Osvita.ua Вища освіта Реферати Менеджмент Менеджмент: система інформаційного забезпечення промислового підприємства. Реферат
Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції. З питань розміщення інформації звертайтесь за телефоном (044) 200-28-38.

Менеджмент: система інформаційного забезпечення промислового підприємства. Реферат

Формування інформаційної бази. Зовнішня інформація. Внутрішня інформація підприємства

Формування інформаційної бази. Основою інформаційного забезпечення менеджменту персоналу є інформаційна база, яка характеризує трудові ресурси даного об’єкта управління. Ця інформаційна база є складовою частиною загальної інформаційної бази, яка створюється при функціонуванні системи автоматизованого збирання й обробки інформації на об’єкті управління. Причому ця система діє на принципах безпаперової інформаційної технології.

Особливість даних, що збираються одноразово в ритмі виробництва і становлять єдине ціле інформаційної бази (баз), полягає в тому, що вони є єдиними, достовірними й об’єктивно необхідними різним користувачам: як бухгалтерам і економістам для обліку, складання звітності й аналізу виробничо-господарської та іншої діяльності об’єкта управління, так і менеджерам різних рівнів (при їх інформуванні відповідно до їхніх повноважень, посадових прав, функціональних обов’язків і міри відповідальності) для вироблення і прийняття управлінських рішень.

Інформаційна база, яка є складовою частиною інформаційного забезпечення менеджменту підприємства, складається з двох частин: зовнішньої та внутрішньої інформації. Внутрішня, в свою чергу, включає три групи масивів:

  • з нормативно-плановими і довідковими даними;
  • з фактичними даними;
  • спеціальні масиви.

Крім того, є й така група масивів, які характеризують похідну або вихідну інформацію. Вихідна інформація формується в процесі обробки (разом або окремо) нормативно-планових і фактичних даних.

Зовнішня інформація

Зовнішня інформація підприємства має ключове значення, вона є складною за структурою і великою за обсягами. Ця інформація складає таку предметну область, яка характеризує зовнішнє середовище й орієнтована на джерела й методичні прийоми, за допомогою яких можна одержати всі необхідні відомості про події та ситуації, що складаються на зовнішньому ринку. Тому цією проблемою займається на підприємстві спеціальна служба маркетингу.

Зазначимо, що в зв’язку з тим, що маркетинг в основному спрямований на визначення нових цільових ринків, виявлення потреб і запитів потенційних споживачів з подальшою розробкою для них відповідних товарів і послуг, а також усього комплексу заходів їх обслуговування, то формування інформаційного забезпечення з цих та інших питань вимагає окремого розгляду.

Крім того, маркетингова діяльність починається задовго до початку виробництва тієї чи іншої продукції, оскільки спочатку робиться аналіз ринку, а потім приймається рішення про те, яку продукцію слід виробляти й на які ринки збуту орієнтуватися. Але маркетингова діяльність не закінчується після реалізації товару, бо ж післяпродажне обслуговування клієнтів дозволяє отримувати додаткову інформацію, яка дає змогу постійно модифікувати і поліпшувати продукцію. Все це дає можливість продуктивніше задовольняти потреби клієнтів.

Збір і обробку інформації про зовнішнє середовище здійснює маркетингова інформаційна система, яка будується (при системному підході до організації одержання, обробки, аналізу інформації в процесі вироблення управлінських рішень) на основі комплексності та ув’язки всіх компонентів її предметної області, що досягається застосуванням сучасних засобів обчислювальної та інформаційної техніки.

Основними принципами формування й використання інформації в зазначеній системі є:

  • актуальність, що означає реальне відображення в кожний момент часу стану зовнішнього середовища, а тому потрібно щодня чи щогодини оновлювати відповідні бази даних;
  • вірогідність даних, що дає можливість знати про об’єктивний стан і розвиток зовнішнього середовища, ринку;
  • повнота відображення, необхідна для об’єктивного обліку всіх факторів, що впливають або формують зовнішнє середовище;
  • релевантність даних, що дозволяє одержати необхідну інформацію в певній відповідності зі сформованими вимогами та запобігти роботі з непотрібними даними;
  • цілеспрямованість даних, що дозволяє орієнтуватися на конкретні цілі та завдання у сфері зовнішнього ринку;
  • узгодженість та інформаційна єдність, що дозволяє розробляти таку систему показників, за якої були б неможливі протиріччя у висновках і неузгодженість первинних і похідних даних.

