• Друкувати
• Запитати
• Надіслати другу
• Поділитись
  • Facebook
  • Twitter
• Підписатись на новини

Контроль — багатоаспектне поняття. Якщо відмежуватись від конкретної сфери контролю, то суть його полягає в замірах і аналізі проходження та здійснення певних операцій, пов'язаних з реалізацією планів та програм, використанні одержуваної інформації для коригуючих дій.

Суб'єктами контролю виступають державні, відомчі органи, громадські організації, колективні і колегіальні органи управління, лінійний і функціональний апарат підприємств та об'єднань.

Об'єктами контролю є: місії, цілі і стратегії, процеси, функції і завдання, параметри діяльності, управлінські рішення, організаційні формування, їх структурні підрозділи та окремі виконавці.

Правильна постановка контролю вимагає дотримання діалектичної єдності трьох його стадій: установлення фактів, критична їх оцінка, розробка заходів впливу на керований об'єкт у потрібному напрямку.

Контроль є необхідним в силу тих обставин, що на керований об'єкт завжди діють збурювальні фактори (несприятливі погодні умови, несвоєчасна постановка комплектуючих агрегатів, запасних частин, зміна кон'юнктури ринку та ін.), і виникає потреба мати оцінну інформацію, щоб адекватним чином відреагувати на нову ситуацію.

Контроль здійснюється з метою досягнення узгодженості і синхронізації зусиль виконавців, виявлення суперечливих тенденцій і протиріч у їх діяльності. Контроль проводиться за дотриманням законності при здійсненні господарських операцій, певних правил і регламентів діяльності, а також нормативів витрачання коштів, сировини і матеріалів. Тому контроль виконує важливу виховну функцію, а також профілактичну і захисну функції, сприяє збереженню власності, правильному витрачанню ресурсів, дотриманню планової, фінансової, виконавчої і трудової дисципліни.

У менеджменті функціонують різні системи контролю, головними з яких є: фінансовий контроль, бюджетний (кошторисний) контроль, контроль якості, контроль товарно-матеріальних запасів, операційний менеджмент, інформаційні системи, які базуються на комп'ютерах. (Рис.1.).

У зв'язку з тим, що мета систем контролю полягає у підвищенні ймовірності досягнення організаційних цілей та стандартів, менеджери використовують системи контролю для того, щоб їх плани діяльності мали успіх. Наприклад, система фінансового контролю допомагає менеджерам слідкувати за фінансовою діяльністю підприємства, тобто виясняти, чи одержує воно прибуток і чи бере багато в борг.

Системи бюджетного контролю допомагають менеджерам різних рівнів порівнювати доходи та витрати, пов'язані з різноманітною підприємницькою діяльністю, з тими, що були заплановані. Системи контролю якості забезпечують менеджерів інформацією для оцінки якості продуктів (послуг) та визначення їх конкурентоздатності. Системи контролю товарно-матеріальних засобів повинні гарантувати, що необхідна кількість сировини є в наявності, коли потрібно, і в той же час витрати на зберігання зведені до мінімуму.

Управління виробничими операціями включає контроль за процесами, пов'язаними з фактичним виробництвом товарів чи послуг. Нарешті, комп'ютерне орієнтовані інформаційні системи використовуються все більше, щоб розвивати високу оперативність у здійсненні контролю і реагуванні менеджерів на ситуацію відповідно до одержаної інформації.

На практиці системи контролю мають тенденцію змінюватись в залежності від ступеня використання їх на різних рівнях управління. Наприклад, системи фінансового контролю є первинним контрольним механізмом, який використовується менеджерами найвищого рангу, тому що такі системи відносяться до загального фінансового здоров'я організації. Менеджери середнього рангу також зацікавлені в контролюванні фінансових справ тому, що вони мають вплив на їх поле діяльності.

Рис.1. Головні системи контролю.

З іншого боку, менеджери середнього і нижчого рангів головним чином використовують бюджетний контроль, оскільки їх робота полягає у тому, щоб управляти організаційною діяльністю так, щоб різноманітні бюджети були виконані і не було перевитрат. Однак менеджери високого рангу мають можливість контролювати загальне дотримування бюджету, а також те, як реальний бюджет відрізняється від запланованого, коли це торкається якості, хоча цей контроль в основному знаходиться в руках менеджерів нижчого рангу, і вони є тими, хто працює на рівні, де безпосередньо виробляється продукція і де кожне їх рішення впливає на якість продукції та послуг.

