Оформлення та класифікація документів. Реферат

Загальні вимоги до складання та оформлення документів. Класифікація документів

Класифікація документів

Документ - основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за такими ознаками:

1. Найменуванням - заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

2. Походженням - службові (офіційні) й особисті;

3. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

4. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; місцем виникнення - внутрішні та зовнішні:

• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;
• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

5. Призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

6. Напрямком - вхідні й вихідні;

7. Формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

• стандартні - це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);
• індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх-друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

8. Строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:

• звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної черги;
• термінові - зі встановленим строком виконання. До них, належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);
• дуже термінові документи з позначенням "дуже терміново";

9. Ступенем гласності - секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку "Секретно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

10. Стадіями створення - оригінали, копії й виписки:

• оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;
• копія - це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

11. За потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);

12. Якщо документ загублено, видається його другий примірник - дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

13. Складністю - прості (односкладові) й складні;

14. Строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

15. Технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним способом;

16. Носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.

Обліково-фінансові документи

Таблиця - це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.

Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані виступають цифри. У таблицях не використовуються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, усього, у тому числі.

Таблиця складається з таких реквізитів:

• 1) номера;
• 2) тематичного заголовка;
• 3) заголовної частини, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться);
• 4) основної частини, що містить графи й рядки;
• 5) примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.

Таблиця має бути компактною і наочною.

Зразок таблиці:

Таблиця № 5

Затверджено вченою радою

факультету (вузу) _____________

Протокол №____ від "___" _______ 1995 р.

План підготовки кандидатів наук

на 1995-2000 роки __________факультету

№ п/п	Прізвище, ім'я, по батькові особи, яка працює над кандидатською дисертацією	Галузь науки, шифр спеціальності, назва теми дисертації	Термін виконання (роки початку та закінчення роботи)	Термін виконання на час складання плану	Форма підготовки
					навчання в аспірантурі	надання творчої відпустки	оформлення особою, яка захищатиме дисертацію

 

Дата публікації: 19.09.2011