Osvita.ua Вища освіта Реферати Діловодство Уніфікація та стандартизація управлінських документів: основні принципи. Реферат
Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції. З питань розміщення інформації звертайтесь за телефоном (044) 200-28-38.

Уніфікація та стандартизація управлінських документів: основні принципи. Реферат

Уніфікація управлінських документів нерозривна пов’язана з їх подальшою стандартизацією, тобто перетворенням уніфікованих форм чи уніфікованих систем документації на документи загального користування в межах держави. такі роботи, від проведення досліджень до розробки власне стандартів та їх методичного супроводу, мають здійснюватись на основі відповідної державної програми

Узагальнення багаторічного досвіду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів:

  • досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів;
  • зменшення кількості видів документів;
  • підвищення інформативності документів;
  • системність;
  • комплексність;
  • стабільність вимог;
  • економічна доцільність.

Досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів.

Цей принцип є одним із найважливіших, принаймні для уніфікації організаційно-розпорядчих і деяких, інших управлінських систем документації. В сучасних організаційних структурах використовуються управлінські документи з різною формою подання інформації, серед яких-традиційна, графічна, електронна.

Тому цей принцип може бути реалізований за рахунок використання єдиної вихідної схеми побудови документів. які входять у систему. сучасні комп’ютери програми дозволяють суміщати традиційні моделі документів і опрацювати їх за допомогою будь-яких технічних засобів, тому за таку вихідну схему сьогодні можна прийняти формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа, включений до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчих документів.

Ще одним шляхом досягнення однаковості документів і співставлення їх складових є визначення правил оформлення документа в цілому та окремих його реквізиті. ці правила також повинні мати мінімальну варіативність. оскільки організаційно-розпорядчі документи є переважно текстовими, в них слід ширше використовувати типові тексти або окремі типізовані складові, виробити єдину схему їх побудови, звести до мінімуму словниковий запас і максимально спростити граматичні засоби, використовувані при підготовці текстів.

Характерною особливістю організаційно-розпорядчих документів є їх багатофункціональність. що виявляється як при документування основних функцій управління, так і в межах певного рівня управління, тому для забезпечення їх більшої однаковості необхідно встановити єдині вимоги до оформлення документів. незалежно від ієрархічного управління і відомчої специфіки.

Основні правила і вимоги до створення. обробки і використання організаційно-розпорядчих документів встановлені Державним стандартом України 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчих документації. вимоги до оформлення документів".

Зменшення кількості видів документів. Організаційно-розпорядча документація складається з багатьох видів і різновидів документів, що функціонують у традиційному діловодстві всіх установ. підприємств і організацій і є об’єктом постійного вдосконалення й раціоналізації.

Стрімке зростання обсягу управлінських документів обумовлене, з одного боку, ієрархічною субординацією, а з іншого-необхідністю документування нових напрямків діяльності нормативних і методичних документів по документаційному забезпеченню менеджменту.

В комп’ютеризованому менеджменті документ сам по собі вже не є інструментом управління: набагато більшого значення набуває інформація, яку містить сам носій, її достовірність і правове забезпечення. Використання в управлінських цілях будь-яких інформаційних джерел не дає підстав для юридичного посилання на ці джерел, якщо вони не мають законодавчого підтвердження.

Підвищення інформативності документа. Функції сучасного управління постійно розширюються. Передбачається, що вже найближчим часом обсяг інформаційних джерел, використовуваних суспільством, може подвоїтись. Опрацювання таких обсягів інформації вимагатиме збільшення в такій самій пропорції чисельності фахівців, що є економічно недоцільним.

Хоча є інший, більш прийнятий шлях розв’язання даної проблеми, який полягає в усунені інформаційного перевантаження документів. Вміщена в них інформація повинна забезпечувати вирішення максимального числа завдань при мінімальному її обсязі, що може бути досягненням уникнення дублюванням інформації як у межах одного документа, так і у споріднених групах документів одного призначення.

Системність уніфікації. Уніфікація документів, що складають певну систему документації, вимагає попереднього визначення чітких меж даної системи як складової загальної системи документів.

Системний підхід до розробки уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації передбачає виявлення на початковому етапі роботи основних закономірностей формування окремих документів і структури системи. Для цього необхідно виявити основні класифікаційні ознаки організаційно-розпорядчих документів із їх наступним обґрунтуванням. Загальна класифікація схеми групування управлінських документів у відповідні системи закріплення Державним класифікатором управлінської документації (ДК 010-98).

Таким чином, ДКУД є одним із нормативних документів що складають державну систему класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні.

Комплексність уніфікації. При здійсненні уніфікації документів у межах конкретної системи всі обмеження і вимоги необхідно приводити у відповідність із вимогами і практикою оформлення документів в інших документаційних системах.

Жодна з систем документів не може функціонувати ізольовано: вони тісно пов’язані між собою, і в практиці менеджменту доводиться мати справу з великими обсягами документів, що належать до різних систем документації. Ефективність управлінської діяльності відчутно знижується через відсутність єдиних форм і правил оформлень документів.

Стабільність вимог. Уніфікація окремих систем документації спрямована на зменшення витрат на допоміжні роботи, пов’язані з пошуком необхідної інформації на документних носіях на паперовій основі при підготовці, прийняті і виконання управлінських рішень.

Реалізація такого цільового завдання вимагає державної підтримки, що полягає зокрема, у визначенні загальних методів уніфікації систем документації та їх закріпленні у вигляді основоположного стандарту. Практикою стандартизації встановлення порядок внесення змін у стандарти, що забезпечує оперативність фіксування змін безпосередньо в уніфікованих формах документів.

Економічна доцільність. Економічність доцільність уніфікації документів визначається двома показниками:

  • вартість витрат на розробку самої уніфікованої форми документа або системи;
  • вартість витрат на використання цих уніфікованих форм або систем документації в управлінській діяльності.

Список літератури

  1. Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР / ГАУ при СМ СССР. - М., 1966. - 92 с.
  2. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. - М., 1974. - 128 с.
  3. Гомонов О. М. Основні положення Єдиної державної системи діловодства // АУ. - 1974. - № 2. - С. 66.
  4. Малкієль С., Сахно А. Що показала перевірка діловодства в обласних установах // Наук. -інформ. бюлетень Арх. управління УРСР. - 1960. - № 4. - С. 38-39.
  5. Рубан Г. За дальше удосконалення стилю роботи державного і господарського апарату // Наук. -інформ. бюлетень Арх. управління УРСР. - 1964. - № 5. - С. 17-21.
  6. Савченко М. Удосконалювати діловодство в установах і на підприємствах // АУ. - 1963. - № 1. - С. 10-15.


25.09.2011

Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції.

Щоб отримувати всі публікації
від сайту «Osvita.ua»
у Facebook — натисніть «Подобається»

Osvita.ua

Дякую,
не показуйте мені це!