Загальна характеристика документів. Службові записки. Довідки їхні види та правила оформлення. Протоколи, витяг з протоколу. Службові листи. Акти
Загальна характеристика документів. Службові записки
Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага.
Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:
Докладні пояснювальні та службові записки. Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.
Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації).
Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.
Реквізити доповідної записки:
Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.
Пояснювальні записки поділяються на дві групи:
Приклад укладення службової записки:
Відділ стандартизації Головному технологові
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
25.09. 00 №72-15/138
Про подання матеріалів до
проекту СТП
Прошу в термін до 5 жовтня 2000 року подати до відділу стандартизації перелік фрез, що використовуються на підприємстві, для занесення до стандарту підприємства "Інструмент різальний. Фрези. Посібник з вибору."
Начальник відділу стандартизації (підпис) П. Р. Діденко
Довідки - їхні види та правила оформлення
Довідка - документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події. Довідки поділяються на службового та особистого характеру.
Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Підписується: Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію - керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером.
Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу.
Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах.
Основні реквізити довідки:
В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.
Протоколи, витяг з протоколу
Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях (за ДСТУ).
Протокол може складати офіційна компетентна особа, засвідчуючи той чи інший факт. За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на три групи:
В залежності від способу фіксації - можуть бути рукописними (машинописними), стенографічними, фонографічними.
У формуляр протоколу включають наступні реквізити:
Текст має вступну частину (склад присутніх, вказання голови та секретаря, порядок денний). Далі повинен складатися із позицій згідно пунктів порядку денного.
В кожній позиції текст складається по формі: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Слово "СЛУХАЛИ" пишуть в одному рядку з цифрою, яка означає номер питання, потім дві крапки. Ініціали та прізвища доповідача пишуть з нової стрічки в називному відмінку, ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови, Якщо є текст виступу - пишуть (текст доповіді прикладається).
В другій частині наводять прізвища виступивших і коротке викладення виступу.
В постановляючій частині відмічається, що, кому, в які строки необхідно виконувати. Якщо в рішенні містяться різні за характером питання, тоді ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами.
Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи підлягають завіренню.
Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.
З текстової частини беруться тільки ті елементи, які треба довести до відома зацікавленої особи.
Схема складання витягу з протоколу:
Відомство
Найменування підприємства
ВИТЯГ З ПРОТОКОЛА
12.05. 00 №567
м. Хмельницький Найменування протоколу
ПОРЯДОК ДЕННИЙ
1. Затвердження плану роботи Доповідач Савчук П. Л.
2. СЛУХАЛИ:
Савчук П. Л. Ознайомив...... і далі по тексту.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1_______________
Голова (підпис) Ініціали, прізвище
Секретар (підпис) Ініціали, прізвище
Вірно: Інспектор (підпис) Ініціали, прізвище
12.05. 00
Службові листи
Службовий лист - засіб обміну інформацією та оперативного управління різноманітними процесами діяльності організації.
На службову переписку приходиться 80% від загального обсягу документації організації.
Ділові ситуації, які потребують складання ділових листів можна поділити на:
Лист має бути присвячений одному питанню. Якщо в одну організацію необхідно звернутися по декількох питанням, то доцільно готувати декілька листів.
Службові листи оформлюються, як правило, на бланку організації.
Формуляр листа включає наступні реквізити:
На бланках листів друкують: емблему, назву відомства і структурного підрозділу, адрес, номер листа, номер розрахункового рахунку, трафаретиціровані частини тексту.
Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні. Можуть бути розділені на дві великі групи: листи, які потребують відповіді та листи, які не потребують відповіді.
Гарантійні листи - складаються з метою підтвердження певних зобов'язань або умов та адресовані організації.
Супроводжувальний лист - повідомляє адресата про те, що йому відправлена відповідна документація.
Ініціативні листи - організація звертається з метою отримання яких-небудь пояснень, вказівок, додаткових відомостей.
Стиль листів діловий. Підписує посадова особа або його замісник (вказується фактична посада).
Лист-відповідь (відмова) Логічна схема?
Приклад тексту:
Ваше прохання про зміни строку постачання копіювального обладнання виконати не можемо, через відсутність його у теперішній час на наших складах. Тому копіювальне обладнання буде поставлено У строки, що вказані в угоді. 3. Супроводжувальні листи. Приклад тексту.
У відповідності з домовленістю (Вашим проханням) направляємо підписаний з нашої сторони договір №__від___. Довідка про фінансування буде виспана.......
Даний лист слід рахувати невід'ємною частішою дійсного договору.
Додаток договір про....... №....... за 3 ар. в 3 ек.
Акт
Акт - документ, складений декількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Можливе складання акта одним, але спеціально уповноваженою особою - ревізор або інспектор. Акти складають по результатам ревізії при прийомні - передачі справ, прийомні об'єктів на випробуваннях, по результатам перевірок (податкова інспекція, санепідемстанція). Затверджується (при необхідності) вищестоящою організацією або керівником підприємства. (Наприклад, акт про ліквідацію установи, затверджений керівником віщої установи).
Кількість екземплярів акту визначається нормативами або діловою ситуацією. Акт являється основою для видання адміністрацією відповідних розпорядчих документів.
Після складання акту комісія повинна ознайомити з його змістом осіб, які зазначені в акті, під розписку. Дата акту відповідає дню події або факту.
Особи, які мають зауваження по змісту акта, підписують його з вказанням про свою незгоду і викладають свою думку на окремому додатку.
Основні реквізити акту:
Текст акту має наступну структуру: вступна та констатуюча частини, висновки (не обов'язково).
У вступній частині вказують підставу, перераховують членів комісії та її задачі. Прізвища членів комісії - в алфавітному порядку.
В констатуючій частині - описують сутність та характер проведеної роботи, встановлені факти, дають пропозиції.
Акт має уніфіковану форму:
Найменування ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністерства, відомства ______ (розшифровка підпису)
Дата
Акт
18.05. 99 №12 м. Хмельницький (місце видання)
Підстава: наказ директора заводу від ________№_____ "Про проведення інвентаризації" Складений комісією:
Голова____________________________________
(посада, П. І. Б.)
Члени комісії: 1. _____________________________
(посада, П. І. Б.)
2. _____________________________ 3. _____________________________
(текст) Складений у 3-х екземплярах
1-й екземпляр____________________
2-й екземпляр ___________________
3-й екземпляр _____________________
До справи 05-24
Голова комісії Підпис Розшифровка підпису
Члени комісії Підпис Розшифровка підпису
Текст акту має форму:
1. При перевірці:
У період (число) була проведена перевірка. діяльності підприємства, відділу та ін.
Перевіркою виявлено (по пунктах, всі аспекти, що проявилися у процесі роботи комісії).
2. При передачі: лице, що передає (П. І. Б.), лице, що приймає (П. І. Б., посада), у присутності третього лиця (П. І. Б., посада). Склали цей акт, про те, що..................... перший здав, а другий прийняв (перелік по пунктах матеріальних цінностей, що підлягають передачі).
3. При списанні:
"__" _____ р. була проведена експертиза цінностей (офісних меблів, техніки та ін.).
Списанню підлягають (дані про матеріали, що підлягають списанню, розміщують у таблицю.
Назва (кількість).
Дата публікації: 20.09.2011