Про затвердження Положення та персонального складу експертної комісії МОН

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАКАЗ

№ 404 від 15 травня 2009 року

Про затвердження Положення
та персонального складу
експертної комісії МОН

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів (постанова КМУ від 08.07.2007 р. №1004), доручення Кабінету Міністрів України від 16.03.2009 р. №14947/4/1-08 до листа Держкомархіву від 26.02.09 № 01-365, наказую:

1. Затвердити Положення про експертну комісію Міністерства освіти і науки України з проведення експертизи цінності документів (додається).

2. Затвердити персональний склад експертної комісії міністерства з проведення експертизи цінності документів (додається).

3. Адміністративно-господарському департаменту (Ханюк В.А.):

3.1. Довести даний наказ до керівників структурних підрозділів міністерства;

3.2. Зробити відповідну відмітку у справах архіву міністерства в установленому порядку.

4. Визнати таким, що втратив чинність наказ міністерства від 07.03.2006 р. № 163 «Про експертну комісію Міністерства освіти і науки України».

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого заступника Міністра Гребельника О.П.

Міністр       І.О. Вакарчук

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом МОН від 15.05.2009 р.
№ 404

ПОЛОЖЕННЯ
про експертну комісію Міністерства освіти і науки України для проведення попередньої експертизи цінності документів міністерства

1. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004 у Міністерстві освіти і науки створюється постійно діюча експертна комісія (далі ЕК) для організації і проведення попередньої експертизи цінності документів, що утворилися в процесі діяльності міністерства та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) Держкомархіва України.

2. ЕК є постійно діючим дорадчим органом. Рішення ЕК затверджується Міністром освіти і науки України, після чого є обов'язковим для виконання структурними підрозділами міністерства.

3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами, наказами Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів) та цим Положенням.

4. До складу ЕК включаються керівники служби діловодства та архівного підрозділу міністерства, досвідчені працівники інших структурних підрозділів МОН. Головою ЕК призначається Перший заступник Міністра, а секретарем - начальник архіву міністерства.

5. Секретар ЕК за рішенням голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів та окремих осіб рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її збереження.

6. ЕК працює у відповідності з річним планом, який затверджується Міністром освіти і науки України і звітується перед ним про проведену роботу.

7. Основними завданнями ЕК є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві міністерства.

8. ЕК міністерства приймає рішення про схвалення та подання до ЕПК проектів таких документів:

• описи справ постійного зберігання, внесені до Національного архівного фонду (далі НАФ);
• описи справ з особового складу;
• номенклатури справ;
• інструкції з діловодства;
• положення про діловодну та архівну служби міністерства та ЕК;
• анотовані переліки унікальних документів НАФ;
• акти про вилучення для знищення документів міністерства, не віднесених до НАФ;
• акти про вилучення документів з НАФ.

9. Для виконання покладених на ЕК завдань їй надається право:

• організації і проведення спільно з діловодною службою та архівом міністерства щорічного відбору документів для подальшого зберігання або знищення, здійснення контролю та організації роботи структурних підрозділів із документами, зокрема із документами з грифом «ДСК»;
• участі у підготовці та розгляді номенклатур справ структурних підрозділів міністерства, експертизи цінності документів, надання методичної допомоги в організації документообігу структурним підрозділам міністерства;
• розгляду пропозицій структурних підрозділів міністерства про зміну термінів зберігання окремих документів, не передбачених діючими переліками, та подання пропозицій з цих питань на затвердження ЕПК Держкомархіву України;
• проведення інструктажу і консультацій працівників міністерства з питань організації документів у діловодстві, експертизи цінності документів на різних  видах носіїв інформації та підготовки їх до передачі на подальше зберігання;
• контролювати дотримання структурними підрозділами, окремими працівниками міністерства, відповідальними за організацію документів у діловодстві, архівних вимог щодо розробки номенклатур справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів;
• вимагати від керівників структурних підрозділів розшуку відсутніх документів НАФ, документів тривалого зберігання, у тому числі документів з особового складу та надання письмових пояснень у випадку втрати цих документів;
• вимагати від структурних підрозділів міністерства відомостей та висновків, необхідних для визначення цінностей і термінів зберігання документів;
• заслуховувати на своїх засіданнях інформації керівників діловодної служби та архіву міністерства про хід підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів, про причини втрати документів;
• запрошувати на засідання як консультантів і експертів фахівців структурних підрозділів міністерства, а у разі необхідності - працівників відповідної державної архівної установи;
• інформувати керівництво міністерства з питань, що входять до компетенції ЕК.

10. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правоможними, якщо на них присутні не менше двох третин складу членів комісії.

11. Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем комісії, та набирають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК Міністром.