Osvita.ua Вища освіта Реферати Діловодство Змістова ознака уніфікації управлінських документів. Реферат
Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції. З питань розміщення інформації звертайтесь за телефоном (044) 200-28-38.

Змістова ознака уніфікації управлінських документів. Реферат

Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою виходить з аналізу змісту конкретних документів. Вона здійснюється в руслі вдосконалення системи управління, супроводжуваного комп’ютеризацією окремих її складових

Змістова уніфікація документації проводиться на основі її класифікації за різними ознаками: використання стандартизованої термінології; визначення основних положень уніфікованої системи документації;встановлення вимог до складу і змісту уніфікованих форм документів та порядку їх заповнення.

Уніфікація управлінських документів спрямована перш за все на підвищення ефективності управлінської діяльності, що забезпечується використанням єдиних форм документації, які входять до пов’язаних між собою систем, призначених для обслуговування управлінської сфери.

Змістова уніфікація здійснюється шляхом:

  • введення обмежувальних переліків форм документів;
  • створення взаємопов’язаних комплексів або окремих типових уніфікованих форм для різних видів документів, однакових або близьких за призначенням;
  • уніфікації і стандартизації інформаційних складових документації;
  • стандартизації термінів.

Вид документа-це така сукупність окремих документів, один із якої –основний документ-є універсальною основою для створення або оформлення документів, аналогічних або близьких за змістом, походженням чи візуальним сприйняттям. Інакше кажучи, це класифікаційний ряд документів, об’єднаних за якоюсь спільною ознакою.

Визначення необхідного переліку управлінських документів здійснюється у процесі організаційної розробки методів, прийомів і технологій документування, а також документаційного забезпечення функціонування управлінської системи.

Основним об’єктом організаційного проектування є оперативна управлінська інформація, щодо характеру робіт, виконуваних даним апаратом управління, групою установ одного рівня управління або галуззю в цілому.

Основне завдання такої роботи полягає в уникненні дублювання форм документів та окремих показників;пошуку можливості функціонального поєднання різних документів в одній формі;розробці уніфікованих форм таких видів документів, яких бракує для повноцінного документування управлінської діяльності. Визначення необхідних комплексів документації на основі конкретних виробничих завдань менеджменту дозволяє встановити:

  • відповідність документаційних комплексів завданням даного апарату управління;
  • відповідність кожного документа своєму цільовому призначенню;
  • роль певного виду документа в розв’язанні конкретного управлінського завдання на певній ділянці управлінської системи.

В цілому ж організаційні проектування спрямоване на визначення загальних правил розробки моделей документів, необхідних для оформлення однотипних управлінських операцій.

На основі обмежувальних переліків, що визначають кількість форм документів, необхідних для документування управлінських дій, розроблено "Державний класифікатор управлінської документації" (ДК 010-98) (19).

Він є практичним посібником для роботи з документами. Будь-які зміни в документуванні процесів управління, що є закономірними або мають часту повторюваність, після відповідного узагальнення знаходять своє відображення у класифікаторі внаслідок його доповнення або відповідного редагування.

Назви і кодові позначення затверджених уніфікованих форм документів згруповані у ДКУД за їх належністю до певних систем документації. Класифікатор пропонує три ступені розподілу. Кожна уніфікована форма документа ідентифікується за допомогою цифрових позначень, які є семизначними числами. У певних інформаційно-пошукових системах у відповідності з їх завданнями і рівнем математичного забезпечення комп’ютерних програм додатково може бути введене кодове позначення, що на порядок збільшує нумерацію.

Уніфіковані форми документів, що забезпечують певні функції управління, об’єднуються в групи документів, однакових або близьких за призначенням, тобто класи.

Зміни і доповнення вносяться у ДКУД у випадку реорганізації державного управління в Україні, зміни назв класів або скасування окремих форм, що входять до тієї чи іншої системи. Створення взаємопов’язаних комплексів документів, уніфікованих форм і систем є основою для уніфікації управлінських документів і результатом цілеспрямованої діяльності, загальні принципи якої визначаються в Україні такими державними стандартами:

  • ДСТУ 3843-99" Державна уніфікована система документації. Основні положення "...

Цими стандартами встановлено, що визначений уніфікований перелік видів документів має створюватися шляхом заповнення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми традиційних паперових управлінських документів розробляються відповідно до загальної моделі побудови документа, якою визначається формат, корисні площі для розміщення обов’язкових елементів та обмежування для берегів.

