Osvita.ua Вища освіта Реферати Менеджмент Документологія управлінської діяльності. Реферат
Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції. З питань розміщення інформації звертайтесь за телефоном (044) 200-28-38.

Документологія управлінської діяльності. Реферат

У рефераті подано відомості про роль правової інформатики в документології управлінської діяльності

Сучасний темп суспільного життя практично визначив інтенсивність потоків інформації, їх мобільність, надлишок і водночас недостатність.

Альтернатива між ручним і машинним способами опрацювання інформації сьогодні зникла. Традиційні методи, що відрізняються високим ступенем емпіризму в цій галузі, себе вже не виправдовують. У зв'язку з цим виникла потреба докорінної перебудови документообігу, яка повинна йти в напрямі інтелектуалізації: зменшення малозмістовних і ліквідації часом безглуздих документів і процедур.

Головною перепоною для широкого впровадження комп'ютерних інформаційних технологій в документуванні управлінської діяльності є непристосованість більшості традиційних документів, статистичних та інших матеріалів до уніфікованого машинного опрацювання. У цьому випадку постають такі завдання перед правовою інформатикою:

  • приведення управлінської інформації згідно з формалізованими моделями представлення відомостей до машинного опрацювання у формі комп'ютерної інформації;
  • розробка спеціальних комп'ютерних програм (компіляторів) опрацювання статистичної інформації на різних рівнях управління соціальними системами;
  • розробка програмних комплексів опрацювання та інтеграції різного роду документів, інформації, яка в них міститься.

Перехід до інформатизації документообігу в системі повинен супроводжуватися попереднім вирішенням ряду проблем.

1. Передусім потрібно упорядкувати велике різноманіття форм документів. В органах управління соціальними системами до недавнього часу застосовувалось понад 2000 форм документів. Це пов'язано з тим, що були відсутні юридичні обмеження чиновникам щодо створення нових форм документів. Форми, що застосовувались раніше, часто змінювалися в інтересах однієї організації доданням трафаретного тексту та опусканням реквізитів, які можна не заповнювати, а також змінювалась площа зон тощо.

Адже різна послідовність розташування реквізитів у документах викликає великі труднощі при перенесенні даних на машинні носії для наступного їх автоматизованого опрацювання.

2. Проблемою є і невпорядкованість термінології в документах, що перешкоджає підвищенню ефективності автоматизації опрацювання і пошуку даних, які містяться в документах. Водночас аналіз показує, що 70% текстових варіантів управлінських документів належить до категорії типових. Це підвищує можливості застосування і типових, трафаретних форм документів.

3. Суттєвою проблемою є невідповідність форм і змісту окремих управлінських документів завданням, які потрібно вирішувати найбільш раціонально. Недостатня інформативність документів особливо проявляється при підготовці рішень традиційних завдань за допомогою комп'ютерних технологій, тоді як співробітники часто приймають рішення інтуїтивно (евристично) у зв'язку з неповною інформацією (ентропія).

4. Інформатизація опрацювання документів у системі соціального управління висуває свої вимоги до раціонального використання площі відображення документів (на паперових носіях, відеотерміналі тощо).

Перевищення площі багатьох документів відбувається не тільки через перебільшення інформації, а й внаслідок нераціонального параметричного ряду застосовуваних форматів, завищених розмірів полів, великих незаповнених площин між групами реквізитів, відведених без розрахунку площин для розміщення окремих показників і реквізитів.

На практиці це призводить при переведенні електронного документа на паперовий носій до щорічного перебільшення витрат паперу, використання великої кількості різноманітних папок, що збільшує потреби в площах для поточного і багаточасового зберігання документів, а головне: не повністю використовуються різні можливості електронних ресурсів.

5. Вимагає розв'язання і проблема недостатнього взаємозв'язку форм документів з технологією їх виготовлення та опрацювання із залученням комп'ютерних технічних засобів. Для введення інформації в АІС, автоматичного її накопичення і зберігання застосовуються машинні носії інформації. Застосування різноманітних форматів записів на них ускладнює обмін інформацією між різними органами управління соціальними системами.

Розглянуті проблеми підтверджують, що інформатизація діловодства і документообігу висуває жорсткі вимоги, спрямовані на уніфікацію форм, проведення їх більш глибокої формалізації, урахування специфічних особливостей і можливостей технічних засобів.

