• Друкувати
• Запитати
• Надіслати другу
• Поділитись
  • Facebook
  • Twitter
• Підписатись на новини

До цієї групи документів належать: заяви, скарги, пропозиції, накази щодо особового складу, автобіографія, характеристика, резюме, контракти з найму працівників, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів, особова справа.

Заява

Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій — повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги.

У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

• Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.
• Нижче у стовпчик — назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).
• Ще нижче посередині рядка пишеться слово "заява" з великої літери й не ставиться крапка.
• З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.
• Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч — підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності виставленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

Заява пишеться від руки в одному примірнику.

Характеристика

Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника.

Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Текст викладають від третьої особи.

Основні реквізити характеристики:

• Назва документа й прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика.
• Рік народження, освіта.
• Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.
• Дата складання.
• Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

Зразки характеристик:

Характеристика

Ткаченко Антоніми Андріївни, студентки музично-педагогічного факультету, 1974 року народження, освіта вища незакінчена.

Ткаченко А. А. вчиться на V курсі музично-педагогічного факультету Національного педагогічного університету імені М. Драгоманова. До навчання ставиться сумлінно, постійно підвищує свій професійний рівень. За час навчання в університеті Ткаченко підготувала й провела відкриті уроки, організувала концерти для інвалідів - "афганців". З першого курсу працює над темою дипломної роботи, виступала на звітній науковій конференції студентів.

Ткаченко А. А. виконує громадські доручення, успішно працює старостою 57-ої групи. Вимоглива до себе, вона користується повагою серед товаришів і викладачів факультету.

Характеристика видана для...

Декан музично-педагогічного факультету (підпис) С. А. Коваленко

Автобіографія

Автобіографія — це опис свого життя.

Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги під час його написання — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. В автобіографіях обов'язково зазначаються:

• Назва документа.
• Прізвище, ім'я, по батькові.
• Дата народження.
• Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).
• Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися).
• Відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).
• Відомості про громадську роботу (всі її види).
• Стислі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).
• Дата написання й підпис автора.

Заголовок ("Автобіографія") пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора—праворуч. Автобіографія має дві форми: автобіографія — розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіографія — документ з точним поданням фактів.

Автобіографія — обов'язковий документ особової справи.

Зразок автобіографії:

Автобіографія

Я, Шевченко Василь Павлович, народився 3 листопада 1970 року в м. Києві.

У1977 році пішов у перший клас середньої школи № 185 м. Києва. Після закінчення 9 класів у 1985 році вступив до Технічного ліцею м. Києва, який закінчив із золотою медаллю.

У 1987 році вступив на фізико-математичний факультет Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Під час навчання в університеті був старостою групи.

У 1992 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю "Математика та інформатика". Після закінчення університету присвоєно кваліфікацію вчителя математики та інформатики. З вересня 1992 року працюю вчителем у середній школі № 199 м. Києва.

Склад сім’ї:

• дружина — Шевченко Ольга Іванівна, вчителька української мови та літератури середньої школи № 106 м. Києва;
• дочка — Шевченко Олеся Василівна, 1989 року народження.

18 листопада 1995 р. Підпис

Особовий листок з обліку кадрів

Особовий листок з обліку кадрів — це обов'язковий документ особової справи працівників установ, організацій, в якому фіксуються автобіографічні відомості.

Його заповнюють під час оформлення на роботу, для участі в певному конкурсі.

Реквізити особового листка такі:

• Назва виду документа.
• Прізвище, ім'я, по батькові.
• Дата й місце народження.
• Відомості про освіту.
• Відомості про наукові ступені, вчені звання.
• Якими мовами володіє.
• Трудова діяльність.
• Державні нагороди.
• Зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.
• Відомості про родину.
• Паспортні дані.
• Домашня адреса.
• Особистий підпис.
• Дата заповнення документа.

Той, хто заповнює особовий листок, обов'язково мусить наклеїти свою фотокартку (місце для фотокартки визначено на бланку документа).

Нині в особовий листок з обліку кадрів не вносять відомостей про партійну, національну належність та про походження.

Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без виправлень.

Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів (дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів) обов'язково звіряється із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту військовому квитку та ін.

Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів:

Рядок 1 — зазначається прізвище, ім'я, по батькові (в називному відмінку):

• Голубченко Іван Петрович

Рядок 2 — заповнюється: "чол." чи "жін."

Рядок 3 — вказується рік, число (арабськими), місяць (прописом) народження:

• 1949 28 червня

Рядок 4 — вказується повне найменування населеного пункту (в називному відмінку), району, області (в родовому) відповідно до записів у свідоцтві про народження:

• селище Попори Талалаївського району Чернігівської області

Рядок 5 — вказується освіта:

• вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади або Вищі інженерні курси);
• незакінчена вища (для осіб, які закінчили три повні курси вищого навчального закладу);
• середня спеціальна (для осіб, які закінчили технікуми, педагогічні, медичні, музичні, культурно-освітні та прирівняні до них навчальні заклади);
• середня (для осіб, які отримали атестат зрілості);
• незакінчена середня (для осіб, які закінчили 9 класів загальноосвітньої школи).

Найменування навчального закладу та його місце знаходження, найменування факультету чи відділення, спеціальності записується відповідно до запису у документі про освіту:

• Київський університет імені Тараса Шевченка; філологічний факультет; 1992/1997; філолог, викладач української мови та літератури; диплом АКІ №97008170

Рядок 6 — указується мова (в орудному відмінку) та рівень володіння нею:

• українською, російською — вільно, німецькою — читаю із словником

Рядок 7 — указується вчений ступінь (кандидат наук, доктор наук) з розшифруванням галузі науки та вчене звання (професор, доцент) або робиться запис "немає":

• доктор технічних наук, професор; кандидат економічних наук, доцент

Рядок 8 — перелічуються назви опублікованих праць, зареєстрованих в установленому порядку винаходів із зазначенням року їх видання та реєстрації. Якщо таких немає, то робиться запис "не маю".

Рядок 9 — заносяться такі відомості (за записами у трудовій книжці): місяць і рік (арабськими цифрами), посада (в називному відмінку), повне найменування підприємства, установи, організації (в родовому відмінку):

• 01.1982103. 1993 спеціаліст І категорії відділу перепідготовки кадрів Сумського обласного центру соціальних служб для молоді;
• 09.1993 / 07.1998 студент Криворізького інженерно-будівельного інституту.

У графі "Місцезнаходження підприємства, установи, організації" вказується повне найменування населеного пункту (в називному відмінку), району, області (у родовому відмінку):

• м. Харків, село Киселівка Ковпаківського району Сумської області.
• Військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини:
• рядовий військової частини №1375; командир роти військової частини №1617.

У графі "Місцезнаходження підприємства, установи, організації" вказується населений пункт, район, область або військовий округ (флот):

• м. Кіровоград, Одеський військовий округ.

Рядок 10 — країни вказуються відповідно до назви, яку вони мали під час перебування в них працівника.

У графі "Мета перебування" слід робити запис: туристична поїздка, службове відрядження тощо:

• 10.1999 /12.1999 — Куба — службове відрядження.

Рядок 11 — записується дата нагородження, назва державної нагороди:

• 16.05. 1998 р. - Почесна відзнака Президента України.

Рядок 12 — запис повинен відповідати запису у військовому квитку:

• військовозобов'язаний, молодший лейтенант, технічні війська ППО.

Рядок 13 — вказується: одружений (неодружений), заміжня (незаміжня), а також прізвища, імена, по батькові, рік народження членів сім'ї, які проживають разом з працівником:

• Дружина — Свириденко Оксана Петрівна, 1954 р. Дочка — Свириденко Ольга Іванівна, 1978 р.

Рядок 14 — вказується поштовий індекс, найменування населеного пункту (в називному відмінку), району, області (в родовому), вулиці, № будинку, № квартири, № домашнього телефону:

• 04020 м. Київ-20, вул. Прорізна, 15, кв. 12, тел. 229-16-03;
• селище Самгородок Сквирського району Київської області.