Джерелами первинних даних про ринок і зовнішнє макросередовище є такі.

1. Джерела загальної маркетингової інформації, які представлені:

а) каналами комунікації постійного невибірного впливу. Це є:

  • періодичні друковані видання загальної економічної орієнтованості (газети, журнали);
  • технічні канали засобів масової інформації (радіо, телебачення);
  • рекламна діяльність масового характеру;
  • інші.

б) каналами комунікації подієвого невибірного впливу. Це є:

  • виставки, наради, конференції, презентації, дні «відкритих дверей» тощо;
  • закони й акти, які видаються владою, укази Президента тощо;
  • виступи державних, політичних і громадських діячів.

2. Джерела вузькопрофільної маркетингової інформації, представлені комунікаційними каналами вибірного впливу:

  • опубліковані бухгалтерські, статистичні та фінансові звіти об’єктів управління;
  • звіти керівників підприємств і фірм на зборах акціонерів;
  • вузькоспеціалізовані виробничі друковані видання;
  • фірмові продажі з демонструванням спроможності товарів;
  • відомості економічного характеру, що розповсюджуються спеціалізованими фірмами у формі друкованої продукції чи на машиночитальних носіях інформації;
  • комерційні бази та бази даних різних інформаційних центрів;
  • інше.

3. Джерела, що формуються в результаті проведення спеціальних маркетингових досліджень, метою яких є збір додаткової інформації, пов’язаної з вирішенням конкретних маркетингових задач. Методи дослідження — спостереження, експеримент, опитування й т. ін.

Організація збирання, обробки та використання інформації про зовнішнє середовище розглядається окремо в інформаційних маркетингових системах.

Зовнішня інформація тісно пов’язана з внутрішньою інформацією різних організаційно-економічних і соціальних об’єктів управління.

Серед форм, що представляють первинну маркетингову інформацію, виділяють: текстову, табличну й матричну, графічну (календарні, сітьові графіки, графіки функціональної залежності між параметрами, графіки динамічних змін параметрів) тощо.

Внутрішня інформація підприємства

Внутрішня інформація характеризує всі процеси та явища, стан та інше, які виражаються через фактичну інформацію, а також нормативно-плановими, довідковими, договірними й іншими даними, що певний час використовуються без змін або коли зміни здійснюються частково.

Масиви з нормативно-плановими і довідковими даними. До інформаційних масивів з нормативно-плановими і довідковими даними належать:

  • штатний розпис працівників;
  • режим роботи підприємства і його структурних підрозділів;
  • ефективний (плановий) фонд праці;
  • планові обсяги випуску готових виробів;
  • планові потреби в основних робітниках і їхній заробітній платі;
  • плановий фонд заробітної плати;
  • поопераційні норми витрат часу на виготовлення одиниці продукції;
  • часові тарифні ставки;
  • календар року;
  • інші.

Розглянемо їхній зміст і методи їх формування.

1. В умовах ринкових відносин укомплектування виробництва кадрами стає проблематичним, а працедавці — вкрай вибагливими. Кількість штатних посад персоналу, як відомо, розраховується відповідно до обсягів виробництва (виробничої програми) та умов праці на підприємстві. А це ставить відповідні вимоги до штатних посад. Тому необхідно насамперед і в повному складі однозначно визначити професійні та специфічні вимоги до кожної штатної посади, її матеріальне забезпечення тощо. Це потрібно робити і для державних служб (центрів) зайнятості, куди надсилаються заявки на потрібних працівників, а також для оголошень, які підприємство може публікувати в пресі.

Структура масиву штатного розпису працівників підприємства SHTAT включає ряд блоків і має такий вигляд:

Блок 1.

Ключові слова:

  • структурний підрозділ;
  • категорія персоналу;
  • посада (професія);
  • кваліфікація (розряд);
  • кількість працівників на посаді.

Блок 2.

Зарплата й відпустки:

  • оклад або тарифна ставка;
  • величини доплати за вислугу років тощо;
  • тривалість основної відпустки;
  • тривалість додаткової відпустки;
  • інше.

Блок 3.

