У рефераті подано відомості про порядок роботи персоналу з конфіденційними документами
При виході документів за межі служби конфіденційної документації їх безпека різко знижується за рахунок санкціонованого ознайомлення з ними значної кількості співробітників фірми. У зв'язку з цим правильна організація роботи персоналу з цими документами є дуже важливою.
Особливо велика загроза електронним документам в результаті потенційної доступності інформації великій кількості співробітників і важкості визначення часто самого факту крадіжки інформації.
Керівники і виконавці фірми під час роботе з конфіденційними документами зобов'язані:
Всі передачі конфіденційних документів керівникам і виконавцям повинні реєструватися в картках обліку документів. Прийом та видача документів здійснюються під розпис, що необхідно для встановлення факту покладення персональної відповідальності за документ на конкретних співробітників.
Керівники, виконуючи процедуру розгляду документів, вирішують наступні завдання захисту інформації:
При цьому необхідно пам'ятати, про сторонньою особою є люба особа, яка не має права доступу до даного конкретного документу, в тому числі інші керівники і спеціалісти фірми.
Співробітник служби конфіденційної документації, видаючи документи виконавцям для роботи, зобов'язаний:
Відповідальність за збереження конфіденційних документів і попередження витоку інформації в підрозділах фірми несуть їх керівники. Друкування конфіденційних документів на паперовому носії проводиться співробітником служби конфіденційної документації на друкарській машинці або за допомогою ПЕОМ.
Виготовляти документи може й сам виконавець на своєму робочому місці при умові забезпечення збереження таємниці фірми. На останньому листі кожного примірника документу проставляється кількість надрукованих примірників, їх адреса або місцезнаходження, прізвище та номер телефону виконавця, прізвище оператора, що друкував документ, і дата.
При виготовленні документів не повинна використовуватися нова фарбувальна стрічка і копіювальний папір, не повинні підкладатися від валик пишучого пристрою додаткові листи паперу. Документи не варто диктувати на диктофон. Вікна в приміщенні доцільно тонувати або зашторювати. Екран дисплея необхідно розвертати в сторону від вікна і вхідних дверей. Розмноження конфіденційних документів і зняття з них копій проводиться за письмовим дозволом керівника підрозділу, в якому працює виконавець.
Додатково розмножені примірники враховуються в службі конфіденційної документації за номером оригінала і в тій самій обліковій системі. Виписки з конфіденційних документів робляться також з дозволу керівника підрозділу і враховуються за новими номерами на картках обліку підготовлених (виданих) документів.
Цільове використання співробітниками фірми копіювальної техніки необхідно строго контролювати. Копіювальні апарати можуть розміщатися в спеціальному приміщенні служби конфіденційної документації і при необхідності в кабінетах керівників. По закінченні робочого дня ці приміщення повинні зачинятися, опечатуватися і здаватися під охорону. Розгляд та виконання електронних конфіденційних документів і електронних аналогів паперових документів супроводжується додатковими вимогами до системи їх безпеки.
Для персоналу централізовано розробляється ієрархічна система ідентифікуючих паролів, кодів і ключів для забезпечення розмежування доступу до інформації. Система затверджується наказом першого керівника і доводиться вибірково в строго індивідуальному порядку до кожного співробітника фірми під розпис.
Оновлення системи повинно бути постійним, що особливо важливо при частій зміні персоналу. Любе санкціоноване або несанкціоноване звернення до інформації повинно реєструватися (протоколюватися). Рекомендується систематично перевіряти програмне забезпечення, яке використовується користувачами, з метою виявлення не затверджених або незвичайних програм. Застосування персоналом власних (не зареєстрованих) захисних мір при роботі з комп'ютером не допускається. При несанкціонованому вході в конфіденційний файл інформація повинна негайно автоматично стиратися.
Закінчивши роботу на ПЕОМ співробітник зобов'язаний:
Після виготовлення конфіденційного документа на принтері і при необхідності переносу тексту на дискету інформація в ПЕОМ також повинна бути стерта з магнітного носія.
Факт знищення інформації підтверджується підписами виконавця і співробітника служби конфіденційної документації в картці обліку виданого документа. В службі конфіденційної документації повинні зберігатися регулярно оновлюванні копії використаних виконавцями магнітних носіїв конфіденційної інформації. Робота з електронними конфіденційними документами дозволяється тільки при наявності у фірмі сертифікованої системи захисту комп'ютера і локальної мережі.
При роботі з конфіденційними документами керівники і виконавці повинні бути забезпечені:
Ключі від сейфу та кейса, металічна печатка постійно зберігаються у керівника або виконавця. Дублікати ключів повинні знаходитись в службі конфіденційної документації. Робоче місце співробітника фірмі необхідно розмістити таким чином, щоб виключити можливість огляду конфіденційних документів, які знаходяться на столі, особами, які не мають до них відношення.
Робочий стіл не повинен проглядатися через вікно з сусідніх будинків, приміщення, в яких конфіденційна інформація обробляється на ПЕОМ, повинні мати захист від технічних засобів промислового шпіонажу.
На робочому столі завжди повинен знаходитися тільки той конфіденційний документ і матеріали до нього, з якими в даний момент працює співробітник. Інші документи необхідно зберігати в закритому сейфі. Керівники і виконавці не повинні вести які-небудь картотеки для організації роботи з конфіденційними документами і контролю за їх виконанням.
Черговість виконання визначається розкладкою документів по робочим папкам: "Ознайомлення", "Для погодження", "Терміново", "Завдання на таке-то число" і т. п. Не дозволяється зберігання конфіденційних документів в ящиках робочого столу, в шафах та інших широко доступних місцях, навіть якщо вони мають засуви.
Якщо на робочому місці керівника або виконавця відсутні необхідні умови для роботи з конфіденційними документами, то ознайомлення з документами і їх виконання здійснюється у спеціальному приміщенні служби конфіденційної документації. Тут же ведеться й робота з документами особливої цінності.
Дата публікації: 21.09.2011