Osvita.ua Вища освіта Реферати Журналістика Співвідношення частин тексту. Етапи роботи над службовим документом. Реферат
Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції. З питань розміщення інформації звертайтесь за телефоном (044) 200-28-38.

Співвідношення частин тексту. Етапи роботи над службовим документом. Реферат

Загальні вимоги до документа. Редагування документа в електронному варіанті. Види текстових документів

Співвідношення частин тексту

Службовий документ бажано присвячувати одному питанню. Незалежно від того чи текст документа простий, чи складний, він не повинен бути тематично різнорідним, логічно незв’язаним.

Автор документа зобов’язаний лаконічно викласти суть справи, не розтягувати вступну частину переказом всім відомих положень.

При викладі матеріалу не можна нагромаджувати документ другорядними деталями. Треба виділити головне, навести свої аргументи, підкріпити їх важливими фактами і цифрами. Великий потік цифр, прикладів перевантажує зміст тексту документа.

Загальні вимоги до документа:

  • Документ повинен відповідати або, принаймні, не суперечити діючому законодавству і директивним вказівкам керівних органів.
  • Документ повинен бути об’єктивним, базуватися на фактах, містити конкретні, реальні вказівки або пропозиції.
  • Документ має бути складений за встановленою формою.
  • Документ має бути бездоганно відредагований і акуратно оформлений.

Етапи роботи над службовим документом

Робота над текстом самого автора або іншого службовця розпочинається з вичитки в цілому. При першому прочитанні не рекомендується вносити виправлення одразу. Можна зробити помітки на сторінках або в самому тексті олівцем. Якщо текст складний, то бажано робити помітки на окремих аркушах паперу, які потім скріплювачем підшивати до редагованого документа.

Перед тим, як розпочати виправлення, слід подумати і з’ясувати в цілому всю послідовність роботи. При цьому треба звернути увагу на те, які можуть знадобитися додаткові відомості, що слід підібрати з інформативних даних, які види виправлень можуть бути використані.

Перший етап - уважне ознайомлення з текстом. При цьому перевіряється весь фактичний матеріал і звертається увагу на те, чи його досить або забагато. В процесі роботи на цьому етапі ретельно перевіряються всі джерела, цитати, бібліографічні дані. Свої зауваження, якщо вони виникли під час роботи над текстом, редактор повинен погодити з автором документа.

Другий етап передбачає безпосереднє виправлення документа. При цьому особа, яка займається редагуванням, сама вирішує, який план робіт на цьому етапі буде найкращим. У процесі одночасно вирішується і питання мовного стилю. Для полегшення роботи використовуються вже готові замітки, зроблені під час першого прочитання тексту.

Необхідною умовою професіональної роботи на цьому етапі є використання коректурних знаків.

Третій етап - готовий матеріал друкується, а один з варіантів тексту подається автору.

Редагування документа в електронному варіанті

Серед можливостей, які надаються в Word’97, слід виділити наступні: досить зручна система довідникової допомоги, запровадження і пов’язування графічних об’єктів, редагування малюнків засобами самого Word’97, форматування абзаців і символів, автоматизоване форматування документів на основі стилів, зручність побудови і редагування таблиць, гнучкі засоби структурної перебудови документа, засоби контролю орфографії і граматичної правильності тексту, наявність конвертерів для зв’язку з іншими прикладними програмами.

Використовуючи засоби таких прикладних програм Windows, як Paint, Microsoft Equation, Microsoft WordArt, Microsoft Graph, у програмі Word’97 можна створювати малюнки, формули, текстові ефекти, а також діаграми різноманітних типів на основі табличних даних.

Порівняно з попередниками, Word ’97 має наступні особливості:

  • покращання діалогу пошуку, відкриття і управління файлами згідно з форматом інтерфейсу Windows;
  • подальше вдосконалення системи довідникової системи на основі технології IntelliSense;
  • можливість автоматичної перевірки орфографії з виділенням помилок;
  • можливість використання ресурсів роботи як в локальній мережі, так і в мережі WWW;
  • підвищення зручності автоматичного форматування документа при введенні тексту: виділення заголовків, створення нумерованих і маркірованих списків, а також обмежувальних ліній.

Редагування - це зміна змісту документа шляхом перестановки, заміни, вставки і знищення фрагментів документа. Елемент документа, до якого застосовуються ці дії, попередньо має бути виділеним. Операції вирізання, копіювання і вставки тексту можуть бути виконані за допомогою команд меню або за допомогою існуючих кнопок панелі інструментів "Стандартная" (Standart). В Word ’97 існує зручний спосіб переміщення фрагментів тексту за допомогою мишки - "drag-and-drop" (перемістити і покласти).

Форматування документа - це зміна його зовнішнього вигляду. Параметри форматування можна встановлювати до і після набору тексту. В Word ’97 розрізняють форматування символів і форматування абзаців. Поняття символ містить в собі не тільки окремий символ, але і слово, фразу, а також фрагмент тексту, який не є абзацом.

Після набору і редагування тексту документа виконується орфографічний, граматичний і синтаксичний контроль правильності тексту. Якщо файл документа планується використовувати в іншому текстовому процесорі, то при його збереженні на диску, треба подумати про його конвертування в формат, який підходить для забезпечення можливості подальшої обробки даного документа. Перед друкуванням документа може виконуватись налагоджування пристроїв друку.