Специфічні вимоги до посади:

  • освіта;
  • вік;
  • рівень кваліфікації;
  • спеціальні навички (володіння комп’ютером тощо);
  • спеціальні вимоги (знання іноземної мови тощо);
  • специфічні умови праці (відрядження, вечірній чи нічний час тощо);
  • інше.

Блок 4.

Додаткове забезпечення:

  • халат;
  • рукавички;
  • взуття;
  • каска;
  • верхнє вбрання;
  • інше.

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — структурний підрозділ, категорія персоналу, посада (професія).

Дані при формуванні масиву SHTAT одержують із додаткових розрахунків або з чинного штатного розпису, посадових та інших інструкцій і нормативних документів.

2. На підприємствах, де застосовується 2-4-змінна праця, велике значення має інформація про режим роботи структурних підрозділів.

Структура масиву режиму роботи підприємства REGIM має такий вигляд:

  • термін праці — квартал, місяць, тиждень;
  • структурний підрозділ;
  • виробнича дільниця;
  • 1-а зміна — з ____ по ____ годину;
  • обідня перерва 1-ї зміни — з ____ по ____ годину;
  • 4-а зміна — з ____ по ____ годину;
  • обідня перерва 4-ї зміни — з ____ по ____ годину;
  • інше.

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — термін праці, структурний підрозділ, виробнича дільниця, номер зміни.

Джерелом формування масиву REGIM є графіки змінності тощо.

3. Плановий ефективний фонд робочого часу на підприємстві характеризує загальний час праці одного працівника на робочий період — місяць, квартал тощо і встановлюється на основі чинного законодавства.

Структура масиву ефективного (планового) фонду праці одного працівника FVREMK має такий вигляд:

  • календарний рік;
  • вид умов праці;
  • структурний підрозділ;
  • категорія персоналу;
  • професія (посада);
  • тривалість робочого дня;
  • ефективний (плановий) фонд робочого часу (годин) на місяць, квартал, півроку, 9 місяців, рік;
  • інше.

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — вид умов праці, структурний підрозділ, категорія персоналу, професія (посада).

Джерелом формування масиву FVREMK є відповідні законодавчі та інші акти.

4. Планові обсяги основного виробництва (виробничої програми) на різні періоди року розраховуються окремо за допомогою економіко-математичних методів оптимального планування. Вихідні дані фіксують у масив планових обсягів випуску готових виробів DKPLANI, структура якого має такий вигляд:

  • плановий період;
  • код виробу;
  • одиниця виміру;
  • кількість виробів.

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — коди виробів.

5. Згідно з плановими обсягами основного виробництва розраховують і показники потреби в основних робітниках і їхньої заробітної плати. Вихідні дані фіксуються в масив планової потреби в основних робітниках і їхньої заробітної плати PLKARD, структура якого має такий вигляд:

  • плановий період;
  • професія;
  • розряд;
  • кількість робітників;
  • сума нормативної (тарифної) заробітної плати.

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — професія, розряд.

6. Згідно з обсягами виробництва (виробничою програмою) і необхідною кількістю працівників для його виконання розраховується і плановий фонд заробітної плати структурним підрозділам на різні періоди року — місяць, квартал тощо.

Структура масиву планового фонду заробітної плати ZPFONDK має такий вигляд:

  • календарний рік;
  • квартал;
  • місяць;
  • структурний підрозділ;
  • сума на місяць;
  • загальна сума на квартал;
  • загальна сума на рік;
  • інше.

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — квартал, місяць, структурний підрозділ.

7. Для автоматизованого нарахування заробітної плати працівникам використовують, з одного боку, поопераційні норми затрат часу на виготовлення однієї деталі чи складання одного виробу, з другого — погодинні тарифні ставки. Поопераційна послідовність виготовлення однієї деталі чи складання одного виробу відповідає технологічному процесу.

Структура масиву поопераційних норм витрат часу на виготовлення однієї деталі OPZPD або складання одного виробу OPZPV має такий вигляд:

  • вид норми;
  • група норм виробітку;
  • код деталі чи виробу;
  • код технологічного переходу та операції;
  • професія;
  • тарифна група;
  • розряд;
  • нормативний час (години);
  • розцінка (сума нормативного або тарифного заробітку);
  • інше.

Метод організації масивів OPZPD або OPZPV — послідовний.