Така модель називається формуляром-зразком документа і являє собою креслення з розміченими горизонтальними і вертикальними лініями, що утворюють конструкційну сітку. Такий вигляд мають формуляри-зразки більшості управлінських документів, що функціонують у сучасному менеджменті.

Класифікація уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів здійснюється на основі загальних критеріїв, хоча має певні особливості, пов’язані з необхідністю документування кількох функцій управління. Якщо всі системи документації мають три рівні, то уніфікована система організаційно-розпорядчої документації має чотири рівні поділу. Наприклад, розкладемо кодове позначення уніфікованої форми організаційно-розпорядчого документа -0273110-наказ по особовому складу.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, включена до ДКУД як самостійна система, являє собою сукупність стандартів, інструкцій і методичних рекомендацій щодо їх використання, спрямовану на встановлення обмежень і визначення вимог до побудови та оформлення певного виду документів. УСОРД включає такі уніфіковані форми документів: акт, графік відпусток, доповідна записка, інструкція, положення, постанова, правила, наказ, протокол, розпорядження, рішення.... та деякі інші-всього 73 уніфіковані форми документів.

Ця система придатна для використання на всіх рівнях управління з метою забезпечення організаційно-розпорядчої функції менеджменту.

Для забезпечення ефективності пошуку і використання уніфікованих форм документів, що входять до комплексу УСОРД, вони поділені на функціональні підсистеми. Ці підсистеми побудовані на функціональному поділу документних форм відповідно до конкретних завдань управління. УСОРД складається з таких підсистем:

  • підсистема, призначена для розв’язання завдань створення, реорганізації та ліквідації організацій, установ і підприємств;
  • підсистема для забезпечення кадрами організацій, установ і підприємств.

Обсяг УСОРД обмежений колом її завдань, хоча розширення системи забезпечується наявністю резервних кодів за рахунок як нових форм у межах існуючих функціональних підсистем, так і формування нових підсистем.

Організація системи управління і управлінських процесів нерозривно пов’язана з процесом обробки інформації як традиційним способом, так і за допомогою комп’ютерних мереж.

Уніфікація інформаційних складових документів, пов’язана з їх змістовою уніфікацією, передбачає розробку спільних лексико-граматичних засобів, що зробить їх загальнозрозумілими і придатними для обробки в електронному режимі. В сучасному менеджменті функціонують документи, які в залежності від сфери їх використання включають кілька десятків інформаційних блоків на певних носіях, що містять загальну або конкретну характеристику стану об’єкта управління.

Для процесу управління відомості про сам документ є другорядним, тоді як достовірна інформація про стан системи управління та окремих її складових, що міститься в цих документах, має першочергове значення. На практиці ці поняття часто ототожнюються, хоча вони не ідентичні: відмінність між ними визначається їх цільовою спрямованістю.

Так, показниками оперують при обробці інформації за допомогою електронно-обчислювальної техніки. при цьому провідна інформаційна роль належить показникам, коли необхідність документа обумовлена його значенням як аргументу на користь цих показників чи підтвердження їх достовірності. Реквізит же виступає обов’язковим елементом управлінського документа, надаючи останньому інформаційної повноти і юридичної сили.

Розмежування термінів "показник" і "реквізит" має важливе значення для подальшої змістової уніфікації управлінських документів, у ході якої до кожного з них можуть бути висунуті різні вимоги. особливо при одиничних перетвореннях у процесі технологічної обробки та використання інформації для потреб сучасної економік.

Єдність методичного підходу до змістової уніфікації документів за галузевою чи функціональною ознакою і створення на цій основі уніфікованих систем документації можуть бути забезпечені шляхом розробки і використання як нормативних термінологічних словників галузевого призначення і загальнодержавного вжитку.

Обов’язковою умовою змістової уніфікації інформаційних складових управлінських документів на будь-якому рівні, від локального до міжнародного, є однакове тлумачення понять і термінів. Ті з них, що використовуються в процесі уніфікації документів, можна умовно поділити на дві групи: перша служить для визначення основних понять у сфері уніфікації документів (уніфікація і стандартизація документів, документ, уніфікований документ, уніфікована форма документа, вид документа, уніфікована система документації, формуляр-зразок тощо), друга ж призначення для використання в самих уніфікованих системах документації (бланк документа, реквізит, текст, анкета, трафарет, таблиця, табулятор...).

Перша група має теоретико-методично значення. а для управлінської практики провідну роль відіграє друга група термінів.


25.09.2011

Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції.

Щоб отримувати всі публікації
від сайту «Osvita.ua»
у Facebook — натисніть «Подобається»

Osvita.ua

Дякую,
не показуйте мені це!