• Друкувати
• Запитати
• Надіслати другу
• Поділитись
  • Facebook
  • Twitter
• Підписатись на новини

Становлення економіки нашої держави переживало немало етапів спаду і росту, в ній приймали участь як і видатні професори та спеціалісти, так і звичайні люди, але завжди під час цього процесу творення була присутня система. Система в обличчі економіки, держави, так і будь-якого підприємства яке було частиною малої системи і входило в свою чергу до більш укрупнених систем.

Тому кожне явище завжди характеризується як складова, або частина системи. Різні системи значно відрізняються між собою як по складу, так і за головними цілями і в залежності від того де вона використовується, відрізняється їхня головна мета (табл. 1). Якщо розглядати в загальному, то система - це будь-який об'єкт, що одночасно розглядається і як єдине ціле, і як об'єднана в інтересах досягнення поставлених цілей сукупність різнорідних елементів.

Таблиця 1. Склад систем та визначення їх цілей.

Додавання до поняття "система" слова "інформаційна" відбиває мету її створення і функціонування. Інформаційні системи забезпечують збір, збереження, обробку, пошук, видачу інформації, необхідної в процесі прийняття рішень з будь-якої області. Вони допомагають аналізувати проблеми і створювати нові продукти.

Інформаційна система – це взаємозалежна сукупність засобів, методів і персоналу, використовуваних для збереження, обробки і видачі інформації в інтересах досягнення поставленої мети.

Сучасне розуміння інформаційної системи припускає використання в якості основного технічного засобу переробки інформації персональний комп'ютер. Крім того, технічне втілення інформаційної системи саме по собі нічого не буде значити, якщо не буде врахована роль людини, для якого призначена вироблена інформація і без якої неможливе її одержання і представлення.

Необхідно розуміти різницю між комп'ютерами й інформаційними системами. Комп'ютери, оснащені спеціалізованими програмними засобами, є технічною базою й інструментом для інформаційних систем. Інформаційна система немислима без персоналу, взаємодіючого з комп'ютерами і телекомунікаціями.

Процеси, що забезпечують роботу інформаційної системи будь-якого призначення, умовно можна представити у вигляді трьох основних блоків:

• введення інформації з зовнішніх чи внутрішніх джерел;
• обробка вхідної інформації і представлення її в зручному вигляді;
• удосконалення та формування інформації для представлення споживачам чи передачі в іншу систему;
• Інформаційна система визначається наступними властивостями:
• будь-яка інформаційна система може бути піддана аналізу, побудована і керована на основі загальних принципів побудови систем;
• інформаційна система є динамічна і така, що розвивається;
• при побудові інформаційної системи необхідно використовувати системний підхід;
• вихідною продукцією інформаційної системи є інформація, на основі якої приймаються рішення;
• інформаційну систему варто сприймати як людино-комп'ютерну систему обробки інформації.

В даний час склалася думка про інформаційну систему як про систему, реалізованої за допомогою комп'ютерної техніки. Проте неправильно розуміти її тільки у комп’ютерному середовищі. Щоб розібратися в роботі інформаційної системи, необхідно зрозуміти суть проблем, що вона вирішує, а також організаційні процеси, у які вона включена. Так, наприклад, при визначенні можливості економічної інформаційної системи для підтримки прийняття рішень варто враховувати:

• структурованість розв'язуваних управлінських задач;
• рівень ієрархії керування фірмою, на якому рішення повинне бути прийняте;
• приналежність розв'язуваної задачі до тієї чи іншої функціональної сфери бізнесу;
• вид використовуваної інформації.

Побудова інформаційної системи можна порівняти з будівлею будинку. Цеглини, цвяхи, цемент та інші матеріали, складені разом, не можуть бути будинком. Потрібний проект, землевпорядження, будівництво й ін., щоб з'явився будинок. Аналогічно для створення і використання інформаційної системи необхідно спочатку зрозуміти структуру, функції і політику організації, мети керування і прийнятих рішень.

Інформаційна система є частиною організації, а ключові елементи будь-якої організації - структура й органи керування, стандартні процедури, персонал, субкультура.

Побудова інформаційної системи повинно починатися з аналізу структури керування організацією а потім і визначення цілей. Наприклад Інформаційні системи по зниженню витрат виробництва відслідковують усі фази виробничого процесу, сприяють поліпшенню керування і контролю, більш раціональному плануванню і використанню персоналу і, як наслідок, зниженню собівартості виробленої продукції і послуг.

Інформаційна система "виробничі запаси" є також однією з найбільш вагомих складників підприємства, за допомогою якого воно розпочинає певну, притаманну йому технологію виробництва.

Тому моніторинг цієї ділянки є дуже важливий оскільки з впевненістю можна сказати що інформаційна система присутня на кожному підприємстві, так само як запаси використовуються на всіх підприємствах.

Жодне підприємство — як у сфері матеріального виробництва, так і у виробничій сфері — не може обійтися без запасів. Для здійснення виробничо-господарської діяльності підприємствами всіх форм власності та галузей економіки використовуються товарно-виробничі запаси, які є найбільш важливою і значною частиною активів підприємства.

Вони займають особливе місце у складі майна та домінуючі позиції у структурі витрат підприємств різних сфер діяльності. Товарно-виробничі запаси є складовою частиною групи матеріальних ресурсів, які формують економічні (виробничі) ресурси.

В обліковій літературі можна зустріти багато різних понять, пов'язаних із запасами, проте, слід враховувати, що кожна з них має самостійне значення та власне тлумачення.