Ключі впорядкування — вид норми, код деталі чи виробу, код технологічного переходу та операції.

Джерелом формування цих масивів є поопераційні технологічні карти виготовлення однієї деталі або складання одного виробу, норми праці тощо.

Розцінка (сума нормативного або тарифного заробітку) в цьому масиві додатково розраховується за допомогою масиву годинних тарифних ставок для оплати праці робітників TARSTAV.

На основі цього масиву формуються масиви загальних витрат нормованого часу та заробітної плати на виготовлення однієї деталі SZPD або складання одного виробу SZPV. Структура цього масиву аналогічна щодо попереднього, за винятком таких показників: вид норми, група норм виробітку, код технологічного переходу та операції, тарифна група.

8. На основі даних про фактично відпрацьовані чи розраховані нормативні часи визначають величини нарахованої плати, використовуючи «постійну» інформацію — дані тарифних ставок. При цьому такі розрахунки здійснюються не кожного разу, а за відповідні проміжки часу (за накопиченими даними). Тарифні ставки визначаються в годинному розрізі. Денні та місячні тарифні ставки розраховуються шляхом множення годинних тарифних ставок тарифної групи й розряду на тривалість робочого дня в годинах або на фонд робочого часу місяця в годинах.

Структура масиву часових тарифних ставок для оплати праці працівників TARSTAV включає ряд блоків і має такий вигляд:

Блок 1.

Для почасових працівників на холодних роботах:

  • тарифна група 1;
  • розряд;
  • тарифний коефіцієнт;
  • погодинна ставка.

Блок 2.

Для відрядних працівників на холодних роботах та почасових працівників на роботах із шкідливими умовами праці:

  • тарифна група 2;
  • розряд;
  • тарифний коефіцієнт;
  • погодинна ставка.

Блок 3.

Для відрядних працівників на роботах зі шкідливими умовами та почасових працівників на роботах з особливо шкідливими умовами праці:

  • тарифна група 3;
  • розряд;
  • тарифний коефіцієнт;
  • погодинна ставка.

Блок 4.

Для відрядних працівників на роботах з особливо шкідливими умовами праці:

  • тарифна група 4;
  • розряд;
  • тарифний коефіцієнт;
  • погодинна ставка.

Блок 5.

Для почасових робітників-верстатників на холодних роботах:

  • тарифна група 5;
  • розряд;
  • тарифний коефіцієнт;
  • погодинна ставка.

Блок 6.

Для відрядних робітників-верстатників на холодних роботах:

  • тарифна група 6;
  • розряд;
  • тарифний коефіцієнт;
  • погодинна ставка.

Блок 7.

Для почасових робітників-верстатників на роботах із шкідливими умовами праці:

  • тарифна група 7;
  • розряд;
  • тарифний коефіцієнт;
  • погодинна ставка.

Блок 8.

Для відрядних робітників-верстатників на роботах із шкідливими умовами праці:

  • тарифна група 8;
  • розряд;
  • тарифний коефіцієнт;
  • погодинна ставка.

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — тарифна група і розряд тарифної сітки.

Дані при формуванні масиву TARSTAV можна одержати з відповідних таблиць, затверджених або погоджених з професійними спілками.

9. Структуру робочих, неробочих і святкових днів у році з виділенням кварталів і місяців визначає календар року.

Структура масиву календар року KALENDAR включає три блоки і має такий вигляд:

Блок 1.

Рік:

  • рік;
  • кількість робочих днів на рік.

Блок 2.

Квартали:

  • кількість робочих днів у I кварталі;
  • кількість робочих днів у II кварталі;
  • кількість робочих днів у III кварталі;
  • кількість робочих днів у IV кварталі.

Блок 3.

Місяці:

  • місяць (січень);
  • кількість робочих днів у місяці;
  • кількість робочих годин у місяці;
  • число останнього дня місяця;
  • неробочі дні місяця — ознака, число;
  • ……
  • місяць (грудень);
  • і т. д.

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — квартал, місяць.

Джерело інформації — календар року.

Зазначимо, що дані наведених вище масивів належать до умовно-постійної інформації, яка тривалий час використовується без змін або змінюється частково. Блочна структура масивів за цих умов вигідна при використанні даних.

Масиви з фактичними даними

Фактична інформація — це дані, що зафіксовані в масиви і характеризують у зазначеній підсистемі насамперед:

  • наявність і рух персоналу;
  • використання робочого часу;
  • нараховану заробітну плату тощо.

