Osvita.ua Вища освіта Реферати Діловодство Організаційно-розпорядча документація підприємства "Укрпошта" Закарпатської дирекції. Реферат
Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції. З питань розміщення інформації звертайтесь за телефоном (044) 200-28-38.

Організаційно-розпорядча документація підприємства "Укрпошта" Закарпатської дирекції. Реферат

Предметом дослідження є система організаційно-розпорядчої документації, яка є основним типом управлінської документації

Інформаційна діяльність – це сукупність дій, спрямованих на задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави.

З метою задоволення цих потреб органи державної влади та органи місцевого і регіонального самоврядування створюють інформаційні служби, системи, мережі, бази даних.

Основними видами інформаційної діяльності є одержання, використання, поширення та зберігання інформації.

Одержання інформації – це набуття, придбання, накопичення відповідно до чинного законодавства України документованої або публічно оголошуваної інформації громадянами, юридичними особами, державою

Використання інформації - це задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави.

Зберігання інформації – це забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв.

Одержання, використання, поширення та зберігання документованої або публічно оголошуваної інформації здійснюється у порядку.

У результаті діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій усіх форм власності створюється величезний масив службової документації, в якому можна виокремити організаційно-розпорядчу, первинного обліку, фінансову, планову, звітно-статистичну, торговельну та іншу документацію.

Підготовкою та оформленням цих видів документації займаються відповідні підрозділи підприємств, установ і організацій – секретаріати, служба діловодства, кадрова та юридична служби, бухгалтерія, плановий відділ.

Бланк службового документа – це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною частиною реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної частини.

Бланки службових документів виготовляють друкарським способом. Для цього використовують два основні формати паперу згідно з ГОСТ 9327-60. Крім того, дозволяється використовувати бланки формату А3 (297 * 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць та А6 (105 *148мм) – для резолюцій.

Бланки проектують відповідно до схем розташування реквізитів, де позначено межі зон для фіксування певних реквізитів – кутовий і поздовжній. Дозволяється розміщувати реквізити в межах, встановлених схемами, з допуском +-2мм.

Бланки повинні мати такі береги:

  • лівий – 30мм;
  • правий – 10мм;
  • верхній та нижній – 20мм.

Бланки необхідно виготовляти на білому папері високої якості. Постійні реквізити та обмежувальні позначки для фіксування змінних реквізитів мають бути надруковані фарбами насичених кольорів, як правило, чорного, синього або зеленого.

Службові документи виготовляють переважно за допомогою друкувальних засобів – комп'ютерної техніки або конторської друкарської машинки. Лише окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки.

Проте всі документи (і надруковані, і рукописні), які створюються в ході діяльності підприємств, установ та організацій і підлягають зберіганню в їхніх документаційних фондах, повинні мати береги.

Слід зауважити, що ДСТУ 4163 –2003 не встановлює вимог до видів і розмірів шрифтів, якими слід користуватися під час підготовки документів на комп" ютері. Основною вимогою до шрифтів є забезпечення можливості легко та чітко розпізнавати і прочитати текст. Тому, оформлюючи службові документи на комп" ютері в програмі Micrsoft Word, бажано використовувати загально прийнятий шрифт Times New Roman. При цьому слід враховувати його розмір і вид. Розмір шрифту вимірюється в пунктах (один пункт дорівнює 1/72 дюйма) і відображає висоту шрифту.

Розрізняють такі види шрифту: світлий та напівжирний, прямий та курсив.

Текст службового документа містить інформацію, з метою фіксування якої і був створений документ.

Текст документа складають державною (українською) мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві дозволяється користуватися мовою відповідної національної меншини в порядку, встановленому законодавством. Тексти документів, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою, мовою країни – адресата або однією з мов міжнародного спілкування. Документи, які направляють до органів державної влади України, необхідно складати українською мовою.

Певна аргументована інформація, яку містить документ, повинна бути викладена стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа може бути викладений у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Таку форму викладу використовують під час оформлення розпорядчих документів та листів. Текст складається, як правило, з двох частин.