Документ, створений в текстовому процесорі, може включати в себе зовсім різні об’єкти, наприклад, таблиці, малюнки, діаграми. Створення і редагування таких об’єктів може здійснюватись без виходу з Word ’97 за місцем розташування об’єкта в документі. При цьому можуть використовуватись не тільки власні засоби Word ’97, але і засоби інших прикладних програм Windows.

Види текстових документів

Програмні засоби, призначені для створення, редагування та форматування текстових документів, називаються текстовими процесорами. Документи можна поділити на прості та комплексні. Прості являють собою форматований текст. Складні документи можуть містити об’єкти іншої природи - малюнки, таблиці, формули тощо.

Сучасні текстові процесори опрацьовують документи трьох типів: друковані, електронні та Web-документи.

Друковані створюються та друкуються на одному робочому місці. Подальше просування таких документів здійснюється на паперовому носієві.

Електронні документи передаються у вигляді файлів. Як правило, вони призначені для подальшого редагування.

Web-документи призначені для розміщення в мережі Internet. Їх особливістю є те, що вони можуть змінювати свій вигляд у залежності від ресурсів комп’ютера, на якому вони будуть відображатись.

Документ може бути записаний у різних форматах.

Для прискорення введення змісту документа використовуються такі вбудовані засоби, як автотекст та автозаміна. Словник автотексту містить набір найбільш поширених або вживаних слів та словосполучень. При введенні перших чотирьох літер такого елементу на екрані з’являється підказка з повним текстом елементу. Для завершення вводу такого елементу достатньо натиснути клавішу Enter. Користувач може також самостійно обрати елемент автотексту (наприклад, власне прізвище), використавши команду Вставка - Автотекст - Автозаміна.

Автозаміна дозволяє спростити введення довгих слів та словосполучень шляхом введення більш короткої послідовності символів. Крім того, цей засіб автоматично виправляє слова з помилками за умови, що правильний варіант слова міститься в словнику автозаміни.

Редагування документа передбачає зміну вмісту або параметрів документа. Для внесення виправлень у набраний документ необхідно спочатку завантажити цей документ, тобто відкрити його.

Для відкриття документа потрібно обрати пункт меню Файл - Открыть. На екрані з'явиться вікно, у якому потрібно задати маршрут (текстове вікно Папка) та ім'я файлу (текстове вікно Имя файла). Так само, як і у випадку запису файла, маршрут у більшості випадків користувачеві потрібно задати самостійно. Текстове вікно Тип файлов дозволяє задати додаткові обмеження на типи файлів, які будуть відображатись у цьому вікні. За умовчанням, у вікні відображаються лише файли, що є документами Word. Якщо користувачеві наперед невідомий тип файлу, рекомендується встановити у цьому вікні значення Все файли.

Поширеними операціями при редагуванні документа є використання контекстного пошуку та заміни фрагментів документа.

Внесення змін у документ вимагає вміння роботи з фрагментами документа, тому розглянемо основні прийоми роботи з фрагментами.

Виділення фрагмента

Ця дія відбувається за допомогою маніпулятора при натиснутій лівій кнопці. Виділений фрагмент відмічається іншим кольором. Для виділенням великого фрагмента, який займає об'єм більше однієї екранної сторінки, доцільно скористатись такою послідовністю дій:

  • а) встановити курсор на початок фрагменту;
  • б) натиснути подвійним клацанням кнопку ВДЛ у рядку стану вікна Word;
  • в) перемістити курсор у кінець фрагменту.

Виділення окремих елементів документа (слова, рядка тощо) також можна здійснити за допомогою маніпулятора більш зручними способами.

З виділеним фрагментом можна проводити такі дії: копіювати та переносити фрагмент, змінювати шрифт та вирівнювання, мову перевірки орфографії тощо. Для зняття відмітки виділення достатньо виконати одноразове клацання в довільному місці документа.

Зміна мови перевірки орфографії

Для цього необхідно:

  • а) виділити весь документ (або той фрагмент, для якого потрібно перевірити орфографію);
  • б) обрати пункт меню Сервис - Язык - Выбрать язык;
  • в) встановити потрібну мову.

Для виправлення слова з помилкою необхідно:

  • а) встановити курсор на слово;
  • б) викликати меню;
  • в) зі списку обрати потрібне слово-заміну. Якщо таке слово відсутнє, виправлення помилки здійснюється вручну.

Зміна параметрів абзацу

Для зміни параметрів абзацу виділяти його не обов'язково. Достатньо перемістити курсор у будь-яке місце абзацу. Далі обрати пункт меню Формат - Абзац і задати нові параметри.

Копіювання (перенесення) фрагменту

Для цього необхідно:

  • а) виділити фрагмент;
  • б) скопіювати його в буфер (кнопка панелі інструментів);
  • в) перемістити курсор у місце вставки фрагмента);
  • г) вставити фрагмент (кнопка панелі інструментів).

При перенесенні фрагменту в інший документ перед виконанням вставки необхідно перейти у вікно цього документа.

Версія Word-2000 має розширений Буфер обміну. Він може містити одночасно до 12 фрагментів. Виклик панелі Буфера обміну здійснюється командою Вид - Панели инструментов - Буфер обміну.

Про вміст окремої комірки буфера можна зробити висновок по підказці, яка з’являється, коли покажчик миші навести на відповідну комірку. Додатковими можливостями по редагуванню тексту є використання засобів Автозаміна, Автотекст, використання контекстного пошуку та заміни, а також використання засобів автоматизації перевірки правопису.


02.10.2011

Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції.

Щоб отримувати всі публікації
від сайту «Osvita.ua»
у Facebook — натисніть «Подобається»

Osvita.ua

Дякую,
не показуйте мені це!