Розглянемо їхній зміст і методи їх формування.

1. Дані про наявність і прийнятий персонал належать до умовно-постійної інформації, яка багаторазово використовується тривалий час без значних змін для одержання різних облікових і звітних даних.

Структура масиву про наявність і прийнятих працівників підприємства KADR включає ряд блоків і має такий вигляд:

Блок 1.

Ключові слова:

  • структурний підрозділ;
  • табельний номер;
  • категорія персоналу;
  • посада (професія);
  • кваліфікація, розряд;
  • прізвище, ім’я та по батькові;
  • державний ідентифікаційний номер.

Блок 2.

Зарахування та переміщення:

  • дата (число, місяць, рік) зарахування (переміщення);
  • дата наказу;
  • номер наказу;
  • вид приймання (переміщення).

Блок 3.

Вік і стать:

  • дата (число, місяць, рік) народження;
  • стать.

Блок 4.

Освіта:

  • неповна середня (скільки класів);
  • середня;
  • середня спеціальна;
  • спеціальність за освітою;
  • кваліфікація за освітою;
  • вища (загальна, військова тощо);
  • спеціальність за освітою;
  • кваліфікація за освітою;
  • вчений ступінь;
  • вчене звання;
  • знання іноземних мов (перелік);
  • інше.

Блок 5.

Стаж роботи:

  • загальний стаж (днів, місяців, років);
  • безперервний стаж;
  • особливий стаж;
  • вислуга років;
  • інше.

Блок 6.

Пільги:

  • оподаткування;
  • учасник війни;
  • учасник бойових дій;
  • учасник ліквідації наслідків Чорнобильської катастрофи;
  • інвалід війни, ___ група;
  • інвалід праці, ___ група;
  • інвалід з дитинства, ___ група;
  • багатодітні;
  • інше.

Блок 7.

Навчання в закладах освіти:

  • вид закладу (загальна школа, технікум, університет тощо);
  • форма навчання (вечірня, заочна);
  • спеціальність по закінченні навчання;
  • кваліфікація по закінченні навчання;
  • рік вступу до закладу;
  • курс навчання (семестр);
  • період відпустки (збори, сесія);
  • інше.

Блок 8.

Підвищення кваліфікації:

  • вид закладу (курси, школа тощо);
  • форма навчання (вечірня, заочна);
  • дата вступу;
  • термін навчання;
  • кваліфікація;
  • період відпустки;
  • інше.

Блок 9.

Соціально-побутові умови:

  • тип житла (котедж, багатоповерховий будинок тощо);
  • кому належить житло (приватна власність, комунальна, відомча тощо);
  • вид проживання (постійно, тимчасово);
  • загальна площа житла, кв. м;
  • кількість прописаних;
  • кількість працюючих;
  • кількість пенсіонерів;
  • діти за статтю, їхні роки народження;
  • рік і порядковий номер черги на одержання житла;
  • наявність дачі, садової ділянки, огороду тощо;
  • дані про доходи сім’ї;
  • інше.

Блок 10.

Відношення до військової служби:

  • вид відношення;
  • військове звання;
  • військова спеціальність;
  • склад;
  • запас розряду;
  • інше.

Блок 11.

Використання відпусток:

  • вид відпустки;
  • за який рік надається відпустка;
  • рік і місяць відпустки;
  • кількість днів;
  • інше.

Блок 12.

Адреси й назви навчальних закладів (за необхідності):

  • адреса місця народження;
  • адреса місця проживання;
  • назва навчального закладу (див. Блок 7);
  • інше.

Блок 13.

Припинення трудового договору (дозаписується, після припинення, з відбіркового масиву VBKADR):

  • дата (число, місяць, рік) звільнення;
  • номер наказу та його дата;
  • причини припинення договору.

Блок 14.

Нарахована заробітна плата (архів, дозаписується з масиву нарахованої зарплати ZARKADR):

  • місяць і рік;
  • загальна сума нарахованої зарплати ;
  • у тому числі по визначених групах (видах оплат);
  • відпрацьовано днів (годин).

Інші блоки: нагороди, державні премії, публікації, поїздки за кордон, результати атестацій, нові навички (праця на комп’ютері, права водія) тощо.

