Osvita.ua Вища освіта Реферати Діловодство Перевірка бібліотечного фонду: значення та строки, підготовка, підсумки. Реферат
Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції. З питань розміщення інформації звертайтесь за телефоном (044) 200-28-38.

Перевірка бібліотечного фонду: значення та строки, підготовка, підсумки. Реферат

Значення та строки перевірки фонду. Підготовка до проведення перевірки. Основні способи перевірки фонду. Підбиття підсумків перевірки та оформлення її наслідків

Значення та строки перевірки фонду

Перевірка (переоблік) бібліотечного фонду — це звірення кожної одиниці зберігання з документами індивідуального обліку для встановлення в фонді фактичної наявності творів друку та інших видань.

Основне завдання перевірки — виявлення недоліків у організації обліку творів друку та інших документів, їх видачі, встановлення заборгованості, забезпечення належного порядку в розміщенні та розстановці фонду, виявлення документів, що потребують ремонту, реставрації та списання як застарілі, непрофільні за змістом, та непридатні для користування.

Перевірка створює можливість виявити конкретних винуватців неправильного зберігання фонду тощо.

Кожна бібліотека здійснює перевірку періодично, в строки, визначені відповідними органами управління бібліотечною справою, при передачі фонду від одного відповідального працівника другому та у випадках стихійного лиха (затоплення, пожежа, крадіжка тощо).

Існують такі строки перевірки фондів ЦБС:

  • 1 раз на 5 років контролюються фонди сільських і дитячих бібліотек-філіалів;
  • 1 раз на 7 років — структурні підрозділи ЦБ, дитячі відділи ЦБ, бібліотеки-філіали з фондом до 100 тис. пр.;
  • 1 раз на 10 років — структурні підрозділи ЦБ, дитячі відділи ЦБ, бібліотеки-філіали з фондом понад 100 тис. пр.

Перевірка фонду ЦБС проводиться у відповідності з перспективним планом, який складається на п'ять і більше років. У ньому зазначають підрозділи ЦБС, фонди яких планують перевіряти в тому чи іншому році, а також строки проведення перевірки всіх підрозділів системи. Після погодження з відповідними органами культури плани затверджує директор ЦБС. Перші примірники планів лишаються в ЦБ, а наступні передаються до районного (міського) відділу культури для здійснення контролю.

Уся робота з перевірки фонду здійснюється в три етапи: підготовча робота, перевірка фонду, підбиття підсумків і оформлення наслідків роботи.

Підготовка до проведення перевірки

Основою для планової або позачергової перевірки фонду конкретного структурного підрозділу є наказ директора ЦБС, а фонду ЦБ — наказ районного (міського) відділу культури. В наказі зазначаються причини і строки перевірки, методи її проведення, склад комісії та її голова, а також режим роботи бібліотеки на певний період. Найкраще використати для перевірки літні місяці, коли число відвідувань читачів зменшується.

До складу комісії з перевірки входять до п'яти осіб: представники відділу культури та централізованої бухгалтерії, працівник ЦБ (найчастіше представник відділу комплектування та обробки, організації та використання єдиного фонду та МБА або методико-бібліографічного відділу), особа, що відповідає за зберігання конкретного фонду, представник бібліотечної ради тощо.

Головою комісії призначається переважно один з керівників ЦБ, а при перевірці фонду ЦБС — представник районного або міського відділу культури. Поряд з безпосередньою перевіркою, члени комісії складають календарний план, знайомляться з документацією, здійснюють контроль за проведенням усіх необхідних підготовчих заходів, слідкують за якістю та строками проведення перевірки, розраховують працезатрати, здійснюють інструктаж учасників перевірки та підбивають її підсумки.

За місяць до її початку в бібліотеці вивішують оголошення про строки початку і закінчення перевірки, де звергаються до читачів із проханням повернути до початку перевірки книги та інші документи, затримані понад встановлений строк; вимагати ж, щоб читачі повернули на час перевірки всі видання, одержані в бібліотеці, недоцільно. Все це стосується і бібліотечних пересувок. Готуючись до перевірки, упорядковують приймання книг, отриманих від читачів замість загублених.

Комісія перевіряє також наявність та правильність і своєчасність записів у документах індивідуального обліку фондів, в першу чергу, інвентарних книгах, "Описах інвентарних номерів", "Книзі обліку бібліотечного фонду" ЦБС. Вибірково перевіряє й правильність ведення облікового каталогу з метою виявлення карток на вилучені назви та встановлення його відповідності до "Журналу реєстрації карток облікового каталогу". Члени комісії переглядають акти на вибуття документів за останні 3 роки, акти попередньої перевірки, облік книг, одержаних по МБА та внутрісистемному обміну, переданих на пересувки та встановлюють обсяг фонду, що є в наявності до початку перевірки.