Менеджери середнього та вищого рангів можуть також бути зацікавлені в одержанні інформації про те, в яких напрямках змінюється якість, хоча вони приймають меншу участь у вирішенні безпосереднього процесу виробництва. Таким чином, контроль товарно-матеріальних засобів входить в обов'язки менеджерів нижчого та середнього рангів, хоча вищий менеджер може використовувати деякі показники для оцінки витрат.

Кожна система контролю акцентує увагу на різних питаннях в залежності від того, наскільки важливий контроль до, під час або після процесу виробництва продукції чи надання послуги. Фінансові системи контролю мають тенденцію проводити контроль по закінченню виробництва, тому що дані про фінансовий стан підприємства оцінюються і сумуються в кінці повного звітного періоду.

Хоча це дуже пізно для того, щоб вносити зміни в певний процес, ці дані можуть бути корисними для корекції планів, яка, в свою чергу, буде впливати на результати діяльності майбутніх періодів. Навпаки, контроль бюджету частіше здійснюється під час процесу виробництва, тому що він використовується для регулювання робіт, які ще знаходяться в процесі виконання. Це необхідно для того, щоб запланований рівень бюджету був виконаний. Якщо бюджет розглядається в кінці певного періоду року, бюджетний контроль стає більш схожим на контроль, який здійснюється після того, як виробничий процес завершився.

А що стосується контролю якості, то він має бути поточним тому, що він проводиться під час фактичного виробництва для того, щоб визначити, чи задовольняє продукт або послуга вимогам стандартів якості. Якщо контроль не зроблено під час виробництва, коли матеріали можуть бути допущені до виробництва, або не допущені, якщо вони браковані, він буде входити до категорії перевірок, які проводяться після завершення виробничого процесу. Контроль товарно-матеріальних запасів, головним чином, є контролем, який проводиться до початку виробничого процесу, тому він дає гарантію, що матеріали і продукти будуть в наявності, коли вони будуть потрібні.

У менеджменті найбільш вагоме значення має фінансовий контроль, який включає вивчення звітності, аналіз фінансових співвідношень, порівняльний фінансовий аналіз та фінансовий контроль (аудит).

Фінансовий звіт — це узагальнена інформація про фінансовий стан організації. Інформація, яка знаходиться в різноманітних фінансових звітах, є основною дата проведення фінансового контролю організації. Головними типами фінансової звітності, які звичайно використовуються організаціями, є баланс та звіт про прибуток. Фінансова звітність готується в кінці звітного періоду, поквартальне або щорічно. Широке використання комп'ютерів дозволяє готувати звітність набагато частіше.

Баланс — це фінансовий звіт, що показує засоби організації та позички цих засобів на певну дату. Баланс підприємства може бути представлений як фінансовий "знімок", що складається з двох головних частин. Верхня половина показує оборотні засоби, а нижня половина визначає існуючі позички цих засобів.

Таким чином, засоби як ресурси контрольованої організації поділяються на дві головні категорії: оборотні і основні. Оборотні засоби — це готівка або інші засоби, які мажуть бути конвертовані в готівку і використовуються протягом 1 року (цінні папери, рахунки дебіторів, товарно-матеріальні запаси). Основні засоби — це засоби, які використовуються більше 1 року (нерухомість, обладнання).

Нижня половина балансу фіксує позики, включаючи і зобов'язання, і акціонерний капітал. Зобов'язання — це позички кредиторів на засоби підприємства (інакше кажучи борг, який треба буде повернути, наприклад, банку). Зобов'язання також поділяються на дві головні категорії: короткострокові та довгострокові.

Короткострокові зобов'язання — це рахунки, які повинні бути оплачені здебільшого в річний строк (такі як рахунки до оплати та короткострокові позички). Довгострокові зобов'язання — це борги, які потрібно оплатити за період, що перевищує один рік (наприклад, облігації).

Акціонерний капітал являє собою позики співвласників на засоби. Не важко здогадатися, що акціонерний капітал дорівнює засобам мінус зобов'язання. В балансі акціонерний капітал — це виручка від продажу акцій плюс накопичений нерозподілений прибуток, а ця виручка не обов'язково дорівнює вартості акцій, куплених на ринку. Вона складається з номінальної вартості акцій та накопиченого нерозподіленого прибутку.

