Osvita.ua Вища освіта Реферати Менеджмент Особливості комунікаційних процесів в управлінні. Реферат
Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції. З питань розміщення інформації звертайтесь за телефоном (044) 200-28-38.

Особливості комунікаційних процесів в управлінні. Реферат

Елементи та етапи комунікаційного процесу. Процес комунікації в організаціях. Прийняття рішень, етапи, класифікація задач прийняття рішень, вибір та його особливості

Менеджмент (англ. management -- управління, завідування, організація) це управління виробництвом або комерцією; сукупність принципів, методів, коштів і форм управління, що розробляються і що застосовуються з метою підвищення ефективності виробництва і збільшення прибутку.

Сучасний менеджмент включає дві невід'ємні частини: теорію керівництва; практичні способи ефективного управління, або мистецтво управління.

До сполучних процесів у менеджменті відносять комунікації (обмін інформацією) та прийняття рішень. Вони поєднують (сполучають) функції планування, організації, мотивації та контролю.

Елементи та етапи комунікаційного процесу

Процес комунікації в організаціях. 73 % американських та 85 % японських керівників вважають комунікації головною перепоною на шляху досягнення ефективності їх організацій. Отже неефективність комунікацій - одна з самих головних сфер причин виникнення проблем.

Комунікація ‑ спілкування (communication) обмін інформацією та змістом інформації між двома та більше особами.

Слово інформація походить від латинського informatio ‑ роз’яснення, виклад. Під інформацією звичайно розуміють будь-які дані про об’єкти, системи, явища, процеси, ситуації.

Зв’язки, які слугують для передачі інформації в технічних системах, або між системами, називають каналами зв’язку, або телекомунікаціями.

Комунікаційний процес (елементи та етапи).

Розробка ідеї ‑ це формулювання ідеї ті відбір інформації. Лейтмотив етапу “Не починайте говорити, поки не почали думати”, інакше обмін на цьому може закінчитися.

Якщо ідею не упакувати за допомогою символів привабливо та не вкласти у вагомі канали, вона не буде мати збуту. Кодування ідеї за допомогою символів, (з використанням слів, інтонацій, жестів) перетворює ідею на повідомлення. Канал повинен відповідати ідеї та символам кодування. Одночасне використання каналів звичайно більш ефективне, ніж тільки письмо.

Передача. Фізична передача.

Декодування. Перетворення символів відправника в думки одержувача.

Якщо символи відправника мають те ж значення для одержувача, то процес обміну інформацією на цьому закінчується. Але щоб керівнику зрозуміти, що це так, потрібен зворотній зв’язок.

Зворотний зв’язок є реакцією одержувача інформації, що показує відправнику, чи є зрозумілою інформація, тобто допомагає подолати шум (завади).

Шум ‑ це те, що спотворює, викривляє інформацію в лінії зв’язку через фізичну взаємодію сигналу та середовища у разі мовних відмінностей та відмінностей у сприйнятті.

Відсутній або поганий зворотній зв’язок перешкоджає ефективному обміну інформацією. Зворотний зв’язок дозволяє обом сторонам заглушити шум. Щоб обмін інформацією став ефективним, ваш підлеглий повинен повідомити вас, як він розуміє задачу та ваші сподівання у відношенні результатів його діяльності. Потім за діями ви безумовно побачите, зрозумів вас підлеглий чи ні.

Намагайтеся встановити зворотний зв’язок. Наведемо приклади засобів встановлення зворотного зв’язку шляхом задавання запитань.

1. “Біл, як ви вважаєте, з чого потрібно почати, щоб усе пішло гладко?”.

2. “Боб, я не впевнений, що охопив усі моменти, тому будь ласка розкажіть мені, які питання ви вважаєте найбільш важливими щодо проекту, над яким ви будете працювати?”

3. Політика відкритих дверей ‑ одну годину щоденно ви готові вислухати будь-кого з будь-якого питання. У будь-якому разі, розумно написати підлеглому записку про зміни в його роботі.

Висновок. Процес обміну інформацією - це система із зворотнім зв’язком та шумом.

Керівник від 50 % до 90 % часу витрачає на комунікації. Для успіху індивіду та організації необхідні ефективні комунікації:

  • зі споживачами ‑ реклама та інші програми просування товарів на ринок,
  • у сфері відношень з громадськістю ‑ за допомогою створення “іміджу”,
  • з державними організаціями ‑ письмові звіти, використання лобі, капітальних груп.

Обговорення, збори, телефонні розмови, службові записки, відеострічки, звіти тощо, що циркулюють в організації ‑ часто є реакцією на можливості або проблеми з боку зовнішнього середовища.