Зазначимо, що нараховану заробітну плату (Блок 14) можна мати, крім того, і в іншій структурі. Наприклад, додати дані про види внесків і утримань, про нормативний час тощо (див. масив ZARKADR).

Метод організації масиву — послідовний.)Ключі впорядкування — структурний підрозділ, табельний номер, блоки.

Дані для формування масиву KADR отримують з таких первинних документів: особиста картка працівника, картка обліку спеціалістів з вищою та середньою спеціальною освітою, різні довідки тощо.

2. Припинення трудового договору працівником оформляється наказом (розпорядженням), на основі якого формується спеціальний відбірковий (короткий) масив.

Структура відбіркового масиву про припинення трудового договору працівниками VBKADR має такий вигляд:

  • структурний підрозділ;
  • табельний номер;
  • дата припинення;
  • дата наказу та його номер;
  • причина припинення;
  • інше.

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — структурний підрозділ, табельний номер.

3. Облік використання робочого часу працівниками із зазначенням усіх видів порушень трудової дисципліни має велике значення. Джерелом цієї інформації слугують дані заводської прохідної, одержані ручним, автоматизованим та іншим способом, на основі яких формується відповідний масив.

Структура масиву використання робочого часу працівниками TABL включає ряд блоків і має такий вигляд:

Блок 1.

Ключові слова:

  • структурний підрозділ;
  • табельний номер.

Блок 2.

Відпрацьовано часу:

  • дата (число, місяць);
  • зміна;
  • урочні, годин;
  • понаднормово, годин;
  • святкові й неробочі дні, годин.

Блок 3.

Порушення:

  • вид порушення (запізнення, передчасне залишення робочого місця, невихід на роботу тощо);
  • годин.

Блок 4.

Типові невиходи на роботу:

  • причина невиходу (відпустка, відрядження, виконання громадського обов’язку, хвороба тощо);
  • годин;
  • інше.

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — структурний підрозділ, табельний номер.

Зазначимо, що табельний облік виходів на роботу ведеться методом позначування невиходів.

У ряді випадків на основі даних про відпрацьований робочий час і про різні порушення трудової дисципліни можна формувати не єдиний масив TABL, а окремі масиви. Наприклад, такі: табельний облік робочого часу TBVRT, запізнення на роботу ZAPRABT, передчасне залишення робочого місця PZRABT, невиходів на роботу NERABT, облік понаднормової роботи SVERABT, роботи у святкові й неробочі дні PRARABT та ін.

4. Дані про нараховану заробітну плату працівникам у поточному місяці формуються, як правило, в оперативних масивах про облік виробітку працівниками-відрядниками чи в масиві про почасову заробітну плату. Підсумкова заробітна плата працівників за місяць формується в масиві нарахованої зарплати.

Структура проміжного масиву нарахованої заробітної плати ZARKADR включає ряд блоків і має такий вигляд:

Блок 1.

Ключові слова:

  • місяць;
  • структурний підрозділ;
  • табельний номер.

Блок 2.

Нарахована зарплата:

  • види оплати;
  • сума загальна, в тому числі по видах оплат;
  • відпрацьований час — фактичний і нормативний.

Блок 3.

Утримання і внески:

  • види утримань і внесків;
  • сума.

Дані Блоку 3 цього масиву розраховуються автоматично на ПЕОМ за раніше розробленими алгоритмами.

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — місяць, структурний підрозділ, табельний номер.

Спеціальні масиви

До інформаційної бази належить також певна кількість спеціальних масивів. Це масиви:

  • регламентуючої інформації REGLAMI;
  • бібліотеки описаних форм первинних BIBFORP і вихідних BIBFORV документів тощо.

Масив регламентуючої інформації REGLAMI формується на основі таблиці аналогічної назви, в якій зазначається КОМУ (посадова особа) і ПРО ЩО (про які об’єкти інформації треба інформувати) потрібно надавати інформацію. Цей масив є диспетчером при відборі та наданні посадовим особам необхідної інформації.

Структура цього масиву включає два блоки і має такий вигляд:

Блок 1.

КОМУ (надавати інформацію):

код ПЕОМ, яка використовується як АРМ;

  • структурний підрозділ;
  • посада;
  • прізвище, ім’я та по батькові.

Блок 2.

