Osvita.ua Вища освіта Реферати Діловодство Оформлення та класифікація документів. Реферат
Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції. З питань розміщення інформації звертайтесь за телефоном (044) 200-28-38.

Оформлення та класифікація документів. Реферат

Загальні вимоги до складання та оформлення документів. Класифікація документів

Класифікація документів

Документ - основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за такими ознаками:

1. Найменуванням - заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

2. Походженням - службові (офіційні) й особисті;

3. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

4. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; місцем виникнення - внутрішні та зовнішні:

  • внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;
  • зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

5. Призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

6. Напрямком - вхідні й вихідні;

7. Формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

  • стандартні - це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);
  • індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх-друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

8. Строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:

  • звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної черги;
  • термінові - зі встановленим строком виконання. До них, належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);
  • дуже термінові документи з позначенням "дуже терміново";

9. Ступенем гласності - секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку "Секретно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

10. Стадіями створення - оригінали, копії й виписки:

  • оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;
  • копія - це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

11. За потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);

12. Якщо документ загублено, видається його другий примірник - дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

13. Складністю - прості (односкладові) й складні;

14. Строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

15. Технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним способом;

16. Носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.

Обліково-фінансові документи

Таблиця - це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.

Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані виступають цифри. У таблицях не використовуються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, усього, у тому числі.

Таблиця складається з таких реквізитів:

  • 1) номера;
  • 2) тематичного заголовка;
  • 3) заголовної частини, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться);
  • 4) основної частини, що містить графи й рядки;
  • 5) примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.

Таблиця має бути компактною і наочною.

Зразок таблиці:

Таблиця № 5

Затверджено вченою радою

факультету (вузу) _____________

Протокол №____ від "___" _______ 1995 р.

План підготовки кандидатів наук

на 1995-2000 роки __________факультету

№ п/п

Прізвище, ім'я, по батькові особи, яка працює над кандидатською дисертацією

Галузь науки, шифр спеціальності, назва теми дисертації

Термін виконання (роки початку та закінчення роботи)

Термін виконання на час складання плану

Форма підготовки

 

 

 

 

 

навчання в аспірантурі

надання творчої відпустки

оформлення особою, яка захищатиме дисертацію

 


19.09.2011

Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції.

Щоб отримувати всі публікації
від сайту «Osvita.ua»
у Facebook — натисніть «Подобається»

Osvita.ua

Дякую,
не показуйте мені це!