Питання про поняття та зміст організації управлінської праці – одне з найбільш важливих у науці управління. Актуальність його зростає із розширенням обсягу та складності роботи, що необхідно виконувати працівникам органів ДПС, особливо інформації, яка надходить у зв’язку з цим
Будь-який трудовий процес – це єдність трьох його складових: власне праці, предметів та знарядь праці. Для раціонального їх використання необхідна та організація діяльності, яка забезпечила б раціональне поєднання робочої сили із знаряддями та предметами праці для досягнення конкретної "виробничої" мети. Проблема організації праці має відношення як до сфери матеріального виробництва, так і до сфери управління, зокрема органами ДПС. Тут ми маємо працівника ДПС (живу працю), методи та засоби (включаючи технічні), обробку інформації (знаряддя праці), а також інформацію (предмет праці).
Органічне поєднання даних компонентів здійснюється у трудовому процесі, у результаті якого створюється продукт праці – зведення, аналітична довідка, прогноз, проект управлінського рішення (наказу, інструкції, положення тощо).
Для поєднання праці із її знаряддями та предметом недостатньо тільки їх наявності. Тут потрібні організаційні передумови, які передбачають:
Крім того, для реалізації усіх передумов необхідні норми й порядок використання ресурсів, дотримання дисципліни праці, форми її розподілу, кооперації та стимулів.
Здійснення організаційних передумов, завдяки яким людські ресурси поєднуються зі знаряддям та предметами праці, раціональне використання даних компонентів і є організацією праці. Науковою вона стає у тому випадку, коли в основу її кладуться результати наукових розробок, а не тільки інтуїція, традиції та здоровий глузд.
Наукова організація праці – це така її організація, за якої практичному впровадженню конкретних заходів передує ретельний науковий аналіз трудових процесів та умов їх виконання.
Різновидністю організації праці є організація управлінської праці, яка має своїм завданням раціоналізацію розумових зусиль і тим самим підвищення продуктивності розумової праці. Іншими словами, організація управлінської праці має максимально розвантажити людину, яка займається оперуванням інформації, розробкою і реалізацією управлінських рішень, від надлишкових фізичних, розумових навантажень і технічної праці з тим, щоб у неї залишилось якомога більше часу і сил для творчої діяльності.
Ураховуючи зазначене, основними елементами (напрямами) організації управлінської праці є:
Зазначені напрями організації управлінської праці універсальні, тобто можуть застосовуватись у будь-який сфері людської діяльності. Зміст же їх обумовлюється характером конкретної діяльності та особливостями сфери, у якій вона здійснюється.
Усі названі напрями тією чи іншою мірою застосовуються в органах ДПС, проте найбільше значення набули троє із них:
Підвищення ефективності використання робочого часу – одне з найбільш важливих завдань, які стоять перед кожною соціальною системою.
Для органів ДПС економія часу виражається у здійсненні різних операцій щодо управління з найменшими втратами часу.
З цього погляду управлінська праця має кількісну та якісну характеристики.
До кількісних характеристик належать робочий день, фонд робочого часу, ефективний фонд часу.
Робочий день – нормативно виділена частина доби, протягом якої працівник виконує свої функціональні обов’язки.
Фонд робочого часу – загальна кількість робочого часу одного співробітника або групи за визначений календарний проміжок (рік, півріччя, квартал, місяць, тиждень).
Ефективний фонд часу – кількість робочого часу, яка корисно використовується протягом планового періоду.
Номінальний фонд часу – максимальна кількість робочого часу, яка може бути використана впродовж планового періоду.
Управлінська праця в органах ДПС характеризується і якісними характеристиками, пов’язаними з видами витрат часу. Недостатньо добре організована робота працівників податкової служби призводить до невиправданих втрат часу як податківців, так і громадян та суб’єктів підприємницької діяльності.
Діяльність керівників та інших працівників ДПС пов’язана з розв’язанням різноманітних питань, що потребує високої загальної культури та універсальності знань. Раціональне використання робочого часу сприяє поповненню знань, попереджує психічні перевантаження.
Раціональна організація використання робочого часу визначається рядом факторів:
Проте головним є розуміння працівниками необхідності аналізувати витрати свого часу та планувати його використання.
Основу раціональної організації використання часу становить планування особистої праці. Це передбачає попереднє вивчення та облік витрат часу на окремі види робіт, виконуваних згідно з функціональними обов’язками, і наступний аналіз даних обліку. Це дозволяє виявити структуру трудового процесу, уявлення про яку буде тим повніше та об’єктивніше, чим більша група працівників обстежується і чим триваліший період відповідного вивчення.
Вивчення такої структури дає змогу з’ясувати, на розв’язання яких питань робочий час в основному витрачається.
Порівняння організації управлінської праці співробітників, які обіймають однакові посади, або однойменних груп співробітників різних установ дає змогу виявити існуючі недоліки, упевнитись у можливості більш раціонального виконання окремих операцій.
Інколи керівники витрачають багато часу на завдання, які можуть бути виконані фахівцями або керівниками нижчого рівня. При цьому витрати часу на самопідготовку, аналітичну роботу та інші питання, від розв’язання яких багато в чому залежить підвищення ефективності діяльності органу, є незначними. На розгляд перспективних проблем залишається все менше часу, і вся діяльність керівника перетворюється в безперервне вирішення поточних справ.
Діяльність співробітників часто здійснюється поза планом як протягом робочого дня, так і у більш тривалі відрізки часу. Це нерідко здійснюється під впливом непередбачуваних вказівок керівників, приходів відвідувачів тощо і обумовлює відсутність ритмічності в роботі та негативно впливає на продуктивність праці.
Внаслідок вимушених перерв робочий день складається з великого числа дрібних відрізків часу. До цього приводять неочікувані виклики, доручення, візити. Співробітник, якого відірвали від роботи, потім витрачає на входження в неї значні відрізки часу.
Таким чином, аналіз даних, здобутих у результаті обліку витрат робочого часу, сприяє визначенню:
Результати такого вивчення дозволяють правильно розподілити робочий час та спланувати його використання.
Облік та аналіз витрат робочого часу створює можливість їх нормування, тобто визначення обґрунтованих його витрат на виконання певної роботи (у годинах, хвилинах) одним або групою працівників відповідної кваліфікації.
Частина елементів управлінської праці у зв’язку із впровадженням технічних засобів, інформаційних технологій, типізацією завдань та методів їх вирішення певною мірою втрачають творчий характер і можуть бути нормовані. Це може бути здійснене шляхом:
Крім зазначених, важливим елементом організації управлінської праці є створення сприятливих умов праці – забезпечення обладнанням та устаткуванням, організацією робочих місць, рівня дотримання санітарно-гігієнічних і естетичних норм, психологічного клімату в колективі з метою забезпечення високої працездатності працівників протягом тривалого часу.
До них належить забезпечення:
Наведене набуває специфічного змісту стосовно управлінської праці взагалі, а в органах ДПС зокрема, оскільки тут вона потребує не тільки витрат розумової енергії та фізичних сил, а переважно – неймовірних психічних навантажень.
Витрати нервової енергії відбуваються у трьох напрямах:
Такі групи витрат притаманні працівникам усіх органів ДПС, проте найбільш характерні вони для праці керівників, оперативних працівників податкової міліції, працівників підрозділів примусового стягнення, документальних перевірок та ряду інших.
Література
Дата публікації: 08.03.2011