Варто також зазначити, що найбільші складності при інформатизації виникають у розробці моделей інформаційного забезпечення і, зокрема, при створенні документації, яка забезпечує управлінську діяльність. Це пов'язане з тим, що переважна кількість документів створюється та опрацьовується традиційними методами, а із застосуванням

комп'ютерних технологій опрацьовується лише їх частина. У зв'язку з цим виникає потреба комплексно удосконалювати всі документи, що використовуються в управлінні соціальними системами.

Удосконалення управлінських документів, що здійснюється головним чином шляхом уніфікації та стандартизації, не тільки знижує витрати та забезпечує наглядність документації, а й закріплює у вигляді нормативних вимог найвдаліші рішення, які враховують можливості засобів комп'ютерної техніки.

У документах фіксуються різні факти, події, явища, в них міститься різноманітна інформація, необхідна для організації ефективного функціонування органів управління соціальними системами (інформаційна функція документів).

Крім цього, документи виконують комунікативну функцію, тобто вони є засобом передачі інформації, зв'язку органів управління соціальними системами між собою і громадянами.

За допомогою пересилки документів через електронні засоби зв'язку (телекомунікації) інформацію, що міститься в них, можна передати на будь-яку відстань і будь-якій кількості користувачів.

Також слід пам'ятати, що документи є основним засобом офіційного та юридичного доказу дій, подій і станів, які мають значення для організації управління (правова функція). Так, у документах відображаються всі важливі дії органів управління та їхніх посадових осіб. За допомогою документів констатуються, відображаються події та дії, які мають юридичне значення для громадян і організацій.

Вказані аспекти документології, у тому числі чинники, пов'язані зі створенням документів, опрацюванням, розкриваються в термінології, яка слугує для означення нетрадиційних документів, що створюються при автоматизованому опрацюванні інформації. У вигляді терміностворюваних використовуються такі ознаки:

  • орієнтація на певний вид опрацювання інформації (терміни "паперовий документ", "машиноорієнтований документ", "оперативний документ" "технічний документ" тощо);
  • властивості застосовуваного носія запису ("документ на магнітній стрічці", "документ на дискеті" тощо);
  • можливість використання для автоматичного введення інформації до ЕОМ ("машиночитаний документ").

Крім того, в документації виділяються групи документів, які умовно можна визначити такими, що призначені для сприйняття людиною (людиночитані), і документи, які призначені для сприйняття людиною та машиною (людино-машиночитані, комп'ютерні документи).

Варто зазначити, що традиційне поняття "комп'ютерний документ" чи "машиночитаний документ", як і категорія "комп'ютерна інформація", умовне. Ця умовність розуміється у тому значенні, що розвиток техніки робить доступними для безпосереднього введення до комп'ютера форм традиційних рукописних і машинописних документів, які вважаються поки що "людиночитаними".

Так звані людино-машино-читані документи, що займають проміжне становище між людиною і машиною, доступні і для людини, і для машини. В літературі все частіше такі документи вважаються "машино-читаними" чи "електронними документами". Так, у сучасних термінологічних словниках з інформатики та обчислювальної техніки фіксується, що цей термін може застосовуватися до таких стандартних засобів введення інформації, як магнітна стрічка, дискета. Все частіше це поняття використовується стосовно документів, які можуть бути зчитаними електронно-цифровими оптичними зчитуючими пристроями (наприклад, сканерами).

На кожному документі та машинограмі повинні бути такі обов'язкові реквізити:

  • назва організації — розробника документа;
  • її місцезнаходження чи поштова адреса; назва документа, дата виготовлення;
  • код особи, відповідальної за правильність виготовлення документа на машинному носієві, а також код особи, яка уповноважена затверджувати документ.

Належність коду відповідальної особи мусить бути зареєстрована в організації, де створено документ. Оскільки код заміняє особистий підпис у документах, то потрібно виключити можливість використання кодів іншими особами. Таємність кодів підтримується їхньою змінністю, що здійснюється за ініціативою володаря коду чи програмним шляхом, тобто автоматично.

За допомогою коду не лише проставляється зміст документа, а й забезпечується автоматизований контроль можливості доступу тієї чи іншої особи до цієї інформації чи конкретного виду облікових даних.

Спроба несанкціонованого доступу до інформації в автоматизованих комп'ютерних системах повинна автоматично протоколюватися (фіксуватися), при цьому система її вводу і виводу повинна блокуватися (припиняється доступ до неї). Таким чином, автоматизований засіб авторизації цих первинних документів на машиночитаному носієві забезпечує захист від навмисного перекручення облікової інформації.