У першій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету складання документа, у другій – висновки, розпорядження, рішення, пропозиції або прохання. Проте текст документа може містити лише одну результативну частину (наприклад, наказ – розпорядчу частину без констатуючої, лист – прохання без пояснення).

Анкета – це форма викладу тексту документа, за якої один об" єкт характеризується за певними ознаками. Анкетні тексти використовують переважно під час складання кадрових документів. Постійною інформацією в анкеті є назви ознак, а зміною – їх характеристики. Назви ознак об'єкта, що характеризується, повинні бути виражені іменником у називному відмінку (прізвище, ім'я, по батькові, освіта, стаж, сімейний стан) або словосполучення з дієсловом у другій особі множини в теперішньому або минулому часі ("маєте кваліфікацію", "володієте мовами ", були …"

Таблиця – форма подання тексту, в якому кілька об" єктів характеризуються за рядом ознак. Табличні тексти використовують під час створення організаційно- розпорядчих документів, таких, як штатний розпис, структура і штатна чисельність, а також планових, звітно-статистичних, фінансових та бухгалтерських документів.

Для складанням текстів документів, у яких обумовлено типові ситуації (накази з особового складу, договори, гарантійні листи).

Реквізити службового документа – це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і надання йому юридичної сили.

Склад реквізитів документів встановлює Національний стандарт України "Державна уніфікована система документації. Вимоги до оформлення документів "(ДСТУ 4163 – 20003). Зауважимо, що вимоги цього стандарту щодо оформлення реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації.

Готуючи та оформляючи документи, використовують такі реквізити:

  • зображення державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;
  • зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);
  • зображення нагород;
  • код організації;
  • код форми документа;
  • назва організації вищого рівня;
  • назва організації;
  • назва структурного підрозділу організації;
  • довідкові дані про організацію;
  • назва документа
  • дата документа;
  • реєстраційний індекс документа;
  • посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
  • місце складання або видання документа;
  • гриф обмеження доступу до документа;
  • адресат;
  • гриф затвердження документа;
  • резолюція;
  • заголовок до тексту документа;
  • відмітка про контроль;
  • текст документа;
  • відмітка про наявність додатків;
  • підпис;
  • гриф погодження документа;
  • візи документа;
  • відбиток печатки;
  • відмітка про засвідчення копії;
  • прізвище виконавця і номер його телефону;
  • відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
  • відмітка про наявність документа в електронній пошті;
  • відмітка про надходження документа до організації від адресанта;
  • запис про державну реєстрацію.

Зображення Державного герба України (реквізит 01) відтворюють на бланках державних установ з обов'язковим додержанням пропозицій зображення герба відповідно до постанови Верховної Ради України "Про Державний герб України" № 2137 – XII від 19 лютого 1992 р.

Зображення Державного герба України на бланках з кутовим розташуванням реквізитів (так званих кутових бланках) розміщують на верхньому березі над серединою рядків з назвою організації, а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів (так званих поздовжніх бланків) – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12мм.

Зображення герба Автономної Республіки Крим розміщують на бланках державних установ Автономної Республіки Крим лише разом із зображенням Державного герба України відповідно до Закону України "Про Автономну Республіки Крим" № 95 /95 – ВР від 7 березня 1995р. Порядок використання зображення герба встановлюється нормативно-правовими актами Автономної Республіки Крим.

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) (реквізит 02) розміщують на лівому березі бланка на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, що відведена для розташування реквізитів "Назва організації вищого рівня", "Назва організації", "Назва структурного підрозділу організації".

Зображення нагород (реквізит 03) можна розміщувати на лівому березі бланка на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, відведеній для розташування реквізитів "Назва організації вищого рівня", "Назва організації", "Назва структурного підрозділу організації". Якщо назву нагороди включено, згідно з нормативно-правовим актом, до назви організації, надрукованої на бланку, то розміщувати на ньому зображення цієї нагороди вже не потрібно.

