Osvita.ua Вища освіта Реферати Діловодство Службові документи: складання та оформлення. Реферат
Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції. З питань розміщення інформації звертайтесь за телефоном (044) 200-28-38.

Службові документи: складання та оформлення. Реферат

Складання документів. Оформлення документів. Оформлення додатків до документів. Розмноження документів

Складання документів

1. Для складання службових документів повинен використовуватись папір форматів A3 (297x420 мм), А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Примірної Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

  • встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 6, 7 і 8). Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік не перевищує 200 одиниць;
  • бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
  • бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;
  • бланки документів повинні мати такі поля: ліве - 20 міліметрів; верхнє - не менше як 10 міліметрів; праве і нижнє - не менше як 8 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

3. 3 метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

6. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів установи.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

Оформлення документів

1. Службовий документ, що складається в установі, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок розміщення (додатки 9, 10);

найменування установи - автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо вимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. № 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6x10) для запису про державну реєстрацію.

2. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

3. Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад:

  • наказ (про що?) про створення установи;
  • протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

Оформлення додатків до документів

1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

  • додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
  • додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
  • додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад: "Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) в установі за формою, зазначеною у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток

до наказу Міністерства освіти України

20.04. 97 № 15

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

  • якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою: Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;
  • якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад: Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на 2 квартал 1997 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік розвантажувальних робіт на 3 квартал 1997 р. на 2 арк. в 1 прим.;

  • якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином: Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01. 97 № 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;
  • якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;
  • при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до опису на ____ арк.;
  • якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою: Додаток:- на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

Розмноження документів

1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником установи, а необхідність розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо секретарем за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

3. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом (розмножувальним цехом) за такими правилами:

  • для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;
  • документи на розмноження, передаються у розмножувальний цех разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі, встановлюється термін виконання замовлення;
  • замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи розмножувального цеху. Під час одержання розмноженого документа особа, яка його одержує, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;
  • оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.

Список використаної літератури

  1. Вербицька Т. С., Чіннікова В. П. - Львів: Оріяна - Нова, 2001.
  2. Віденко А. Н. Сучасне діловодство. - Київ: Либідь, 1998.
  3. Лоза О. В. Діловодство та документування управлінської діяльності. Навчальний посібник. - Київ: УААУ, 1997.
  4. Палех Ю. В. Управлінське документування. Навчальний посібник у 2-х частинах - Київ: ВКУ, 2001.
  5. Коваль А. П. Ділове спілкування - Київ: Либідь, 1992.
  6. Пентилюк М. І. Культура мови і стилістика. - Київ: Вежа, 1994.
  7. Альбов А. С. Лист зарубіжному партнеру. - Санки-Петербург: 1991.
  8. Кузнєцова А. Н. Машинопис - Москва, 1991.


28.09.2011

Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції.

Щоб отримувати всі публікації
від сайту «Osvita.ua»
у Facebook — натисніть «Подобається»

Osvita.ua

Дякую,
не показуйте мені це!