Комунікації між рівнями та підрозділами. Міжрівневі комунікації:

  • керівник - підлеглий,керівник,
  • робоча група,
  • неформальні комунікації (або канал розповсюдження чуток).

Оскільки каналами чуток інформація передається набагато швидше, ніж формальними каналами, то керівники використовують їх для запланованої “втрати” інформації. 80-99 % чуток точні щодо інформації про фірму, але не особисту.

Типова інформація, що передається по каналах розповсюдження чуток:

  • 1. Скорочення робітників.
  • 2. Нові стягнення за запізнення.
  • 3. Зміни в структурі організації.
  • 4. Пересування кадрів.
  • 5. Детальне викладення суперечки двох керівників на останній нараді.
  • 6. Хто кому призначає побачення після роботи.

Комунікації між підрозділами використовують для координації завдань та дій.

Перепони в організаційних комунікаціях.

1. Викривлення інформації:

  • свідоме ‑ не згодний з повідомленням,
  • несвідоме ‑ через міжособисті перепони в комунікаціях,
  • у процесі фільтрації ‑ страх перед покаранням,
  • тенденція подавати позитивну інформацію,
  • відчуття некорисності справи.

2. Перевантаження інформаційних каналів. Може подавити здібність керівника думати та діяти.

3. Незадовільна структура організації. Шляхи покращення обміну інформацією в організаціях:

а. Створення системи зворотного зв’язку (опитування робітників).

б. Регулювання інформаційних потоків (якість, кількість інформації).

в. За допомогою управлінських дій (обговорення, контроль, звіти).

г. Через системи збирання пропозицій:

  • друку матеріалів інформативного характеру,
  • шухляди для пропозицій,
  • телефонні розмови,
  • програма конфіденціального двобічного письмового зв’язку,
  • створення груп робітників, які регулярно, 1 год. за тиждень збираються для обговорення та вирішення проблем у виробництві та обслуговуванні “кажи вільно”, “кружок якості”,
  • застосування досягнень сучасних інформаційних технологій (електронна пошта, відеоконференції, різні типи інформаційних систем на базі ЕОМ).

Прийняття рішень, етапи, класифікація задач прийняття рішень, вибір та його особливості

Процес прийняття рішень - центральний пункт теорії управління.

Прийняття рішення (ПР) - це психологічний процес. Керівник знаходиться під впливом таких психологічних факторів, як:

  • соціальні установки,
  • досвід,
  • особисті цінності,
  • почуття, емоції.

Рішення - це вибір альтернативи.

Менеджером можна назвати людину тільки у разі, коли вона приймає організаційні рішення або реалізує їх через інших осіб.

Чим відрізняються організаційні рішення від рішень повсякденних? Організаційні рішення це вибір керівника, який він повинен зробити для виконання посадових обов`язків.

Оргрішення спрямовані на досягнення цілей організації.

В сфері ПР Мінцберг виділив 4 ролі керівника:

  • підприємець,
  • фахівець з виправлень порушень у роботі,
  • розподілювач ресурсів,
  • фахівець з досягнення згоди.

Типові рішення для функцій управління

Планування:

  • Яке наше надзавдання або природа нашого бізнесу?
  • Якими повинні бути наші цілі?
  • Які зміни відбуваються в зовнішньому середовищі та як вони відображаються на організації?
  • Які стратегію та тактику треба вибрати для досягнення цілей?

Організація діяльності:

  • Як декомпозувати роботу організації?
  • Як скоординувати функціонування підрозділів?
  • Кому на кожному рівні прийняття які рішення довірити?
  • Чи потрібно змінювати структуру через зміни в зовнішньому середовищі?

Мотивація:

  • Що потрібно моїм підлеглим?
  • Як ці потреби задовольняються?
  • Чому підвищилась (знизилась) продуктивність та задоволення роботою підлеглих?
  • Якими засобами підвищити продуктивність та рівень задоволення працею?

Контроль:

  • Як вимірювати результати праці?
  • Наскільки часто оцінювати результати?
  • Який ступінь досягнення цілей?
  • Які корективи потрібно внести, якщо ступінь досягнення цілей недостатній?

Рішення приймають за допомогою інтуїції, суджень або методом раціонального вирішення проблем.

Інтуїтивні рішення - це вибір лише на відчутті того, що він правильний.

Судження - це вибір, обумовлений знаннями та досвідом “ми завжди це робимо так”).

Раціональне рішення - це процес що, складається з взаємозалежних етапів.