У навчальній літературі часто застосовується поняття "виробничі запаси", замінене поняттям "матеріали". Деякі автори при визначенні поняття матеріальних оборотних активів застосовують термін "цінності". Однак, поняття "цінність" є описовою категорією, ознакою, якісним або критеріальним показником, що характеризує запаси як економічні елементи, які мають користь для їх власника і можуть принести йому економічні вигоди.

Запаси — це матеріальні ресурси (засоби виробництва, предмети споживання, інші цінності), необхідні для забезпечення розширеного відтворення, обслуговування сфери нематеріального виробництва та задоволення потреб населення, які зберігаються на складах або в інших місцях з метою їх наступного використання.

Принципи формування в бухгалтерському обліку інформації про запаси та розкриття її у фінансовій звітності встановлено П (С) БО 9 "Запаси", затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 20. 10. 1999 р. № 246.

Основними завданнями обліку виробничих запасів є:

• правильне та своєчасне документальне оформлення всіх операцій з руху матеріальних цінностей,
• виявлення та відображення витрат, пов'язаних з їхньою заготівлею;
• контроль за надходженням, заготівлею матеріальних цінностей, їх зберіганням;
• одержання точних відомостей про залишки запасів, що знаходяться на складах і в коморах;
• правильне та своєчасне виявлення запасів, які не використовуються на підприємстві та підлягають реалізації.

Забезпечення зберігання запасів здійснюють такими методами:

• а) через систему матеріальної відповідальності — укладанням договорів із працівниками, які мають доступ до оформлення документів про рух матеріальних цінностей;
• б) документальне оформлення всіх операцій руху матеріальних цінностей (прийняття, відпуск, списання);
• в) затвердження окремим наказом посадового списку осіб, що мають право підписувати документи з прийняття, відпуску та списання матеріальних цінностей;
• г) налагодження складського господарства;
• ґ) проведення інвентаризації (вибіркової та суцільної).

Бухгалтер має уважно стежити за рухом і зберіганням матеріальних цінностей. Основою такого контролю є первинна документація.

На багатьох підприємствах використовують типові форми первинної документації: прибутковий ордер, лімітно-забірна карта, акт-вимога на заміну чи додатковий відпуск матеріалів, накладна-вимога на відпуск чи внутрішнє переміщення матеріалів, картка складського обліку матеріалів.

Працівники матеріального відділу бухгалтерії систематично перевіряють правильність оформлення первинних документів на матеріали, які надходять або витрачаються, а також достовірність і своєчасність записів у складських картках сортового обліку.

Бухгалтер своїм підписом у складських картках підтверджує правильність записів, зроблених матеріально відповідальною особою, та проставлених нею залишків. Відтак первинні документи за реєстром передають зі складу до бухгалтерії. Лімітні карти працівник складу повинен здавати в міру використання ліміту. Наприкінці місяця у бухгалтерію передають усі лімітні карти незалежно від використання ліміту.

Під час опрацювання первинних документів взаємозв'язок складського сортового обліку і даних синтетичного бухгалтерського обліку контролюється за допомогою відомості обліку залишків матеріалів, яку бухгалтерія відкриває для кожного складу. До цієї відомості матеріально відповідальна особа або працівник бухгалтерії переносить із складських карток сортового обліку дані про залишки матеріалів кожного місяця. Підсумкові дані підраховують за окремими групами матеріалів, субрахунками та синтетичним обліком у цілому.

Важливий етап контролю за станом складського обліку та збереженням запасів (матеріальних цінностей) — контрольні вибіркові інвентаризації залишків матеріалів (особливо коштовних і дефіцитних), які проводить комісія, призначена керівником підприємства. На складах мають бути узгоджені з головним бухгалтером списки та зразки підписів осіб, які мають право вимагати й одержати необхідні матеріали.

Пильна увага надається обліку й контролю видачі довіреностей на одержання матеріальних цінностей. Зокрема, слід запобігати видачі довіреностей працівникам, які не прозвітували про одержані раніше цінності, а також довіреностей, у яких не вказані постачальник, найменування та кількість одержуваних цінностей. Уважно перевіряють дати в документах, за якими оприбутковано матеріальні цінності за інвентаризацією.

Кожне підприємство має своєчасно укладати письмові договори про повну матеріальну відповідальність з особами, які приймають, зберігають і відпускають цінності, а також визначити посадових осіб, яким надано право підписувати документи на одержання, відпуск зі складів матеріалів і видавати дозвіл (перепустку) на вивезення матеріальних цінностей з підприємства.

Запаси для кожного підприємства – це також активи, які утримуються для продажу за умови звичайної господарської діяльності (товари); які перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва, (незавершене виробництво); утримуються для використання під час виробництва продукції, виконання робіт та надання послуг (сировина, матеріали тощо). (Міністерство фінансів України від 20 жовтня 1999р. №246).

При виробництві продукції використовують вже виробничі запаси. Виробничі запаси – це придбані або самостійно виготовлені запаси, що підлягають подальшій переробці на підприємстві або утримуються для іншого споживання у ході нормального операційного циклу (п. 21 Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 "Баланс", затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 30 березня 1999р. № 87).

Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 "Запаси" детально регламентує загальні засади організації бухгалтерського обліку запасів і в принципі по-новому вирішує питання визначення та обліку первісної (балансової) вартості виробничих запасів та товарів, що сприятиме об’єктивному відображенню в бухгалтерському обліку фактичної собівартості використаних виробничих запасів і реалізованих товарів, точному визначенню фінансових результатів господарсько-фінансової діяльності підприємств.

Отже якщо говорити про роль і місце інформаційної підсистеми виробничі запаси в загальній інформаційній системі підприємства то вона знаходиться далеко не на останньому місці, і від неї залежить загальний розвиток підприємства.

24.02.2011