Потім записується серія та № паспорта, дата видачі, найменування органу, який його видав:

• МА 5681527 27.11. 1986 р. Шевченківським РУГУМВС України в м. Києві.
• Особовий листок підписує працівник, вказуючи дату його заповнення.

Резюме

Резюме – це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Як скласти гарне резюме

Саме по собі резюме, навіть найгарніше, нікому роботи не дасть. Але воно дає вам шанс виділитися в потоці інформації, що попадає в компанію або в кадрове агентство. Добре складене резюме збільшує ваші шанси зацікавити роботодавця своєю кандидатурою й одержати запрошення на особисту співбесіду.

Єдиного стандарту для складання резюме (або CV - від латинського "Curriculum Vitae", "шлях життя") у світовій і вітчизняній практиці не існує. Найбільш звичним для кадровиків є коротке (на 1-2 сторінки) резюме, складене за хронологічним принципом.

Гарні, конкретні резюме можуть відрізнятися одне від одного деталями своєї побудови. Але є кілька головних вимог, виконуючи які ви робите своє резюме більш ефективним. До них можуть бути віднесені:

Цілеспрямованість. Добре, якщо з резюме легко зрозуміти, на яку роботу ви претендуєте і чому вас можуть розглядати як гідного кандидата для цієї роботи. Для цього рекомендую вводити в резюме роздягнув "Мета", а при описі досвіду роботи конкретно показувати ваші функції і досягнення.

Зручність сприйняття резюме. У людини, що переглядає пачку резюме, для первинного ознайомлення з кожним з них звичайно є 1-2 хвилини. Після цього резюме буде або відібрано для більш детального вивчення і можливої роботи з вами як з кандидатом, або відправлено в базу даних (у кращому випадку), або викинуто.

Для зручності сприйняття резюме повинне бути добре структурованим, досить крупно і красиво видрукуваним, а також не містити другорядних даних і дрібниць (наприклад, про батьків, віросповідання і т. д.).

Культура складання й оформлення. Граматичні помилки, суржик, помилки, рукописне оформлення й інші подібні вади не роблять честі авторові резюме. За інших рівних умов у першу чергу зацікавляться тим кандидатом, чиє резюме культурно оформлено.

Невдалі резюме звичайно є результатом недотримання зазначених вище основних вимог. Приведемо кілька типових помилок:

Зайво об'ємне резюме. Якщо ви представляєте резюме не за попередньою домовленістю, а у відповідь на оголошення про вакансії, то ідеальним обсягом є одна сторінка. Для фахівця з великим досвідом і довгим послужним списком припустимі дві сторінки. Думаю, що резюме в три-чотири сторінок може бути правильним при відправленні по попередній конкретній домовленості, або при напрямку його в агентство, що займається підбором керівників вищої ланки (Executive Search).

Рукописне резюме. Якщо ви претендуєте на одержання престижної і високооплачуваної роботи, ви зобов'язані знайти можливість красиво віддрукувати ваше резюме. Не пройшовши цього тесту, ви навряд чи будете розглядатися як серйозний кандидат. Грубою помилкою варто вважати представлення в компанію або кадрове агентство заповненого від руки бланка анкети, отриманого зовсім в іншому місці (наприклад, вирізаного з газети).

Резюме з зайвою інформацією. Що тільки не вказують у резюме. Наприклад, дворянське походження, знак зодіаку, дати народження близьких родичів, численні захоплення. І навіть ріст, вага і достоїнства фігури, при цьому претендуючи не на посаду фотомоделі, а зовсім на іншу роботу.

Резюме, що є випискою з трудової книжки. Докладно перелічуються всі підприємства і посади, навіть зведення про занесені в трудову книжку подяках. І нічого про конкретну роботу і досягнення. А саме ці зведення з резюме характеризують кваліфікацію претендента і є дуже важливими для роботодавця.

Недбало і неграмотно складені резюме. Очевидна неохайність резюме мимоволі асоціюється з діловими якостями його автора.

Склавши варіант резюме, спробуйте ввійти в роль потенційного роботодавця і подивитися на ваше резюме його очима. І, можливо, вам стане ясним, як поліпшити резюме і зробити його більш ефективним.

Приклад резюме:

Сергій Алексєєв

27.09.2011