Osvita.ua Вища освіта Реферати Бухгалтерський облік Порядок проведення інвентаризації каси. Реферат
Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції. З питань розміщення інформації звертайтесь за телефоном (044) 200-28-38.

Порядок проведення інвентаризації каси. Реферат

Процедура перевірки каси і касових операцій. Порядок відображення в бухгалтерському обліку регулювання інвентаризаційних різниць за грошовими коштами та іншими цінностями, що є на зберіганні у касі підприємства

Чим частіше проводиться інвентаризації каси та касових операцій на підприємстві, тим менше помилок, порушень законодавства та зловживань виявляють фіскальні органи.

Ведення касових операцій на підприємствах України донедавна регулювалося Порядком ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 02.02. 95 р. №21 (у редакції постанови Правління НБУ від 13.10. 97 р. №334, з наступними змінами), дія якого поширюється на господарські операції, що здійснювалися до 17 квітня 2001 року.

З 17 квітня 2001 року набрало чинності нове Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 19.02. 2001 р. №72 (далі - Положення №72) і зареєстроване в Мін'юсті України 15.03. 2001 р. за №237/3428. Дія цього Положення не поширюється на господарські операції з готівковими коштами в іноземній валюті.

Процедура перевірки каси і касових операцій

Процедуру перевірки каси і касових операцій умовно можна поділити на кілька етапів.

1. Підрахунок фактичної наявності готівкових коштів, цінних паперів, бланків суворої звітності та інших цінностей у касі підприємства. Він полягає в простому перерахунку готівкових грошей, цінних паперів тощо, які є в касі підприємства на момент перевірки. Виконується ця процедура в першу чергу, а для більшого ефекту працівники каси не повинні знати часу її проведення. Якщо на підприємстві є кілька кас, члени комісії знають, що перед початком інвентаризації вони повинні опечатати всі касові приміщення, крім того, що перевіряється. Це робиться, щоб виключити випадки покриття нестачі грошей в одного касира за рахунок іншого (інших) та не дати можливості решті касирів заздалегідь підготуватися до перевірки.

Перед підрахунком грошей касир у присутності комісії заповнює касову книгу, виводить у ній розрахунковий залишок і складає касовий звіт за останній день роботи каси (з початку робочого дня і до моменту приходу членів комісії). Звіт підписують підзвітний касир і головний (старший) бухгалтер підприємства. Після цього касир складає розписку, в якій зазначає, що всі прибуткові і витратні документи включені до звіту і на момент інвентаризації неврахованих грошей, цінних паперів, бланків суворого обліку та інших цінностей у касі немає.

Якщо на момент перевірки в касі є цінності інших юридичних або фізичних осіб, касир зобов'язаний зафіксувати це в розписці, із зазначенням необхідних реквізитів цих осіб (назва юридичної особи, прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи, адреса тощо), кількості та вартості конкретних цінностей, які за ними рахуються. Якщо касир має власні гроші або інші цінності (із вищенаведеного переліку), які на момент перевірки є в приміщенні каси, їх кількість та сума також зазначаються у розписці.

2. Перевірка повноти й своєчасності прибуткування готівкових коштів, що надходять у касу підприємства. Тут увагу перевіряльників має привернути те, для яких цілей отримується готівка (це обов'язково має бути зафіксовано в чеку на отримання грошей), наявність на корінцях чеків підписів осіб, які мають право підпису таких документів, дати отримання готівки та інших реквізитів. Дата, зазначена на корінці грошового чека, має відповідати даті виписки банку, даті, яку касир проставляє на прибутковому касовому ордері, що засвідчує факт прибуткування отриманої в банку суми готівки у касу підприємства, й даті відповідної сторінки касової книги.

Якщо підприємство здійснює реалізацію товарів за готівку, яка вноситься через власну касу підприємства, комісія перевіряє своєчасність і повноту оформлення прибуткових касових ордерів, наявність на таких ордерах дозвільного підпису головного бухгалтера. Також слід звернути увагу на наявність відбитку круглої печатки підприємства на обох частинах прибуткового касового ордера. Печатка ставиться так, щоби при складанні двох частин прибуткового ордера виявлявся повний малюнок печатки.

При направленні готівки в інші каси підприємства (якщо такі є) перевіряється наявність договорів на повну матеріальну відповідальність із касирами, які отримують готівку для подальшої її видачі, та письмового розпорядження керівника підприємства на передання відповідної суми коштів на конкретні цілі (наприклад, на видачу заробітної плати в цехах, дільницях підприємства тощо).