При організації автоматизованих робочих місць (АРМ) опрацювання первинних даних і вихідних форм обліку дещо спрощується. Якщо АРМи низових підрозділів пов'язані між собою, відповідальність за вірогідність інформації лежить на особі, яка реєструє облікові дані в місці їх формування, тобто у місцях створення та знищення інформації.

Усі первинні облікові документи мають перевірятися за формою та змістом з одночасним контролем повноти і правильності оформлення таких документів, щоб не допустити їх втрати. В ході перевірки достовірності первинних облікових даних на машиночитаних носіях повинні виявлятися помилки, допущені як при документуванні та реєстрації, так і при передачі інформації, що міститься в документах на машинних носіях.

Правильність переносу чи фіксування даних на машинному носієві мають контролюватися в комп'ютері за відповідним алгоритмом програмним шляхом, який забезпечує автоматичне висвітлення діагностичних повідомлень про можливі помилки. Після аналізу характеру цих повідомлень і оформлення виправлень первинна інформація також має корегуватися автоматизованим шляхом.

Важливо передбачити, щоб виправлення всіх помилок, виявлених при аналізі діагностичних повідомлень, було проведено до початку користування відповідною первинною обліковою інформацією і щоб внесені зміни були документально обґрунтовані, а за усунення помилок відповідали персонально конкретні особи.

Дотримання першої умови забезпечується тим, що паралельно з введенням первинних даних контролюється їхня достовірність. Усунення виявлених помилок документується оформленням коректурних довідок чи шляхом виписування додаткових первинних документів, які корегують показники помилкової інформації. Такі документи виписують посадові особи, зайняті документуванням названих операцій.

Помилки, що виникли при неправильному перенесенні даних із документів на машиночитаний носій, корегуються без виправлень у первинних документах. Якщо помилки є наслідком недоліків документального оформлення чи машиночитаний документ із неправильною інформацією створений одночасно з традиційним обліковим документом, коректуючі доповнення повинні підписуватися не лише персоналом, що їх готує, а й посадовими особами, які внесли виправлення, чи відповідальними за створення машиночитаного носія. Це підвищує відповідальність за якість вихідної інформації та забезпечує взаємний контроль їхньої достовірності.

В умовах інформатизації відомості з традиційних первинних документів корегуються так, щоб можна було прочитати виправлене число або знак. Величина корегування інформації на машинних носіях фіксується у відповідних електронних довідках. Персоналізація відповідності за усунення помилок і контроль правильності виправлень забезпечується так само, як і при складанні та контролі основної первинної документації.

Список літератури

1. Гайкович В. Ю., Першин А. Д. Безопасность электронных банковских систем. — М.: Единая Европа, 1994.

2. Гасанов Р. М. Шпионаж особого рода. — М., 1989.

3. Гуцалюк М. В. Впровадження нових інформаційних технологій в управлінську діяльність пожежної охорони // Пожежна безпека, К., 1997. — Вип. 4.

4. Гуцалюк М. Інтернет у боротьбі з корупцією та організованою злочинністю // Крок. — 2000., — листоп. — № 21.

5. Гуцалюк М. Координація боротьби з комп'ютерною злочинністю // Право України. — 2002. — № 5.

6. Економічний слоє, ник-р, оє, \р, ник. — К., 1995.

7. Е-будущее и информационное право / В. М. Брижко, А. А. Орехов, О. Н. Гальченко, В. С Цимбалюк / Под. ред Р. А. Калюжного, Н. Я. Швеца — К.: Интеграл, 2002.

8. Європа на шляху до інформаційного суспільства // 36. документів Європейської Комісії 1994-1995 pp. — К., 2000.

9. Збірник Постанов Пленуму Верховного Суду України (1963-1997). — Сімферополь: Таврія, 1998.

10. інформатизація законодавчої, нормотворчої, право застосовної та правоосвітньої діяльності: Посібник / Л. Є. Горьовий, М. Я. Швець, Т. Г. Дрогаль та ін. — К.: Парламентське видавництво, 1999.

11. Інформаційні технології та захист інформації: Збірник наук, праць. — Запоріжжя: Юрид. Ін-т МВС України. — 1998. — Вип. 2.

12. Калюжний Р. А., Цимбалюк В. С. Вдосконалення інформатизації ОВС України — передумова покращення їх діяльності в боротьбі зі злочинністю // Правова система України: теорія і практика. — К., 1993.


03.02.2011

Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції.

Щоб отримувати всі публікації
від сайту «Osvita.ua»
у Facebook — натисніть «Подобається»

Osvita.ua

Дякую,
не показуйте мені це!