Osvita.ua Вища освіта Реферати Менеджмент Організація інформаційно-аналітичного управління соціальними системами. Реферат
Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції. З питань розміщення інформації звертайтесь за телефоном (044) 200-28-38.

Організація інформаційно-аналітичного управління соціальними системами. Реферат

У рефераті подано відомості про взаємозв'язок документології і правової інформатики в організації інформаційно-аналітичного забезпечення управління соціальними системам

Важливим аспектом інформаційно-аналітичної роботи як функції управління соціальними системами є її документаційне забезпечення. Як правило, в управлінській діяльності інформація фіксується у відповідних документах.

Призначення документів полягає передусім у фіксації та збереженні інформації, необхідної для практичного здійснення в певній сфері управління соціальною системою. Особливість документів серед інших носіїв інформації полягає в тому, що вони зосереджують інформацію, яка попередньо опрацьована і яку необхідно надійно зберігати протягом певного часу.

Варто зазначити, що дослідження документування, документообігу, діловодства може здійснюватися в різних аспектах:

  • організаційному;
  • технічному;
  • економічному;
  • юридичному;
  • математичному;
  • психологічному;
  • ергономічному;
  • інше.

Однак це не виключає, а припускає потребу оперування загальними поняттями. Звернемо увагу на зміст поняття "документ".

У перекладі з латинської document означає доказ, свідоцтво. Тобто за своєю сутністю традиційно зміст категорії "документ" розглядається як письмовий акт, який здатний правити доказом юридичних відносин чи фактів, з наявністю яких чинне право пов'язує юридичні наслідки.

Також категорія "документ" може розглядатися як матеріалізований об'єкт (твір), який містить, зберігає і передає деякі результати розумової (інтелектуальної) діяльності людини, свідомо (або підсвідомо) закріплені (зафіксовані) будь-якими засобами.

У Законі України "Про інформацію", в ст. 27, подано юридичне визначення категорії "документ", що повинно розглядатися як загальний семантичний стандарт у всіх сферах соціального управління.

Документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

У контексті інформаційно-аналітичного забезпечення робота з документами є одним із головних напрямів функціонування будь-якого органу управління соціальною системою. Раціоналізація документування та документообігу як складових документології — важлива передумова практично всіх напрямів управлінської діяльності. Незалежно від того, які функції управління розглядати, завжди виникає проблема фіксування їх та обліку у певній формі через спеціальні реквізити, які перетворюють просте відображення інформації в документ.

Практика вимагає удосконалення документування та документообігу лише одним методом — машинним. Машинне опрацювання документів висуває власні вимоги до системи документування та документообігу, не залишаючи місця для попередніх традиційних "паперових" форм і технологій. Тому перед тим як безпосередньо досліджувати питання документування і документообігу, звернемо увагу на ті передумови і причини, які дають змогу використовувати методи інформатики для раціоналізації роботи з документами.

Передусім звернемо увагу на причини актуалізації попередніх етапів інформатизації у сфері документування та документообігу.

Першою причиною, звичайно, є ускладнення функцій управління, динамічні зміни в системі та структурі органів управління соціальними системами. Це безпосередньо відображається на ускладненні діловодства та документообігу зростанням кількості документів і підвищенням вимог до їхнього складання, оформлення, операцій щодо опрацювання.

Другою причиною слід назвати масовість зайнятості роботою з документами працівників. Практично опрацюванням документів у будь-якому органі управління соціальною системою зайнятий весь персонал. Оволодіння засобами раціоналізації роботи з документами на основі здобутків інформатики скорочує час на їх складання і опрацювання, дає можливість працівникам приділяти більше уваги головним функціям за посадою.

Ми не поділяємо думки тих дослідників, які вважають, що діловодство, документообіг, документологія в апараті управління — це галузь занять допоміжного технічного персоналу. Працівник, незалежно від посади, мусить мати достатній мінімум знань щодо документологи про те, що вважається діловодством, документом, документообігом, щоб правильно орієнтуватися в необхідній інформації, правильно складати різні документи, оцінювати їхню юридичну силу тощо.

Але найважливіше — кожен працівник повинен бути готовим через документи вступити до діалогу з автоматизованою (комп'ютерною) інформаційною системою, опанувати комп'ютерні інформаційні технології "електронного офісу".

Третьою причиною є потреба забезпечення якості документів, їх правильного оформлення на машинних носіях. У зв'язку з цим практика управлінської діяльності перед інформатикою ставить завдання:

  • неправильно оформлений документ не повинен проходити в автоматизовану базу даних;
  • машинний контроль (тобто відповідна комп'ютерна програма контролю) повинен припинити подальшу роботу з неправильно оформленим документом;
  • при необхідності автоматично повинно проводитися оповіщення виконавця про недоліки у формуванні документа.