Оприбуткуванням готівки в касу підприємства вважається здійснення ним обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень з оформленням цієї операції прибутковим касовим ордером та відображенням у касовій книзі.

У зв'язку з цим для підприємств - отримувачів коштів не є готівковою операцією внесення фізичною особою грошових сум у готівковій формі на внутрішні банківські рахунки для подальшого перерахування цих коштів установою банку на поточні рахунки такого підприємства (для фізичної особи така операція є готівковою).

При проведенні розрахунків готівкою підприємств сфери торгівлі, громадського харчування та послуг із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (далі - РРО) або використанням розрахункових книг (далі - РК) оприбуткуванням є здійснення підприємствами обліку готівки через РРО або РК зі складанням звітів у Книзі обліку розрахункових операцій та оформлення готівки прибутковим касовим ордером і відповідним записом у касовій книзі в день надходження коштів. Зазначений порядок поширюється на відокремлені підрозділи таких підприємств, які самостійно здають виручку до банків або інкасують її через інкасаторів. Ці підрозділи повинні оприбутковувати торгову виручку у свої каси в установленому порядку та вести касову книгу.

При роботі вищезазначених підприємств та їх підрозділів у вечірні години, святкові та вихідні дні одержана ними в ці години (дні) торгова виручка вважається оприбуткованою в їх каси, якщо вона проведена через РРО та РК у день її фактичного надходження та не пізніше наступного робочого дня здана до каси такого підприємства з оформленням прибуткового касового ордера та відповідним записом у касовій книзі підприємства.

3. Дослідження правильності списання готівки й своєчасності здавання її до установи банку (банків), в якому (яких) підприємство має рахунки. Перш за все, нагадуємо, що згідно з пунктами 4.4 та 4.5 Інструкції про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України, затвердженої постановою Правління Національного банку від 19.02. 2001 р. №69, ліміт залишку готівки в касі для кожного підприємства (незалежно від того, має воно самостійний баланс чи ні) установлюють комерційні банки за місцем відкриття рахунка, з урахуванням режиму й специфіки роботи підприємства, й повідомляють його про це в письмовій формі.

Усю готівку понад установлені ліміти залишку готівки в касі підприємства зобов'язані здавати у порядку і строки, встановлені установою банку для зарахування на їх рахунки. У разі якщо ліміт залишку готівки в касі підприємства взагалі не встановлено, вся наявна в його касі на кінець дня готівка має бути здана до банку (незалежно від причин відсутності ліміту каси).

Пунктом 2.9 Положення №72 дозволено залишати в касі суму готівки в розмірі одного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян. Однак цим же Положенням скасовано 5-відсотковий обсяг розмінної монети в касі. З іншого боку, торгові підприємства, які не видали громадянам здачі через відсутність або недостатню кількість розмінної монети на цих підприємствах протягом робочого дня, є порушниками касової дисципліни. За це до них можуть застосовуватися штрафні санкції, передбачені статтею 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

У разі якщо одержана в банку готівка використовується для виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, відряджень, дивідендів (доходу), підприємства мають право зберігати її протягом трьох робочих днів понад установлений ліміт, включаючи день отримання готівки в установах банку. А віддалені підприємства залізничного транспорту та підприємства морських портів можуть зберігати отриману в банку готівку протягом п'яти робочих днів, включаючи день отримання готівки до каси підприємства.

Готівку, отриману в банку на інші потреби, ніж перелічені вище, підприємство має видавати своїм працівникам у день її отримання в установі банку.

Підприємства мають право зберігати в касі готівку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, що здійснюються за рахунок виручки, понад установлений йому ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, що зазначена в переданих до каси платіжних відомостях. Але за наявності податкового боргу виплати, пов'язані з оплатою праці (окрім виплат на екстрені (невідкладні) потреби), за рахунок отриманої виручки не допускаються. До екстрених (невідкладних) потреб належать соціальні виплати громадянам на поховання, допомога при народженні дитини, допомога одиноким та багатодітним матерям, допомога на лікування у разі хвороби, компенсація особам, які потерпіли внаслідок Чорнобильської катастрофи.

Комісія під час інвентаризації повинна перевірити, чи дотримуються касири встановленого банком ліміту. Поряд із цим комісія перевіряє відповідність використання грошових коштів цілям, які були зафіксовані в чеку на отримання готівки, та відповідність таких витрат чинному законодавству України. Перевищення ліміту каси та недотримання порядку використання готівки є грубим порушенням касової дисципліни, тягне за собою штрафні санкції і не може замовчуватися під час інвентаризації, а особи, які допускають такі порушення, заносяться до акта інвентаризації із подальшими пропозиціями щодо міри покарання.