Звіт про прибуток. В той час як баланс показує загальну вартість організації у даний час, звіт про прибуток показує фінансові результати діяльності за певний період часу (квартал, рік). Доходи — це засоби, отримані в результаті продажу товарів та послуг. Витрати складаються із собівартості проданих товарів, операційних витрат, витрат по виплаті процента та податків. Різниця між доходами на витрати являє собою прибутки чи збитки за певний період часу і часто називається нижньою лінією.

Аналіз співвідношень. Оцінюючи важливість різноманітних фінансових даних, менеджери часто проводять аналіз співвідношень.

Співвідношення — це показник, який вимірює одну змінну по відношенню до іншої і звичайно вимірюється в процентах чи разах.

Співвідношення мають зміст тільки тоді, коли порівнюються з іншою інформацією. Співвідношення часто порівнюється із середніми даними по галузі. Вони допомагають менеджерам зрозуміти становище їх компанії по відношенню до конкурентів і часто використовуються для вивчення результатів діяльності за період часу. Існує чотири типи співвідношень, які є особливо важливими для управлінського контролю ліквідності, управління запасами, управління боргами і прибутковості.

Співвідношення, які вимірюють ліквідність — це фінансові співвідношення, які визначають адекватність оборотних засобів для того, щоб оплатити короткострокові зобов'язання. Це, головним чином, поточне співвідношення, яке вимірює здатність підприємства задовольнити вимоги короткострокових кредиторів, використовуючи тільки оборотні засоби.

Співвідношення, що характеризує управління запасами, визначає, наскільки ефективно організація управляє своїми засобами. Два найбільш поширених співвідношення — оборотність товарно-матеріальних запасів і середній період обертання.

Оборотність товарно-матеріальних запасів саме допомагає визначити, як добре організація управляє своїми засобами. Низька оборотність вказує на надлишок чи застарілість товарно-матеріальних запасів. Висока оборотність свідчить про ефективне використання товарно-матеріальних запасів. Більш високий рівень оборотності товарно-матеріальних запасів по відношенню до проданих товарів є не бажаним, тому що гроші, вкладені у товарно-матеріальні запаси для продажу, не можуть бути використані дія інших цілей. Більш того, підприємство часто змушене позичати гроші, щоб покрити витрати на закупівлю великої кількості товарно-матеріальних запасів, що врешті-решт веде до підвищення собівартості.

Співвідношення управління боргами є третьою категорією фінансових співвідношень, які визначають, чи має підприємство нахил брати в борг для фінансування інвестицій та чи може підприємство виконати свої довгострокові зобов'язання. Чим більше підприємство бере в борг (щоб фінансувати свої потреби), тим більше вона повинна виплатити, повертаючи суму боргу і процент. Якщо борги зростають, зростає і ризик, що організація не буде спроможна розплатитись з боргами і стане банкрутом. Таким чином, одним з найважливіших співвідношень є боргове співвідношення, яке визначає процент засобів, профінансованих за рахунок боргів. Чим вище процент, тим більше засобів оплачено кредиторами, а не власниками.

Співвідношення прибутковості — це четверта категорія фінансових співвідношень, яка допомагає вимірювати спроможність менеджменту контролювати витрати та заробляти прибуток, використовуючи ресурси організації. Трьома найбільш поширеними співвідношеннями прибутковості є:

• прибуток на продаж;
• прибуток на інвестиції;
• прибуток на капітал.

Прибуток на продаж показує частину кожної гривні (долару) доходу (продажі), яка залишається після відрахування всіх витрат. Прибуток на інвестиції (називається ще прибутком на засоби) вимірює загальну ефективність менеджменту в отриманні прибутку за рахунок всіх засобів підприємства (всіх інвестицій в засоби). Прибуток на капітал вимірює ефективність менеджменту з точки зору заробленого прибутку на інвестиції акціонерів. Прибуток на капітал базується на всіх засобах. Високий прибуток на капітал розглядається як індикатор доброго менеджменту, поки організація не має великого боргу. Низький прибуток на капітал свідчить про неефективне управління, але також означає низьке фінансування і невеликий борг.