ПРО ЩО (про які об’єкти інформації треба інформувати):

  • вид діяльності та код об’єкта інформації;
  • критерії втручання;
  • номер вихідної форми;
  • вид носія;
  • строки видання вихідної інформації (за графіком).

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — код ПЕОМ, код об’єкта інформації.

У зв’язку з тим, що інформаційне забезпечення менеджерів здійснюється переважно на екрани ПЕОМ, то ознака «вид носія» не заповнюється. Вона заповнюється лише в тих випадках, коли вихідна інформація видається на паперовий (індекс П) або на магнітний (індекс М) носій.

Зазначимо, що коли та чи інша ПЕОМ використовується як АРМ тільки однією посадовою особою, то в Блоці 1 масиву REGLAMI показники — структурний підрозділ, посада, прізвище, ім’я та по батькові — можуть бути відсутніми.

Для зменшення обсягів масиву REGLAMI можна використати допоміжні довідкові масиви. Так, для розшифрування користувачів ПЕОМ, коли однією ПЕОМ користуються кілька посадових осіб, формується довідковий масив посадових осіб RUKOV, який має такий вигляд:

  • код ПЕОМ;
  • структурний підрозділ;
  • посада;
  • прізвище, ім’я та по батькові.

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — код ПЕОМ, структурний підрозділ, посада.

Для розшифрування об’єктів інформації формується довідковий масив об’єктів інформації OBINF, який має такий вигляд:

  • вид діяльності;
  • код об’єкта інформації;
  • коротка назва об’єкта інформації.

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — вид діяльності, код об’єкта інформації.

Вихідну інформацію, яка після обробки на ПЕОМ надсилається посадовим особам, розміщують у вихідні форми. Ці форми виводять на екрани ПЕОМ або на паперові та магнітні носії. Форми вихідних документів, що використовуються в системі інформаційного забезпечення менеджерів різних рівнів підприємства, мають чотири типи побудови: з повною, короткою та довідковою структурою, а також типові тексти-заготовки службових листів.

Форми, при заповненні яких водночас використовуються нормативно-планові (договірні) та фактичні дані, мають повний набір інформаційних сукупностей із зазначених даних. Такі форми називають формами з повною структурою. Зазначені форми характеризуються тим, що включають усі номенклатурні позиції та їхні показники масивів, що використовуються при заповненні конкретної форми. Тому вони громіздкі, містять інформацію, яка не використовується при прийнятті рішень, а також включають дублюючі показники. Це номенклатури-записи, в яких фактичні дані адекватні нормативно-плановим (договірним), тобто у цих записах відсутні відхилення.

Форми, під час заповнення яких використовуються дані лише про відхилення фактичних даних від нормативно-планових (договірних), що одержані в процесі складання форм із повною структурою, мають короткий (тобто не повний, а лише відповідний набір даних з інформаційним навантаженням) набір інформаційних сукупностей. Такі форми називають формами з короткою структурою.

На відміну від повних, до форм з короткою структурою не включаються показники нормативно-планових (договірних) і фактичних сукупностей, тому що відхилення в натуральних (кількісних і вартісних) і відносних величинах дублюють попередні, несуть більше смислове навантаження і використовуються ефективніше (без додаткової обробки) при прийнятті рішень.

Така форма зручно розташовується на екрані ПЕОМ. Крім того, до форм із короткою структурою не включаються номенклатурні записи, у яких відсутні показники відхилень. Це робить форму недовгою і компактною, придатною для використання при прийнятті управлінських рішень. Зазначимо, що ця форма складається шляхом програмного редагування аналогічної форми з повною структурою.

Форми, для заповнення яких використовуються окремо нормативно-планові (договірні) чи фактичні дані, мають довідковий характер, адже вони відображають стан того чи іншого об’єкта, процесу тощо. Такі форми називають формами з довідковими структурами.

Форми, в яких розміщуються типові текстові матеріали, несуть функцію заготовок для подальшого оформлення наказу, розпорядження, супроводжувального листа тощо. Такі форми називають формами із типовими текстами-заготовками.

Наведемо конкретний приклад форм з повною і короткою структурою.