Код організації (реквізит 04) проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Ведення ЄДРПОУ здійснює Державний комітет статистики України.

Код організації є однією з головних пошукових ознак інформації в системах автоматизованого діловодства та документообігу (САДД). Його фіксування сприяє прискоренню передавання документованої інформації засобами електрозв'язку, зменшенню кількості помилок, яких іноді припускаються при передаванні довгих назв організацій.

На бланку листа код організації проставляють після реквізитів "Довідкові дані про організацію".

Код форми документа (реквізит 05) проставляють згідно з ДК 010 – 98 "Державний класифікатор управлінської документації" (ДКУД), який затверджено наказом Держстандарту України № 1024 від 31 грудня 1998р.

У ДКУД наведено назви та кодові позначення уніфікованих форм документів (УФД), що належать до уніфікованих систем управлінської документації.

ДКУД містить такі класи:

  • організаційно – розпорядча документація (код 02);
  • первинно-облікова документація (код 03);
  • банківська документація (код 04);
  • фінансова документація (код 05);
  • звітно-статистична документація (код 06);
  • планова документація (код 07);
  • ресурсна документація (код 08);
  • торговельна документація (код 09);
  • зовнішньоторговельна документація (код 10);
  • цінова документація (код 13);
  • документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);
  • документація з побутового обслуговування населення (код 17);
  • бухгалтерсько-облікова документація (код 18);
  • документація з Пенсійного фонду (код 20);
  • словниково-довідкова документація (код 21).

Кожний клас, у свою чергу, поділяється на підкласи. Однією з уніфікованих систем управлінської документації є уніфікована система управлінської документації є уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, до класу якої входять:

  • документація з організації систем управління (код 0201);
  • документація з організації процесів управління (код 0202);
  • документація з оцінки трудової діяльності (0204).

Назва організації вищого рівня (реквізитів 06) зазначають скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю. Реквізит розміщують над назвою організації – автора документа.

Назва організації (реквізит 07) має відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (статуті, положенні, установчому договорі).

Назву структурного підрозділу або територіального відділення, філії, посадової особи (реквізит 08) зазначають переважно на бланках внутрішніх документів (актів, протоколів, службових записок) у тому разі, коли структурний підрозділ є автором документа, а його керівник має право підпису документа. Цей реквізит розміщують під назвою організації.

Довідкові дані про організацію (реквізит 09) містять відомості, необхідні при інформаційних контактах. До складу цього реквізиту входять: поштова адреса, номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти, веб – сайт, дані про ліцензії, патенти.

Назва виду документа (реквізит 10) має відповідати переліку форм документів, що їх використовують в організації.

Назва виду документа може бути зафіксована на спеціальному бланку (так званому бланку конкретного виду документа, наприклад бланку протоколу) під час його виготовлення або надрукована на загальному бланку організації при безпосередньому оформленні документа.

Дата документа (реквізит 11) – обов'язковий реквізит кожного документа, фіксує час його створення і / або підписання, погодження, затвердження, прийняття, видання, реєстрації.

Дату документа оформляють арабськими цифрами в такій послідовності: день місяця, місяць, рік.

Реєстраційний індекс документа (реквізит 12) – це умовне цифрове позначення, яке надають документу під час його реєстрації. При реєстрації наказів з особового складу та звернення громадян до організації можна застосовувати літерно-цифрові позначення.

Реєстрації підлягають документи, створені організацією, та ті, що надходять від інших організацій і фізичних осіб.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа (реквізит 13) фіксують на бланках листів. Цей реквізит має таку форму: На № _____від _______. Цю форму заповняють лише в тому разі, коли оформлюють лист – відповідь на будь – який ініціативний документ.

Місце реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником установи перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.


28.09.2011

Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції.

Щоб отримувати всі публікації
від сайту «Osvita.ua»
у Facebook — натисніть «Подобається»

Osvita.ua

Дякую,
не показуйте мені це!