Контроль якості включає аналіз дотримання вимог стандартів, технічних умов і технічних інструкцій при виробництві і реалізації продукції.

Контролю підлягає технічний рівень вироблюваної продукції, якість товарно-матеріальних цінностей, які купуються господарством, стан і експлуатація контрольно-вимірювальної апаратури і обладнання, якість ремонту техніки, виконання усіх технологічних операцій, пов'язаних з виробництвом продукції чи наданням послуг.

Вибір конкретних показників контролю залежить від цілі контролю, особливостей контрольованого об'єкта.

В підприємствах, що мають оперативну диспетчерську службу, контрольні показники окремих видів продукції часто відображаються на "Екрані якості".

З метою кількісної оцінки якості праці та її стимулювання може проводитися контроль якості виконуваних робіт; на основі стандартів (оціночних карт якості) підприємства. Оцінка якості робіт, а також виконання покладених обов'язків проводиться окремо по кожному працівнику, робиться відповідний запис в облікових документах поряд із відміткою об'єму виконаної роботи (чи відпрацьованого часу) і засвідчується підписом керівника чи спеціаліста, який прийняв роботу.

Оцінка роботи керівників і спеціалістів середньої ланки здійснюється бюро економічного аналізу щомісячно по наданню головних спеціалістів. Оцінка якості роботи головних спеціалістів і заступників керівника підприємства здійснює дирекція за матеріалами бюро економічного аналізу.

При цьому враховується також думка певних підрозділів вищестоящої організації.

Контроль затрат товарно-матеріальних засобів має велике значення, оскільки, з одного боку, такий контроль може досить швидко виявити відхилення і дає можливість прийняти необхідні корегуючі дії; з другого боку — він дозволяє врахувати ці зміни в планових розрахунках, що відносяться до затрат, і, при необхідності, здійснювати нові корегуючі заходи.

Позиція менеджера залежить від характеру причинно-наслідкових зв'язків між виходом продукції і затратами. На практиці можна зустрітись з однією із восьми ситуацій:

• продукція зростає, а затрати знижуються;
• продукція зростає швидше, ніж затрати;
• виробництво продукції залишається без змін і в той же час затрати знижуються;
• продукція зростає при незмінних затратах;
• продукція зростає і пропорційно зростають затрати;
• виробництво продукції знижується більш повільними темпами, ніж затрати;
• приблизно однаковими темпами знижується виробництво продукції і затрати;
• продукція знижується, а затрати зростають.

Мабуть, остання ситуація є найбільш загрозливою для підприємства, а тому вимагає пильної увага менеджера. Тут не досить обмежитись констатацією самого факту відставання із виробництвом продукції. Потрібна додаткова інформація і поглиблений аналіз причин, що зумовили, з одного боку, падіння виробництва (несприятливі погодні умови, нестача добрив, гербіцидів, кормів і ін.), а з другого — перевищення витрат порівняно до встановлених норм чи стандартів (перевитрати паливно-мастильних матеріалів, електроенергії, перевищення проти плану цін на ці та інші матеріали, падіння продуктивності праці і ін.).

Тільки за цих умов можна розробляти і здійснювати заходи, спрямовані на усунення виявлених негативів в діяльності підприємства.

Література

1. Афонин А.С. Основы мотивации труда: организационно-экономические аспекты. К.: МЗУУП. 1994.
2. Волгин А.П. Управление персоналом в условиях рыночной экономики (опыт ФРГ) М.: Дело – 1992.
3. Герчикова И.Н. Менджмент: учебник. – М.:Банки и биржи, ЮНИТИ, 1994.
4. Грачев М.В. Управление трудом. Теория и практика капиталистического хозяйствования. М.: Наука – 1990.
5. Гріфін Р., Яцура В. Основи менеджменту: Підручник / Наук. ред. В.Яцура, Д.Олесневич. – Львів: БаК, 2001. – 624с.
6. Дайновський Ю. Ефективні рішення в мікроекономіці. – Львів:Ініціатива,1997.
7. Джефі Сакс, О. Поварський. Економіка перехідного періоду: уроки для України.// Перклад з англійської О. Пивоварський – К.:Основи, 1996.
8. Жигалов В.Т., Шимановська Л.П. Основи менеджменту і управлінської діяльності: підручник :-К,: Вища школа.- 1994.

13.01.2011