Після цього проводять підготовчу роботу з фондом. Перевіряють точність розстановки, наявність формулярів. Дбають про те, щоб повернуті читачами або затримані при обробці документи до початку перевірки були розставлені на полицях. Перед плановою перевіркою фонд максимально звільняють від застарілих, дублетних, непрофільних та зношених документів. Для полегшення організації обліку і звітності на час перевірки нумерують всі стелажі та полиці. Перевіряється також і наявність поличних роздільників.

Приблизні норми витрату часу під час проведення перевірки фонду ЦБС

Найменування роботи

Одиниця виміру обсягу роботи

Норма часу год., хв.

1. Складання плану перевірки книжкового фонду структурного підрозділу

план

16

2. Складання розрахунку трудовитрат

розрахунок

24

3. Проведення інструктажу по перевірці

інструктаж

1

4. Нумерація книжкових полиць і стелажів

номер

0,15

5. Розстановка книг (підібрати книги за шифрами для систематичної розстановки,

розставити на стелажах)

примірник

1,60

6. Перевірка правильності розстановки фонду

примірник

0,33

7. Перевірка правильності розстановки книжкових формулярів за інвентарними номерами (алфавітом)

формуляр

0,50

 

8. Перевірка правильності розстановки читацьких формулярів за номерами, алфавітом

формуляр

0,50

9. Перевірка правильності розстановки карток в обліковому каталозі (за алфавітом авторів чи назв)

картка

0,50

10. Написання картки читачам, що не повернули книги в строк

картка

2,00

11. Написання контрольних талонів на книгу

талон

0,01

12. Добір контрольних талонів в інвентарних номерів

талон

0,0013

13. Звірка контрольних талонів з інвентарною книгою (обліковим каталогом)

талон

0,0015

 

Завчасно готують спеціальні штемпелі для перевірки розміром 1, 5X1 см, де зазначають рік її проведення (дві останні цифри року), штемпельні подушки, папір, бланки або зошити для обліку роботи, картки для контрольних талонів, скриньки або коробки для них, номерні роздільники, кольорові олівці, фломастери тощо.

Підготовчий період завершується інструктажем членами комісії працівників бібліотеки, які братимуть безпосередню участь у перевірці. Ведеться облік роботи кожного працівника, що сприяє оперативності і точності її виконання.

Для розрахунку і контролю трудовитрат під час проведення перевірки бібліотечного фонду ЦБС використовують наведені вище норми часу.

Основні способи перевірки фонду

Існують три основні способи перевірки фонду: звірення його безпосередньо з документами індивідуального обліку; перевірка за допомогою контрольних талонів; перевірка за топографічним каталогом. Вибір способу перевірки залежить від умов роботи бібліотеки, виду розстановки та обсягу її фонду. В невеликих бібліотеках з обсягом фонду до 10 тис. пр. доцільно застосувати перевірку безпосередньо за допомогою форм індивідуального обліку.

Спосіб перевірки за допомогою контрольних талонів рекомендовано для бібліотек зі складною структурою та обсягом фонду понад 10 тис. пр. У великих бібліотеках, фонд яких нараховує понад 200 тис. пр., здійснюють перевірку за допомогою топографічного каталогу.

Перевірку фондів ЦБС рекомендовано проводити шляхом безпосередньої звірки книг з інвентарною книгою або "Описом інвентарних номерів", а також за допомогою контрольних талонів, які звіряють потім з "Описом інвентарних номерів", а в певних випадках і з обліковим каталогом.

Перевірка фонду за допомогою форм індивідуального обліку. Цей спосіб перевірки нескладний. Водночас працюють два бібліотекаря. Один працівник знімає з полиці одну за одною книги і називає їх інвентарний номер, прізвище автора, назву книги, рік видання та ціну. Другий бібліотекар відшукує за цим номером запис у документі індивідуального обліку — інвентарній книзі або в "Опису інвентарних номерів".

Якщо відомості збігаються, то у правому верхньому кутку титульної сторінки книги ставлять штамп перевірки, а в документі індивідуального обліку позначку про наявність книги у фонді під час перевірки. Видання, що знаходяться у читачів, розшукують за формулярами, де також ставиться штемпель перевірки. При поверненні книги відмітку про перевірку переносять на книгу. Відсутність відмітки в документі індивідуального обліку свідчить про втрату видання.