Для складання відомостей про потребу в персоналі для окремих структурних підрозділів чи підприємства в цілому використовують, з одного боку, масив штатного розпису SHTAT (Блок 1), з другого, — масив наявності персоналу KADR (Блок 1) за станом на певну дату. Зазначимо, що використовуються також спеціальні масиви регламентуючої інформації REGLAMI і бібліотеки описаних форм вихідних документів BIBFORV.

Ці відомості складають за формою з повною структурою, яка включає всі позиції: записи штатного розпису і фактичної наявності персоналу (форма 1-п).

ПЕОМ № 004. Форма 1-п

Зведені відомості про потребу в персоналі в розрізі категорій, посад і дільниць для [дільниці № ___________ ] цеху №15 [підприємства в цілому] за станом на [за період з ___________по____________ ] 1 вересня 2000 р.

Елементи об’єкта інформації

Кількість

Відхилення

категорія персоналу

посада, професія

номер
дільниці

за штатом

фактично

кількість («+» / «–»)

%

1

2

3

4

5

6

7

1

Начальник

1

1

 

Ст. інженер

2

2

 

Економіст

1

1

–1

100%

 

Менеджер

2

1

1

 

Разом

 

5

4

– 1

20%

4

Токар

3

6

3

– 3

50%

 

Слюсар

3

8

6

– 2

25%

 

Разом

*

14

9

– 5

36%

 

Усього

*

19

13

– 6

32%

 

Примітка: 1. Номер форми 1-п означає, що відомість складена за повною структурою.

2. Коли відомості формуються на рівні цеху, тоді в «шапці» ознаки «дільниця № __», «підприємства в цілому» і «за період з ___ по ___» (вони виділені квадратними дужками) будуть відсутніми, а коли на рівні підприємства в цілому — буде відсутньою й ознака «цех № __».

Отже, у «шапці» форми відсутні показники «КОМУ — структурний підрозділ, посада й прізвище, ім’я та по батькові», а номер ПЕОМ зазначений поряд із номером форми. Це зроблено тому, що ПЕОМ використовується як АРМ однією посадовою особою.

Проте зміст цієї відомості перевантажений як дублюючими показниками (кількість — за штатом і фактично, відхилення — кількість і %), так і даними, що не несуть змістового навантаження (див. рядки: начальник цеху, ст. інженер, менеджер другої дільниці й т. ін.). Від цього відомість стає громіздкою, її дані важко аналізувати при використанні.

Таких вад можна уникнути, якщо для висвітлення на екрані ПЕОМ цієї відомості, що надається начальникові цеху (його ПЕОМ має № 004), використати форму з короткою структурою. У ній будуть відсутніми графи (4 й 5), а також позиції, в яких відсутні відхилення (див. вище).

Зазначені вихідні форми мають відповідну нумерацію. Форми з повною структурою (індекс п) можуть мати непарні номери, наприклад, серію з № 1-п до 499-п. Форми з аналогічними назвами, але з короткою структурою (індекс к), можуть мати парні номери, наприклад, серію з № 2-к по 500-к.

Форми з довідковою структурою (індекс д) можуть мати окрему серію номерів, наприклад, з № 501-д до 799-д, а форми з типовими текстами-заготовками (індекс т) — наступну серію номерів, наприклад, із № 800-т по 999-т.

2. Всі вихідні форми розміщуються в масиві бібліотеки описаних форм вихідних документів BIBFORV, який має такий вигляд:

  • вид структури;
  • номер вихідної форми та її індекс;
  • повна назва («шапка») вихідної форми;
  • структура форми (назви граф).

Метод організації масиву — серійно-послідовний.

Ключі впорядкування — вид структури, номер вихідної форми.

Треба взяти до уваги, що в «шапці» (назва вихідної форми) необхідно вказати: тип даних (зведені чи аналітичні), повну назву форми із зазначенням ознак ранжировки (групування) даних, об’єкт управління (ланку, цех, відділ, підприємство в цілому), а також період або дату, на яку складені дані. Наприклад, зведені відомості про потребу в персоналі в розрізі категорій, посад і дільниць цеху № 15 за станом на 1 вересня 2000 р. (див. форму № 1-п).

Зазначені масиви разом з іншими формують інформаційну базу, яка належить до об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту персоналу.


10.01.2011

Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції.

Щоб отримувати всі публікації
від сайту «Osvita.ua»
у Facebook — натисніть «Подобається»

Osvita.ua

Дякую,
не показуйте мені це!