідним чином упорядкована множина процесів щодо створення і опрацювання всіх документів, які існують у відповідній системі соціального управління.

Система документування припускає наявність певних форм і вимог не лише до створення та оформлення документа, а й до порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання. Такі норми на юридичному рівні закріплюються, в свою чергу, законодавчими, підзаконними і методичними нормативами.

В умовах інформатизації управління, коли дані, що мають ознаки документа, закладаються в пам'ять ЕОМ, стало можливим швидко отримати будь-яку частину інформації і в будь-яких її комбінаціях. Це змінює правовий статус сутності категорії "документаційне забезпечення управління соціальними системами".

Документаційне забезпечення управління соціальними системами — це вид забезпечення, яке включає всю множину операцій отримання, опрацювання, зберігання, видачі та використання інформації у формі документів як її носіїв

Інформатизація документообігу включає весь комплекс робіт як до створення документів, так і робіт, пов'язаних із готовими документами, що надійшли із зовні до системи: отримання, розподіл, реєстрація, доставка, контроль за виконанням, довідкова робота, формування і зберігання справ (досьє), передархівне опрацювання документів. З інформатизацією технологічний ланцюг (послідовність) документообігу повинен оптимізуватися шляхом переведення паперових форм документів в електронну форму у вигляді комп'ютерної інформації.

Соціальний ефект досягається за рахунок підвищення виконавчої дисципліни співробітників апарату управління, оперативності складання та оформлення документів, що в цілому сприяє удосконаленню роботи управлінського апарату і підвищує якість управлінських рішень.

Головними завданнями в інформаційно-аналітичній діяльності є удосконалення форми документів:

• а) при уніфікації — зменшення різноманітності документів за формою та правилами оформлення;
• б) при стандартизації — формування і впровадження обов'язкової норми обмежень, що дає змогу відбирати найефективніші форми, правила зіставлення та оформлення документів і забезпечення їх подальшого застосування.

Важливим аспектом документології є визначення принципів стандартизації документів в умовах інформатизації. До принципів стандартизації документів відносяться:

• встановлення необхідної юридичної сили документів;
• комплексність стандартизації документів;
• стабільність вимог до документів;
• уніфікованість для опрацювання за допомогою засобів комп'ютерної техніки.

Документи також забезпечують контрольну функцію управління — містять дані для обліку результатів діяльності органів управління соціальними системами. Це дає змогу об'єктивно оцінювати проведену ними роботу.

Із зазначеного можна дати таке узагальнене визначення категорії "управлінський документ".

Управлінський документ — це діловий акт, який виходить із повноважного органу управління чи від відповідної посадової особи про результати Ті діяльності.

У процесі здійснення органами управління соціальними системами своїх функцій утворюється множина документів. Вони класифікуються за різними ознаками, принципами, змістом:

• за змістом — організаційно-розпорядчі (управлінські), адміністративні;
• за місцем складання та напрямом руху — вхідні, вихідні, внутрішні (внутрішньосистемні);
• за формою викладення інформації — типові, спеціальні, особисті;
• за способом виготовлення — рукописні, машинописні, топографічні, фото-, фоно-, кінодокументи тощо;
• за кількістю відображених питань — прості (які містять одне питання) та складні (які містять кілька питань);
• за участю зацікавлених осіб у складанні та підписі документів — односторонні, двосторонні, багатосторонні;
• за відносністю між собою документи поділяються на первинні (документи, що містять у собі вихідну інформацію) та вторинні (документи, що є результатом аналітико-синтетичної та іншої переробки первинних документів (одного або кількох).

У діяльності органів управління соціальними системами широко використовується організаційно-розпорядницька документація. Документи, що входять у систему організаційно-розпорядницької документації, традиційно поділяються на три групи:

• організаційні (положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи);
• розпорядницькі (постанови, директиви, розпорядження, накази, вказівки, рішення, плани роботи);
• довідково-інформаційні (звіти, огляди, висновки, службові листи, телеграми, рапорти, доповідні та пояснювальні записки, протоколи, довідки тощо).

За останні роки в результаті інформатизації у сфері організаційного управління відбулися якісні зміни і в технології документування. У зв'язку з цим з'явився термін "автоматизоване документування", під яким розуміється процес підготовки документа з використанням засобів комп'ютерної техніки.

Як показала практика експлуатації подібних систем, вони не можуть повністю розв'язати проблеми автоматизації роботи з документами. Вся справа в тому, що управлінські документи, які мають специфічні правила підготовки і оформлення, лишилися осторонь інформатизації управління.

До причин такого становища можна віднести, з одного боку, обмежені можливості технічних засобів, а з другого — комплекс проблем, що виникає при взаємодії людини та машини.

До цього можна додати й те, що принципово нові можливості комп'ютерних технологій спонукають переглянути теоретичні питання документології, проаналізувати логіку та закономірності документаціиних процесів. Це дасть змогу зробити певні висновки щодо наукового обґрунтування і прогнозування розвитку діловодства майбутнього.

З цією метою для розробки теоретичних основ і практичних шляхів удосконалення документів в окремих органах управління соціальними системами, їхніх підрозділах існує потреба формування спеціальних принципів організації документообігу. На цих принципах повинні розроблятися рекомендації щодо упорядкування документопотоків в умовах інформатизації та інших проблем документоведення.

Це в свою чергу викликає потребу визначення удосконалення документообігу як функції управління соціальними системами з визначенням структури, яка її реалізовуватиме. Тобто потрібно визначити структурну одиницю в системі управління щодо вивчення проблем документування та діловодства. Це дасть можливість визначити шляхи розвитку та удосконалення документообігу в умовах інформатизації.

Це створює передумови формування окремого напряму у правовій інформатиці та інформаційному праві — комп'ютерної документології (або кібердокументології).

Список літератури

1. Гайкович В. Ю., Першин А. Д. Безопасность электронных банковских систем. — М.: Единая Европа, 1994.

2. Гасанов Р. М. Шпионаж особого рода. — М., 1989.

3. Гуцалюк М. В. Впровадження нових інформаційних технологій в управлінську діяльність пожежної охорони // Пожежна безпека, К., 1997. — Вип. 4.

4. Гуцалюк М. Інтернет у боротьбі з корупцією та організованою злочинністю // Крок. — 2000., — листоп. — № 21.

5. Гуцалюк М. Координація боротьби з комп'ютерною злочинністю // Право України. — 2002. — № 5.

6. Економічний слоє, ник-р, оє, \р, ник. — К., 1995.

7. Е-будущее и информационное право / В. М. Брижко, А. А. Орехов, О. Н. Гальченко, В. С Цимбалюк / Под. ред Р. А. Калюжного, Н. Я. Швеца — К.: Интеграл, 2002.

8. Європа на шляху до інформаційного суспільства // 36. документів Європейської Комісії 1994-1995 pp. — К., 2000.

9. Збірник Постанов Пленуму Верховного Суду України (1963-1997). — Сімферополь: Таврія, 1998.

10. інформатизація законодавчої, нормотворчої, право застосовної та правоосвітньої діяльності: Посібник / Л. Є. Горьовий, М. Я. Швець, Т. Г. Дрогаль та ін. — К.: Парламентське видавництво, 1999.

11. Інформаційні технології та захист інформації: Збірник наук, праць. — Запоріжжя: Юрид. Ін-т МВС України. — 1998. — Вип. 2.

12. Калюжний Р. А., Цимбалюк В. С. Вдосконалення інформатизації ОВС України — передумова покращення їх діяльності в боротьбі зі злочинністю // Правова система України: теорія і практика. — К., 1993.

04.02.2011