Перевірка фонду за допомогою форм індивідуального обліку відрізняється простотою і точністю, але здійснюється дуже повільно, бо водночас можуть її проводити лише дві особи. Як свідчить досвід, за робочий день два працівники встигають перевірити в середньому лише 400—450 книг. Утруднює перевірку при систематично-алфавітній розстановці те, що записи в інвентарній книзі не відповідають порядку розміщення фонду. Ще одним недоліком цього способу є те, що від посиленого гортання швидко псуються документи індивідуального обліку.

Перевірка фонду за допомогою контрольних талонів. Найбільш поширеною в практиці ЦБС є перевірка фонду за допомогою контрольних талонів.

Суть її полягає в тому, що на кожний примірник книги чи іншого видання заповнюється талон, розмір якого — 1/2 каталожної картки. На контрольному талоні вказують такі дані: інвентарний номер (у правому верхньому кутку), шифр книги (у лівому верхньому кутку), прізвище автора, два перших слова назви, номер тому, місце та рік видання, вартість. Такі докладні дані потрібні лише у випадку відсутності книги з метою її додаткового розшуку і складання списку книг, яких не вистачає. Оскільки відомості про рік та вартість документа можна з'ясувати й пізніше, для всіх документів їх можна не вказувати, а обмежитися більш коротким записом: інвентарний номер, прізвище автора або перше слово назви.

Існують два варіанти перевірки фонду за допомогою контрольних талонів: а) талони складають за обліковими документами, а потім звіряють з фондом на полицях; б) талони пишуться безпосередньо з документів, що стоять на полицях (відомості беруться з титульної сторінки). Більш раціональним вважається перший варіант тому, що записи можна здійснити при відкритих дверях.

За першим варіантом учасники перевірки заповнюють контрольні талони на основі форм обліку фонду (інвентарних книг або "Описів інвентарних номерів") і розставляють у відповідності з інвентарними номерами. Талони з даними, взятими з алфавітного або облікового каталогу, розставляють за алфавітом.

Потім їх нумерують олівцем по порядку і розставляють у відповідності з інвентарними номерами в горизонтальному положенні. Через кожні 500 талонів ставлять роздільники, на яких зазначають інвентарні номери.

Перевірку фонду здійснюють два працівники: один знімає документ з полиці, називає інвентарний номер і прізвище автора або перше слово назви. Другий — знаходить у картотеці талон з необхідним номером і при збігу даних переставляє його у вертикальне положення, попередньо відмічає олівцем певного кольору. На перевіреному документі ставлять штемпель перевірки і повертають на місце. Доцільно штемпель перевірки ставити і на книжковому формулярі. Це ліквідує подвійний облік перевірених документів при їх подальшій видачі читачам.

Звіривши талони з наявним фондом та читацькими формулярами, виймають ті, що залишилися в горизонтальному положенні, бо саме вони свідчать про відсутність видань у бібліотеці. Після заходів щодо їх розшуку, за цими талонами складають список відсутніх документів. Позначку про перевірку фонду з талона переносять у відповідні форми обліку документів: спочатку в інвентарні книги і "Описи інвентарних номерів", а потім — в обліковий або алфавітний каталог. Такий спосіб дає змогу прискорити перевірку, бо написання талонів можна здійснити заздалегідь на підготовчому етапі і бібліотеку під час перевірки не зачиняти.

Існує й інша методика перевірки фонду за допомогою контрольних талонів. Всі дані для талонів отримують безпосередньо з титульної сторінки кожної книги, а якщо книга знаходиться у читача — з її книжкового формуляра. При написанні контрольних талонів розділи фонду заздалегідь розподіляють між усіма бібліотечними працівниками. Талон вкладають у книги, а члени комісії перевіряють правильність їх написання (повністю або вибірково). Потім талони виймають з книг, ставлять на них відмітку про перевірку, та складають у завчасно заготовлені скриньки.

Після того, як написані талони на увесь наявний фонд, бібліотеку закривають на декілька днів. У цей період за даними читацьких формулярів береться на контрольні талони решта документів, видана читачам додому. Слід пам'ятати про те, щоб не лишилися пачки неперевірених книг, відкладених для ремонту та вилучення.

Перевірку здійснюють шляхом звірки контрольних талонів із обліковими формами, а саме: інвентарною книгою, обліковим каталогом або журналом реєстрації надходжень "Опис інвентарних номерів". У залежності від форми обліку контрольні талони розставляють за інвентарними номерами (якщо талони звіряють з інвентарною книгою чи "Описом інвентарних номерів"), або групують за алфавітом авторів та назв (якщо звірка здійснюється з обліковим або алфавітним каталогом).