Етапи раціонального рішення проблем

1. Діагностика проблеми. Фази. Визначення “симптомів хвороби організації” (сталось те, чого не повинно було статися). Типові “симптоми” - низькі прибутки, продуктивність, якість, великі витрати, конфлікти, велика плинність.

Визначення проблеми.

Для виявлення причин виникнення проблеми збирають внутрішню та зовнішню інформацію, що стосується справи, проблеми, мети, періоду часу.

2. Формулювання обмежень та критеріїв ПР. Обмеження залежать від ситуації, керівників, організації.

Зазначимо деякі загальні обмеження:

  • недостатня кількість робітників з необхідною кваліфікацією та досвідом;
  • неспроможність купити ресурси за прийнятними цінами;
  • потреба в ще не розробленій технології, або занадто коштовній;
  • закони та етичні норми.

Суттєвими обмеженнями всіх управлінських рішень є межі повноважень усіх членів організації.

Інформаційні обмеження. - це дані, що відфільтровані для конкретних людей, проблем, цілей, ситуацій.

Обмеження поведінки. Керівники часто по-різному сприймають існування та серйозність проблеми. Поведінку обмежують особисті пристрасті або лояльність по що до когось.

Визначаються стандарти оцінки рішення, які прийнято називати критеріями прийняття рішень.

3. Визначення альтернатив.

4. Оцінка альтернатив.

5. Вибір альтернативи. Практично всі важливі організаційні рішення компромісні. Вибирають альтернативи, що вносять найбільший внесок у досягнення загальної цілі.

6. Реалізація. Визначення рішення рідко буває автоматичним, навіть якщо воно гарне. Керівник повинен переконувати в правильності свого погляду на проблему. Підхід типу “правий я або не правий, але керівник я”, сьогодні у світі освічених людей не спрацьовує.

Загальна теорія прийняття рішень. Сучасна тенденція вибору полягає у поєднанні здатності людини розв’язувати складні, неформалізовані задачі з можливостями різних формальних методів та комп’ютерного моделювання.

Класифікація задач прийняття рішень

1. Множина альтернатив може бути скінченною, зліченою або ж континуальною.

2. Оцінка альтернативи може відбуватися за одним критерієм чи множиною таких.

3. Режим вибору може бути одноразовим, або ж багаторазовим, що дозволяє навчатися через досвід.

4. Умови вибору (середовище вибору): рівень визначеності, з якого можна прогнозувати результат, можуть бути точно відомі (вибір за умов визначеності), мати ймовірнісний характер, коли відомі ймовірності можливих подій після вибору (вибір за умов ризику, або за умов стохастичного ризику), мати невизначений характер (вибір за умов невизначеності).

5. Відповідальність за вибір може бути одноосібною (індивідуальний вибір) або ж багатоосібною (груповий або колективний вибір).

6. Ступінь узгодженості цілей за умов багатоосібного вибору може змінюватись у широких межах: від повної збіжності інтересів сторін (кооперативний вибір) до їх прямої протилежності (у разі конфлікту).

7. Організація - складна, багаторівнева система, тому вибір усіх взаємозалежних рішень повинен бути зкоординованим.

Різні сполучення варіантів та ситуацій визначають велику різноманітність задач вибору. Наведемо їх основні типи. (Треба зауважити, що формальних методів вибору настільки багато, що орієнтуватися в них дуже важко навіть найдосвідченішим фахівцям. Певний клас задач вибору має свою систему основних понять та специфічних методів).

Індивідуальний вибір за умов визначеності та ризику (моделі дослідження операцій)

Класифікація задач прийняття рішення за умов визначеності та ризику наведені в схемі - класифікація задач дослідження операцій.

Приклади вибору за умов визначеності.

1. Внесок надлишку готівки (прибутку) організації в державні сертифікати. Малоймовірно, що уряд не зможе виконати свої зобов'язання.

2. Керівник може на найближчу перспективу визначити витрати на виробництво певного вибору, оскільки орендна платня, вартість ресурсів відомі. До задач звичайної оптимізації належать задачі найкращого вибору з множини альтернатив Х за одним критерієм.

f(x)®max

xÎX;

або за множиною критеріїв:

{fi(x),iÎI={1,...,M),

j i (x) £0, jÎJ = 1,...,m

xÎX.

Приклади вибору за умов ризику:

  • Монета лягає “решкою” в 50 % випадків.
  • Рішення, що приймаються на основі прогнозів аналізу ринку.
  • Визначення кількості та розмірів страхових внесків страховою агенцією на основі прогнозів рівня смертності населення.
  • Страхувати чи ні свій парк автомобілів організації? 3і статистики страхування відомо, що один з десяти водіїв раз на рік попадає в аварію. Середній збиток складає 2000 дол.
  • Ставки на скачках, на основі інформації та досвіду.

