Офісний менеджер організовує, координує і керує роботою офісу.
Офіс-менеджер працює на підприємствах, в установах, офісах, асоціаціях, організаціях різного типу та розміру. До обов’язків керівника офісу входить організація та забезпечення ефективного функціонування офісу. Його завдання включають організацію діяльності офісу у сфері діловодства, внутрішнього розпорядку, виконання постанов та інструкцій.
Офісний менеджер здійснює контроль за листуванням компанії та архівуванням документів. Він відповідає за правильний та ефективний документообіг організації. Офіс-менеджер планує та контролює доставку канцелярського приладдя, оргтехніки та пристроїв.
Керівник офісу планує та контролює витрати з точки зору адміністративної та офісної діяльності. Керує роботою підлеглих працівників та співпрацює із установами та підрядниками, які пов’язані діловими відносинами з роботодавцем.
Професійні обов’язки
- забезпечення внутрішнього документообігу та управління вхідною та вихідною кореспонденцією;
- контроль за належним зберіганням та архівуванням документів;
- забезпечення безперебійного функціонування оргтехніки та пристроїв;
- організація зустрічей, конференцій та відряджень працівників;
- підготовка інструкцій та правил щодо функціонування офісу;
- організація та контроль за роботою підлеглих працівників;
- внесення пропозицій щодо оцінки роботи, мотиваційних виплат та винагород підлеглим працівникам;
- організація та контроль за своєчасними поставками канцтоварів, рекламних матеріалів, обладнання та продуктових товарів;
- співпраця та укладання договорів з підрядниками та субпідрядниками у межах компетенції офіс-менеджера;
- планування та контроль витрат на управління офісом;
- організація робочого місця відповідно до принципів охорони праці, техніки безпеки, протипожежного захисту та охорони навколишнього середовища.
Офісний менеджер повинен мати середню професійну освіту економічного чи адміністративного напрямку. Роботодавці віддають перевагу претендентам, які мають вищу освіту першого або другого ступеня у галузі організації, управління, економіки, права. Бажаний практичний досвід з управління роботою офісу.
Деякі роботодавці вимагають наявність освіти в тій галузі, яка відповідає профілю діяльності організації. Претендент на посаду офісного менеджера повинен уміти використовувати в роботі спеціалізовані комп'ютерні програми та знати одну із іноземних мов. Додатковою перевагою може бути наявність водійського посвідчення.
Офіс-менеджер повинен постійно вдосконалювати свій професійний рівень. Брати участь у навчанні з питань управління офісом, управління людськими ресурсами та вдосконалення особистих навичок.