Osvita.ua Вища освіта Реферати Діловодство Службові документи: поняття реєстрації. Реферат
Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції. З питань розміщення інформації звертайтесь за телефоном (044) 200-28-38.

Службові документи: поняття реєстрації. Реферат

Поняття реєстрації документів. Форми для реєстрації документів

Поняття реєстрації документів

Реєстрація документів – це фіксація факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису необхідних відомостей, що містяться в них.

Мета реєстрації полягає у забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів.

Кожний документ має реєструватися в даній установі лише один раз. Вхідні документи реєструють у день надходження, а вихідні та внутрішні – в день підписання.

Обов’язково повинні реєструватися документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, скарги громадян.

Не реєструються поздоровні листи, поздоровні телеграми, запрошення, інформації до відома, документи, що проходять через службу документування і піддаються оперативному обліку в спеціальних оперативних формах у галузевих та функціональних структурних підрозділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у бухгалтерії), щомісячні та щоквартальні звіти підвідомчих організацій.

Форми для реєстрації документів

Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали.

Реєстраційно-контрольні картки заповнюють машинописним способом (переважно) або від руки.

У разі реєстрації службових листів фіксують лише ініціативні документи (запити), складені в даній установі чи ті, що надійшли від іншої установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як доповнення до реєстраційних записів у тій самій картці.

Бланки реєстраційно-контрольних карток виготовляють друкарським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6.

Календарну шкалу контрольно-реєстраційної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. На ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати.

У календарній шкалі карток формату А6 зазначають лише непарні дні місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.

У графі "Кореспондент" фіксують назву організації, з якої надійшов документ або, якщо документ вихідний, - куди його надіслано (якій установі). Коли реєструють заяви, пропозиції, скарги, то в цій графі зазначають також прізвище, ім’я та по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.

Графи "Дата", "Індекс" заповнюють лише на вхідні документи.

У графу "Короткий зміст" вносять назву документа (якщо немає окремої графи) та заголовок до тексту документа. Якщо реєстрований документ не має заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа і записує стисле формулювання її в цій графі.

У графі "Резолюція" зазначають повний зміст резолюції, її автора та дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор зазначає в цій графі прізвище, ініціали, посаду виконавця, до якого направлено документ, і дату направлення.

Запис про виконання документа має відображати суть вирішення питання, містити індекс та дату документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмову відповідь на зареєстрований документ не передбачено, то в графі "Позначка про виконання документа" конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в зареєстрованому документі. В цій самій графі зазначають індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі "Позначка" роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин затримки виконання документа.

Графи "Фонд №", "Опис №", "Справа №" заповнюють в архіві, куди контрольно-реєстраційні картки здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.

Журнальна форма реєстрації документів характерна для підприємств, в яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.

Графи журналів реєстрації документів заповнюються так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток.

Журнальна форма реєстрації документів має недоліки:

  • порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання;
  • треба вести кілька журналів – вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг і т. ін.;
  • пошук інформації при запитах тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього – в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа – в журналі реєстрації наказів.


18.09.2011

Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції.

Щоб отримувати всі публікації
від сайту «Osvita.ua»
у Facebook — натисніть «Подобається»

Osvita.ua

Дякую,
не показуйте мені це!