Osvita.ua Іноземні мови Як писати бізнес-листи англійською?
Як писати бізнес-листи англійською?

Основні правила створення бізнес-листа з дотриманням норм та особливостей менталітету адресата

Як писати бізнес-листи англійською?

У світі інтернету зустрічають не по одягу, а по листуванню. Ваш еmail може як викликати прихильність ділового партнера, так і залишити неприємне враження, знищивши всі ваші старання налагодити комунікацію. Фахівці компанії AnyWay підготували поради, як правильно скласти діловий лист, який не залишиться непоміченим вашим адресатом.

Хто і кому пише бізнес-листи?

Можливо, вам знадобиться написати бізнес-листа англійською мовою новому міжнародному клієнтові, колезі з іншої країни, професору англомовного університету під час вступу або під час навчання; англомовному босові як звіт по роботі або подаючи свою кандидатуру на працевлаштування в англомовну компанію.

Кожна з цих ситуацій передбачає використання ділової лексики, що відрізняється від тієї, до якої ви звикли в неформальних ситуаціях. Часом нам непросто сформулювати ділову пропозицію або відповісти партнерові по бізнесу рідною мовою. А необхідність скласти лист англійською ускладнює ситуацію. Тому варто знати основні правила створення бізнес-листів, дотримуючись прийнятих норм та особливостей менталітету одержувача.

Правила написання гарного ділового листа

1. Вказуйте тему листа

Тема – це перше, що побачить одержувач. Вона повинна бути короткою та влучною, щоб привернути увагу та заявити, про що піде мова в тексті листа:

  • дату проведення зборів змінено;
  • питання щодо конференції;
  • пропозиція для презентації.

2. Обов'язково використовуйте професійне привітання

Завжди починайте свій лист дружнім, але стриманим привітанням. Якщо ви забудете привітатися, читач помітить, що чогось не вистачає. Неформальне привітання або його відсутність одержувач розцінить як грубість і фамільярність.

  • Hello, (ім'я)!
  • Good morning / Good afternoon (ім'я)!
  • Dear (ім'я).

3. Спрощуйте

Намагайтеся висловлювати суть коротко та ясно, особливо, якщо ви поки не впевнені у своїх здібностях. Головне – переконайтеся, що включили в текст листа всю необхідну для одержувача інформацію.

  • Уникайте довгих речень, складних конструкцій;
  • Не пишіть суцільним текстом, діліть на короткі абзаци;
  • Використовуйте марковані списки для того, щоб привернути увагу до важливих деталей.

4. Додайте підпис

Так само, як ви починаєте еmail з привітання, завершіть його підписом. Завдяки цій короткій фразі ви будете виглядати ввічливим і доброзичливим в очах одержувача. Приклади ділового підпису:

  • Sincerely;
  • Thank you for your time;
  • Warmly;
  • Kind regards;
  • I look forward to hearing from you.

5. Вичитайте, поправте, відредагуйте

Перш ніж натиснути на кнопку «Відправити», уважно перечитайте ваш лист. Перевірка правопису, граматики та пунктуації не завадить, особливо якщо еmail призначений для вашого роботодавця, колеги або викладача. Якщо ви не впевнені в чомусь, прочитайте лист уголос або попросіть друга оцінити текст свіжим поглядом.

Табу в діловому листуванні

Тепер, коли ви знаєте, як треба писати ділові листи, ми розповімо про те, чого не можна допускати в бізнес-листуванні.

  • Не починайте з поганих новин і негативу: Unfortunately, I am afraid that, I am sorry to inform you that, We regret to inform you that тощо. Важливо зберігати позитивний настрій у спілкуванні з партнерами по бізнесу, інакше ваш наступний лист ризикує залишитися непрочитаним.
  • Не використовуйте скорочення: CU (побачимося), tkx / TX (спасибі), RUOK? (все гаразд?), FYI (до відома) і подібні. Ці милі фрази призначені виключно для неформального листування. Також не місце в діловому листі для смайлів.
  • Не забудьте попередити одержувача про додані файли. Якщо ви не акцентуєте на цьому, відправляючи електронного листа, то додаток з великою ймовірністю залишиться без уваги.
  • Не пишіть багато та ні про що. Довгі полотна тексту відіб'ють будь-який інтерес у партнера та точно не посприяють ефективній співпраці. Відправляючи розлоге послання, не чекайте відповіді, оскільки одержувач може сприйняти такий жест, як неповагу та нехтування його часом.

Слова, фрази або формулювання у спілкуванні з діловими партнерами можуть серйозно вплинути на вашу співпрацю. Щоб опанувати тонкощі бізнес-комунікації, спеціалісти компанії AnyWay пропонують відвідати бізнес-курси або відправитися за кордон на мовні курси для дорослих. Під час таких заходів ви не лише удосконалите свої знання іноземної мови, а й дізнаєтеся усі секрети ефективного та насиченого ділового листування.

ДІЗНАТИСЬ БІЛЬШЕ

Освіта.ua
18.04.2017

Коментарі
Аватар
Залишилось 2000 символів. «Правила» коментування
Ім’я: Заповніть, або авторизуйтесь
Код:
Код
Немає коментарів

Щоб отримувати всі публікації
від сайту «Osvita.ua»
у Facebook — натисніть «Подобається»

Osvita.ua

Дякую,
не показуйте мені це!