Індивідуальний вибір за умов невизначеності

Імовірність потенційних результатів неможливо оцінити у разі:

  • коли фактори, що впливають, є новими та складними ;
  • якщо неможливо знайти достатньо релевантної інформації ;
  • коли швидко змінюються обставини.

Найвищим потенціалом невизначеності володіє соціокультурне, політичне, наукоємне середовище.

Невизначеності прийнято розподіляти на три класи:

  • “Невизначеність природи” – це невідомі фактори.
  • “Невизначеність противника”.
  • “Невизначеність бажань” або цілей (останніх завжди декілька).

Приклад вибору за умов невизначеності.

Рішення Міноборони про розробку нової зброї:

  • ніхто не знає - як саме і чи буде взагалі використовуватись;
  • чи буде ефективним, коли надійде до армії;
  • коли буде розроблено ?

На практиці небагато управлінських рішень приймають в умовах повної невизначеності.

Висновок. Отже, до сполучних процесів у менеджменті відносять комунікації (обмін інформацією) та прийняття рішень. Вони поєднують (сполучають) функції планування, організації, мотивації та контролю.

Комунікація ‑ спілкування (communication) обмін інформацією та змістом інформації між двома та більше особами.

Комунікація – це процес передавання інформації від однієї особи до іншої (інших). Комунікаціями (спілкуванням) пронизана вся система управління організацією. Метою комунікації є розуміння, осмислення переданої інформації.

Проте комунікація не обмежується простим передаванням інформації. Вона має здійснюватися таким чином, щоб надіслана інформація впливала на поведінку того, кому вона адресована, мотивувала його до певних дій. А це можливо у тому випадку, коли обидві сторони впевнені у тому, що рішення і відповідні дії на основі даної інформації змінять ситуацію на краще. Для цього інформація має бути достовірною, своєчасною, повною і релевантною (прямо чи опосередковано стосуватися об'єкта управління).

Вимоги до інформації неоднакові на різних стадіях процесу управління. Так, при постановці цілей значення має обсяг інформації, наукова і технічна її новизна, повнота. При оцінці ситуації – структура інформації, що дає можливість використати системний підхід для аналізу ситуації. При розробці управлінських рішень – її своєчасність, повнота, можливість автоматизованої обробки тощо.

В основі процесу управління лежить прийняття управлінських рішень. Плануючи майбутню діяльність, керівник фірми приймає рішення щодо її майбутніх цілей, способів їх реалізації, необхідних ресурсів. У процесі організації діяльності приймаються рішення щодо організаційної структури, організації виробничого процесу, розподілу робіт серед виконавців та забезпечення їх виконання необхідними засобами, мотивації виконання робіт та контролю за результатами.

Прийняття рішення (ПР) - це психологічний процес. Керівник знаходиться під впливом таких психологічних факторів, як:

  • соціальні установки,
  • досвід,
  • особисті цінності,
  • почуття, емоції.

Література

1. Андрушків Б.М., Кузьмін О.Є. Основи менеджменту. – Львів, «Світ», 1995. – 296 с.

2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник, 3-е изд. – Гардарика, 1998. – 528 с.

3. Друкер П. Практика менеджмента.: Пер. с англ.: Уч.пос. – Издательский дом «Вильямс», 2000. – 398 с.

4. Колот А.М. Мотивація, стимулювання й оцінка персоналу: Навч. посібник. К.: КНЕУ, 1998. – 224 с.

5. Колпаков В.М. Методы управления. – К.: МАУП, 1997. – 160 с.

6. Кредісов А.І., История учений менеджмента.. – К.: ВИРА-Р, 2000. – 336 с.

7. Кредісов А.І., Панченко Є.Г., Кредісов В.А. Менеджмент для керівників. К.: Т-во “Знання”, 1999. – 556.

8. Ру Д., Сульє Д. Управління / Пер. з фр. – К.: Основи, 1995. – 442с.

9. Стадник В.В. Йохна М.А Менеджмент. Навч. посібник. – К.: Академвидав, 2003. – 464 с.

10. Тарнавська Н.П., Пушкар Р.М. Менеджмент: теорія та практика: Підручник для вузів. – Тернопіль: Карт-бланш,1997. – 456 с.


07.01.2011

Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції.

Щоб отримувати всі публікації
від сайту «Osvita.ua»
у Facebook — натисніть «Подобається»

Osvita.ua

Дякую,
не показуйте мені це!