Ергономічні дослідження свідчать, що при ручному опрацюванні даних працівники часто фізично не в змозі проконтролювати правильність оформлення реквізитів документів. Це призводить нерідко до суттєвих помилок, які межують з порушенням законності чи є порушенням законності у діяльності відповідної структури соціального управління.

Четверта причина полягає в тому, що як загальні, так і спеціальні функції, права та обов'язки посадових осіб закріплюються в документах, які не можна розуміти чи використовувати довільно. Дотримання правил діловодства посилюється з його інформатизацією. Вона потребує поглиблення гарантії використання тієї інформації, яка зафіксована в документах. Порушення правил діловодства в умовах чітко організованого машинного опрацювання інформації трапляється досить рідко, що, в свою чергу, підвищує якість управління.

П'ята причина полягає в тому, що машинне опрацювання документів не терпить "порожньої" інформації, яка не містить у собі розумового навантаження. Тим самим вже сама технологія машинного документування та документообігу підіймає на новий рівень якість документів, що готуються за допомогою комп'ютерних технологій.

Актуалізація впровадження нових інформаційних технологій у сферу операцій з документами в системі управління вказує на потребу розкриття основних понять предмета дослідження, що складає загальну передумову проблеми удосконалення роботи з документами.

У юридично-когнітологічному аспекті за допомогою природної чи штучної мови, технічних чи технологічних засобів інформація вважається як оформлений документ тоді, коли відомості розміщені у встановленому порядку, що, відповідно до чинного законодавства, має правове значення.

З погляду правової інформатики, в усіх випадках документ — це носій інформації або засіб закріплення інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Тобто документ передусім виконує інформаційну функцію, однак він також є і важливим засобом управлінської діяльності. Будь-яка соціальна діяльність відображається у множині документів. Певним чином вони пов'язані між собою і складають системи документації.

Сам процес створення документа складає таку функцію управління, як документування.

Документування — це відповідним чином упорядкована множина процесів щодо створення і опрацювання всіх документів, які існують у відповідній системі соціального управління.

Система документування припускає наявність певних форм і вимог не лише до створення та оформлення документа, а й до порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання. Такі норми на юридичному рівні закріплюються, в свою чергу, законодавчими, підзаконними і методичними нормативами.

В умовах інформатизації управління, коли дані, що мають ознаки документа, закладаються в пам'ять ЕОМ, стало можливим швидко отримати будь-яку частину інформації і в будь-яких її комбінаціях. Це змінює правовий статус сутності категорії "документаційне забезпечення управління соціальними системами".

Документаційне забезпечення управління соціальними системами — це вид забезпечення, яке включає всю множину операцій отримання, опрацювання, зберігання, видачі та використання інформації у формі документів як її носіїв

Інформатизація документообігу включає весь комплекс робіт як до створення документів, так і робіт, пов'язаних із готовими документами, що надійшли із зовні до системи: отримання, розподіл, реєстрація, доставка, контроль за виконанням, довідкова робота, формування і зберігання справ (досьє), передархівне опрацювання документів. З інформатизацією технологічний ланцюг (послідовність) документообігу повинен оптимізуватися шляхом переведення паперових форм документів в електронну форму у вигляді комп'ютерної інформації.

Соціальний ефект досягається за рахунок підвищення виконавчої дисципліни співробітників апарату управління, оперативності складання та оформлення документів, що в цілому сприяє удосконаленню роботи управлінського апарату і підвищує якість управлінських рішень.

Головними завданнями в інформаційно-аналітичній діяльності є удосконалення форми документів:

  • а) при уніфікації — зменшення різноманітності документів за формою та правилами оформлення;
  • б) при стандартизації — формування і впровадження обов'язкової норми обмежень, що дає змогу відбирати найефективніші форми, правила зіставлення та оформлення документів і забезпечення їх подальшого застосування.

Важливим аспектом документології є визначення принципів стандартизації документів в умовах інформатизації. До принципів стандартизації документів відносяться:

  • встановлення необхідної юридичної сили документів;
  • комплексність стандартизації документів;
  • стабільність вимог до документів;
  • уніфікованість для опрацювання за допомогою засобів комп'ютерної техніки.

Документи також забезпечують контрольну функцію управління — містять дані для обліку результатів діяльності органів управління соціальними системами. Це дає змогу об'єктивно оцінювати проведену ними роботу.

Із зазначеного можна дати таке узагальнене визначення категорії "управлінський документ".

Управлінський документ — це діловий акт, який виходить із повноважного органу управління чи від відповідної посадової особи про результати Ті діяльності.

