Osvita.ua Вища освіта Реферати Діловодство Архівні служби: завдання та функції. Реферат
Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції. З питань розміщення інформації звертайтесь за телефоном (044) 200-28-38.

Архівні служби: завдання та функції. Реферат

Архівознавство як наукова система. Архівна система та система архівних установ

Фундаментальна система архівних установ

Установи складають державні архіви, які збирають, описують, класифікують і зберігають документи, здійснюють реставрацію їх і організовують користування ними.

Державний архів – це створена державою установа призначена для формування національного архівного фонду, обліку і зберігання його документів та забезпечення використання архівної інформації.

Завданням державних архівів є:

  • реалізація державної політики в галузях архівної справи;
  • координування органів і підприємств, установ організацій з питань архівної справи та діловодства;
  • забезпечення здійснення реєстрації, обліку, постійного зберігання;
  • комплектування, використання документації, інформації та науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документом та археографія.

Державні архіви зберігають документи національного архівного фонду постійно.

Частина місцевих державних архівів зберігають документи протягом певних строків, визначених органами виконавчої влади вищого рівня, що утворили цю місцеву державну установу з наступним передаванням таких документів до відповідного державного архіву.

Правовою базою діяльності державних архівів є:

  • "Про національний архівний фонд і архівні установи".
  • "Про інформації"
  • "Про державну інформацію".
  • "Про авторське право та суміжні права".
  • "Про охорону та використання пам’яток історії та культури".
  • Постанови та розпорядження ВРУ та укази Президента.

Основним нормативним документом у організації роботи з архівами є положення про архів та його структурне положення, структура і штат, посадові інструкції працівників.

Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади і місцевим самоврядуванням вищого рівня, директором та іншими працівниками архіву.

Директора державного архіву призначає і звільняє ДК Архів, призначає голова облдержадміністрації.

Директор відповідає за виконання покладених на архів завдань, накази щодо завдань.

Державні архіви – є юридичними особами:

  • мають самостійний баланс;
  • рахунки в установах банків;
  • гербову печатку і утримуються за рахунок.

Структура державного архіву:

  • Відділ забезпечення, збереження та обміну фондів.
  • Довідковий апарат.
  • Відділ використання архівної операції.

В середині цих відділів створюються відповідні сектори. В архіві можуть створюватися і позаштатні; господарсько-розрахунковий підрозділ для упорядкування документів і вони фінансуються за їхній рахунок.

Діяльність архівів значною мірою залежить від стану їх матеріально-технічної бази. Для нормального функціонування архіву, крім архівосховищ, які відповідно оснащені повинно бути ще читальний зал, лабораторія фото і мікро копіювання, реставраційно політурна майстерня, робочі кімнати працівників та виставничий зал, науково-довідникова бібліотека.

Архівосховище

Архівосховище – це спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Воно має необхідне технологічне обладнання, тут підтримується відповідний температурно-вологий режим, протипожежна і охоронна сигналізації, спеціальне освітлення, а також стелажне обладнання, транспортні візки, резервні драбини і прилади, які вимірюють температуру і вологу.

Працівники архівів здійснюють весь комплекс робіт пов’язаних із забезпеченням збереженості документів, дотримання температурно-вологого режиму, прибирання приміщень, дезинфекція і дезинсекція.

До основних підрозділів архівів належить читальний зал, робота якого регламентується спеціальними правилами, що розробляє кожен прхів на основі затвердженого Держ. ком. архіву порядком користування документами державного архівного фонду в державних організаціях.

З діяльністю читального залу пов’язана робота довідкової групи (стіл довідок). Робота цієї групи полягає у здійсненні використовуємої інформації для задоволення потреб чи запитів громадян. Тематичний перелік запитів широкий (дата, і місце народження, стаж роботи, заробітна плата, майно, освіта, участь у бойових діях), можуть бути і тематичні запити на любу тему.

Реєстраційні палітурні майстерні – ця робота полягає в реставрації та ремонті документів для підтримання їх фізичного стану.

Планування – це визначення видів і обсягів робіт працівників на певний період відповідно до мети і призначення архіву. Планування є складовою частиною управлінських функцій архіву.

Планування має дві форми:

  • перспективну;
  • поточну.

Перспективна форма планування – властива органам управління архівної справи (держ. ком. архів, центральні архіви) і вона розрахована на тривалий термін.

Поточна – розрахована в державних установ та архівних підрозділів. Тут складаються річні плани роботи.

Ці плани складаються з таких розділів:

  • Основна діяльність.
  • Науково-дослідної та методичної роботи.
  • Науково-видавничої роботи.
  • Провадження наукових і методичних розробок.

План основної діяльності архіву має 2-і частини:

  • Текстову.
  • Табличну.

До показників плану входять:

  • Види робіт.
  • Одиниця виміру (справи, аркуші, картотеки).
  • Нормативи – це обсяг робіт з розбиття по кварталах.

Для контролю за виконанням планових завдань та використання робочого часу застосовуються різні форми обліку праці. Одним з найпоширеніших є ведення щоденника, до якого працівник відділу заносить цифрові показники роботи.

Основною зведеною звітно-обліковою формою є паспорт архівних установ. Де у 4-х розділах надається інформація:

  • Про кількість споруд, об’єм та площу архівосховищ.
  • Протяжність стелажного обладнання.
  • Кількість робочих кімнат, читальних залів.
  • Документи з паперовою основою, кіно, фото документи.
  • Стан довідкового апарату.
  • Про кадровий склад.
  • Звіт про виконання плану розвитку архівної справи.

Для поліпшення організації та розгортання планових робіт і послуг архів здійснює маркетингову діяльність за такими напрямками:

  • Визначає попит на такі роботи потенційних замовників.
  • Обраховує економічну доцільність та ефективність надання послуг.
  • Використовує рекламне забезпечення.
  • Веде пошук нових спожив.


28.09.2011

Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції.

Щоб отримувати всі публікації
від сайту «Osvita.ua»
у Facebook — натисніть «Подобається»

Osvita.ua

Дякую,
не показуйте мені це!