Osvita.ua Вища освіта Реферати Діловодство Вимоги до текстів службових документів. Реферат
Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції. З питань розміщення інформації звертайтесь за телефоном (044) 200-28-38.

Вимоги до текстів службових документів. Реферат

Загальна й найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, слугують підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи

У процесі діяльності вищі органи влади складають нормативно-правові акти, котрими керуються в управлінні міністерства, відомства, господарчі об’єднання, корпорації, установи, фірми та інші підприємства державної, колективної та приватної форми власності. У свою чергу, зазначені організації теж складають та затверджують розпорядчі та організаційні документи.

Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу – юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами. Жодний з них не може містити положень, що суперечать закону.

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління на тривалий час.

Усі організації та підприємства поряд з актами державної влади керуються положеннями, статутами, інструкціями та правилами. Зазначені правові акти розробляються висококваліфікованими спеціалістами. Цьому передує значна робота з вивченням різноманітних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів, а також чинного законодавства з цих питань.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

  • надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;
  • бути юридично правильно оформлений;
  • подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;
  • бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;
  • бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;
  • бути бездоганно відредагований, мати копію та чернетки;
  • складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

Текст – це основний реквізит документа, він має бути стислим, конкретним, об’єктивним, юридично бездоганним. Тому підготовка текстової частини документації є важливою умовою добре поставленого документування управлінської діяльності.

Текст – це надрукована, написана або збережена в пам’яті зв’язна мова, яку можна відтворити в цьому самому вигляді. Текст організаційно-розпорядчих документів оформляють у вигляді:

  • Складного тексту;
  • Анкети;
  • Таблиці;

або

У поєднання цих форм.

Текст поділяють на абзаци – пов’язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Потрібно, щоб кількість речень в абзацах організаційно-розпорядчих документах не перевищувала двох-чотирьох.

Текст будь-якого документа повинен складатися не менше як з двох частин: вступної та основної.

  • У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа
  • В основній – рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання.

У більшості випадків текст документа складається з таких логічних елементів: вступу, доказів і заключні частини.

У вступі викладаються причини і привід для складання службового документа. В цій частині тексту часто наводиться посилання на інші раніше одержані документи, що послужили підґрунтям для створення даного документа.

В доведенні (основна частина тексту) виражається суть питання, наводяться докази, факти, посилання на доведення, цифрові дані які обґрунтовують правильність порушеного питання.

Висновки не є окремим логічним елементом тексту, оскільки вони є складовою частиною доведення і не віддільні від нього.

Заключна частина – це головна логічна складова частина в якій формується основна мета документа його провідна думка прохання, пропозиція, згода чи відмова.

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу

1.1 Назва підрозділу

1.1. 1 Назва пункту

1.1. 1.1 Назва підпункту

У розпорядчих документах організації, що діють на принципах єдиноначальності, а також у документах, адресованих керівництву, текст належить викладати від першої особи однини, наприклад: "НАКАЗУЮ:", "ПРОПОНУЮ:", "ПРОШУ…". В спільних розпорядчих документах текст викладається від першої особи множини, наприклад: "НАКАЗУЄМО:", "УХВАЛИЛИ:", "ВИРІШИЛИ:".

В документах, які визначають права і обов’язки (положення, інструкції), а також, що містять аналіз чи оцінку фактів (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини, наприклад: "відділ здійснює функції", "до складу об’єднання входять", "комісією виявлено".


27.09.2011

Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції.

Щоб отримувати всі публікації
від сайту «Osvita.ua»
у Facebook — натисніть «Подобається»

Osvita.ua

Дякую,
не показуйте мені це!