У процесі здійснення органами управління соціальними системами своїх функцій утворюється множина документів. Вони класифікуються за різними ознаками, принципами, змістом:

  • за змістом — організаційно-розпорядчі (управлінські), адміністративні;
  • за місцем складання та напрямом руху — вхідні, вихідні, внутрішні (внутрішньосистемні);
  • за формою викладення інформації — типові, спеціальні, особисті;
  • за способом виготовлення — рукописні, машинописні, топографічні, фото-, фоно-, кінодокументи тощо;
  • за кількістю відображених питань — прості (які містять одне питання) та складні (які містять кілька питань);
  • за участю зацікавлених осіб у складанні та підписі документів — односторонні, двосторонні, багатосторонні;
  • за відносністю між собою документи поділяються на первинні (документи, що містять у собі вихідну інформацію) та вторинні (документи, що є результатом аналітико-синтетичної та іншої переробки первинних документів (одного або кількох).

У діяльності органів управління соціальними системами широко використовується організаційно-розпорядницька документація. Документи, що входять у систему організаційно-розпорядницької документації, традиційно поділяються на три групи:

  • організаційні (положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи);
  • розпорядницькі (постанови, директиви, розпорядження, накази, вказівки, рішення, плани роботи);
  • довідково-інформаційні (звіти, огляди, висновки, службові листи, телеграми, рапорти, доповідні та пояснювальні записки, протоколи, довідки тощо).

За останні роки в результаті інформатизації у сфері організаційного управління відбулися якісні зміни і в технології документування. У зв'язку з цим з'явився термін "автоматизоване документування", під яким розуміється процес підготовки документа з використанням засобів комп'ютерної техніки.

Як показала практика експлуатації подібних систем, вони не можуть повністю розв'язати проблеми автоматизації роботи з документами. Вся справа в тому, що управлінські документи, які мають специфічні правила підготовки і оформлення, лишилися осторонь інформатизації управління.

До причин такого становища можна віднести, з одного боку, обмежені можливості технічних засобів, а з другого — комплекс проблем, що виникає при взаємодії людини та машини.

До цього можна додати й те, що принципово нові можливості комп'ютерних технологій спонукають переглянути теоретичні питання документології, проаналізувати логіку та закономірності документаціиних процесів. Це дасть змогу зробити певні висновки щодо наукового обґрунтування і прогнозування розвитку діловодства майбутнього.

З цією метою для розробки теоретичних основ і практичних шляхів удосконалення документів в окремих органах управління соціальними системами, їхніх підрозділах існує потреба формування спеціальних принципів організації документообігу. На цих принципах повинні розроблятися рекомендації щодо упорядкування документопотоків в умовах інформатизації та інших проблем документоведення.

Це в свою чергу викликає потребу визначення удосконалення документообігу як функції управління соціальними системами з визначенням структури, яка її реалізовуватиме. Тобто потрібно визначити структурну одиницю в системі управління щодо вивчення проблем документування та діловодства. Це дасть можливість визначити шляхи розвитку та удосконалення документообігу в умовах інформатизації.

Це створює передумови формування окремого напряму у правовій інформатиці та інформаційному праві — комп'ютерної документології (або кібердокументології).

Список літератури

1. Гайкович В. Ю., Першин А. Д. Безопасность электронных банковских систем. — М.: Единая Европа, 1994.

2. Гасанов Р. М. Шпионаж особого рода. — М., 1989.

3. Гуцалюк М. В. Впровадження нових інформаційних технологій в управлінську діяльність пожежної охорони // Пожежна безпека, К., 1997. — Вип. 4.

4. Гуцалюк М. Інтернет у боротьбі з корупцією та організованою злочинністю // Крок. — 2000., — листоп. — № 21.

5. Гуцалюк М. Координація боротьби з комп'ютерною злочинністю // Право України. — 2002. — № 5.

6. Економічний слоє, ник-р, оє, \р, ник. — К., 1995.

7. Е-будущее и информационное право / В. М. Брижко, А. А. Орехов, О. Н. Гальченко, В. С Цимбалюк / Под. ред Р. А. Калюжного, Н. Я. Швеца — К.: Интеграл, 2002.

8. Європа на шляху до інформаційного суспільства // 36. документів Європейської Комісії 1994-1995 pp. — К., 2000.

9. Збірник Постанов Пленуму Верховного Суду України (1963-1997). — Сімферополь: Таврія, 1998.

10. інформатизація законодавчої, нормотворчої, право застосовної та правоосвітньої діяльності: Посібник / Л. Є. Горьовий, М. Я. Швець, Т. Г. Дрогаль та ін. — К.: Парламентське видавництво, 1999.

11. Інформаційні технології та захист інформації: Збірник наук, праць. — Запоріжжя: Юрид. Ін-т МВС України. — 1998. — Вип. 2.

12. Калюжний Р. А., Цимбалюк В. С. Вдосконалення інформатизації ОВС України — передумова покращення їх діяльності в боротьбі зі злочинністю // Правова система України: теорія і практика. — К., 1993.


04.02.2011

Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції.

Щоб отримувати всі публікації
від сайту «Osvita.ua»
у Facebook — натисніть «Подобається»

Osvita.ua

Дякую,
не показуйте мені це!