Використані контрольні талони зберігають до наступної перевірки в тій послідовності, в якій вони звірялися з обліковим документом, їх старанно упаковують, пишуть на кожній теці інвентарні номери або літери зібраних тут талонів. При наступній перевірці дописують контрольні талони на документи, що надійшли до початку перевірки. Старі талони звіряють з обліковим документом, щоб забезпечити повноту картотеки та вилучення талонів на списані книги.

Хоча підготовка контрольних талонів потребує чималої затрати часу, проте перевірка за ними проходить набагато швидше, ніж за документами індивідуального обліку. При цьому способі до перевірки можна залучити водночас багато працівників. До того ж картотеку контрольних талонів у подальшому можна використати для наступних перевірок.

Перевірка фонду за допомогою топографічного каталогу.

Топографічний каталог — це каталог, в якому картки розміщені у відповідності з розміщенням документів у структурних підрозділах бібліотеки. Методика перевірки фонду за допомогою топографічного каталогу схожа з попереднім способом перевірки.

Опис для топографічного каталогу складніший, ніж для картотеки. Він складається з інвентарного номера, шифру документа, прізвища автора, його ініціалів, назви твору, номера тому чи частини, місця та року видання, вартості книги. Під шифром олівцем скорочено зазначають відділ бібліотеки, в якому знаходиться цей документ.

У топографічному каталозі картки розставляють у строгій відповідності з розміщенням фонду по структурним підрозділам бібліотеки, а в їх межах — у послідовності розстановки книг на полицях. Якщо в бібліотеці застосовано систематично-алфавітну розстановку, картки розміщують у межах відділу за шифрами.

В картотеці ж контрольних талонів — за інвентарними номерами або за алфавітом. Крім того, робота з топографічним каталогом ведеться постійно, до нього весь час включаються бібліографічні записи на нові надходження, а з картотекою робота ведеться переважно від перевірки до перевірки. Перевірку фонду за допомогою топографічного каталогу проводять бригадами (по два працівники в кожній), причому кількість бригад не обмежена, тому що каталог можна розділити на декілька частин. Це підвищує оперативність перевірки.

Форми індивідуального обліку при цьому способі перевірки не застосовують.

Незалежно від способу перевірки ведуть чіткий облік зробленого. Кожний учасник перевірки наприкінці робочого дня відмічає в спеціальному зошиті обліку номери провірених стелажів і полиць, вказує число написаних контрольних талонів або перевірених книг, кількість відкладених для уточнення документів тощо. Відомості передаються комісії, яка щоденно складає звіт.

Підбиття підсумків перевірки та оформлення її наслідків

Після проведення безпосередньої перевірки фонду, не пізніше як через 15 днів підбивають її підсумки і складають відповідний акт. Якщо наслідки перевірки не своєчасно оформлені актом, вона фактично втрачає своє значення.

За цей час уважно переглядають форми обліку фонду і виявляють документи, відсутні під час перевірки, та вживають заходи щодо їх розшуку. На документи, не виявлені на всіх етапах перевірки складають картотеку, використовуючи контрольні талони, які доповнюють необхідними даними.

З картотекою звіряють всі документи, відкладені під час перевірки, у яких не було інвентарних номерів, номери виявилися нечітко написаними, або які не відповідали записам в інвентарній книзі чи в "Описі інвентарних номерів" тощо. Після ліквідації помилок і знаходженні книг в облікових документах ставлять помітку про перевірку, а на книзі штемпель. Картки з картотеки (але не талон) виймають і знищують. На основі картотеки складають список на вилучення документів у двох примірниках, котрі додають до акта про перевірку.

Наслідки перевірки оформлюють актом певної форми в двох примірниках. В акті комісія також робить висновки щодо правильності організації зберігання фонду в бібліотеці, стану ведення його обліку та видачі, дотримання інструкцій та розпоряджень із цього питання. За її поданням акт обговорюється на раді при дирекції, підписується директором ЦБС, а потім затверджується міським або районним відділом культури.

Після затвердження, перший примірник акта лишається у відділі комплектування та обробки, а другий передається в бухгалтерію. Після затвердження акта не виявлені видання виключають, а відомості про них вилучають із каталогів та картотек.

У випадку необхідності за наслідком перевірки директор ЦБС видає наказ, в якому зазначає заходи щодо усунення виявлених недоліків в організації обліку, зберігання та використання фонду, вказує конкретних винуватців та їх стягнення. Результати перевірки обов'язково доводять до відома всіх членів колективу на виробничій нападі.


19.09.2011

Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції.

Щоб отримувати всі публікації
від сайту «Osvita.ua»
у Facebook — натисніть «Подобається»

Osvita.ua

Дякую,
не показуйте мені це!