Готівку під звіт з каси підприємств видають за умови повного звітування конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами.

Якщо з каси підприємства його працівнику одночасно видана готівка на відрядження та кошти під звіт для вирішення у цьому відрядженні виробничих чи господарських питань (у тому числі й для закупівлі сільськогосподарської продукції та заготівлі вторинної сировини, крім металобрухту), то підзвітна особа, незалежно від строку відрядження, протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати до бухгалтерії підприємства одночасно звіт про суму, що була їй видана для вирішення виробничих (господарських) питань, та авансовий звіт про кошти, витрачені безпосередньо на відрядження.

Якщо працівник підприємства витратив на господарські потреби підприємства чи на відрядження власні кошти, то звіт про їх використання він здає до бухгалтерії у такому ж порядку.

При перевірці авансових звітів про використання одержаної під звіт готівки для вирішення господарських питань комісія приділяє особливу увагу дотриманню встановлених термінів складання та подання до бухгалтерії відповідних звітів, своєчасність повернення до каси підприємства залишків невикористаної готівки (одночасно з авансовим звітом), наявності оригіналів підтвердних документів, їх погашенню, цільовому витрачанню підзвітних сум тощо.

При цьому враховується те, що подання авансових звітів про використання підзвітних сум із порушенням установлених термінів може дозволятися лише у зв'язку із тимчасовою втратою підзвітною особою працездатності або іншими важливими обставинами, за умови їх документального підтвердження.

Сума платежу готівкою одного підприємства в розрахунках з іншим підприємством (індивідуальним підприємцем) не може перевищувати 3 тис. грн протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Водночас кількість підприємств (індивідуальних підприємців), із якими проводяться розрахунки протягом дня, не обмежується.

За перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки та за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів, за витрачання готівки з виручки на виплати, пов'язані з оплатою праці, за наявності податкової заборгованості, а також неотримання при здійсненні готівкового платежу платіжного документа від отримувача, до підприємств застосовуються фінансові санкції згідно з чинним законодавством.

У разі здійснення підприємствами готівкових розрахунків з іншими підприємствами (індивідуальними підприємцями) понад установлену граничну суму (3 тис. грн..) кошти в розмірі перевищення зазначеної суми розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі платника одноразово (того дня, коли було здійснено таку операцію) із подальшим порівнянням одержаної суми із затвердженим лімітом каси.

4. Перевірка своєчасності та повноти заповнення первинних документів, що фіксують рух коштів, цінних паперів та інших цінностей через касу, яка перевіряється. Касові операції оформлюються документами, типові форми яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 15.02. 96 р. №51, і мають застосовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості і форми власності.

Досвід свідчить, що в період інвентаризації у касі можуть бути частково оплачені (не закриті) платіжні відомості на виплату заробітної плати, пенсій, різної допомоги, а також різного роду розписки на видачу грошей у тимчасове користування, не оформлені належним чином довіреності на отримання готівки з каси підприємства. В таких випадках частково виплачені суми за незакритими платіжними відомостями дозволено заносити до акта інвентаризації з певним застереженням, а ось розписки та неправильно оформлені довіреності до заліку прийматись не повинні, а видані за такими документами суми вважаються нестачею.

Досить докладно порядок оформлення прибутково-витратних касових документів та касової книги викладений у розділах 3 і 4 Положення №72.

Підприємства, які здійснюють розрахунки зі споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування й послуг за готівку через належно зареєстровані електронні контрольно-касові апарати (ЕККА), повинні обов'язково видавати споживачу касовий чек, а в разі виходу з ладу ЕККА або на період тимчасового відключення електроенергії - товарний чек.

Не слід забувати і про те, яким чином на підприємстві здійснюється оперативний контроль за рухом готівки та інших цінностей. Його відсутність у більшості випадків свідчить про відсутність касової дисципліни. Порядок та періодичність здійснення раптових ревізій каси визначає керівник підприємства.

5. Складання акта інвентаризації. На цьому етапі фактична наявність коштів та інших цінностей у касі порівнюються з даними бухгалтерського обліку. Потрібно звернути увагу на те, що фактичний залишок готівки в касі на кінець дня повинен завжди (повторюю, за будь-яких обставин) відповідати розрахунковому залишку касової книги, а на кінець місяця, кварталу, року - ще й залишку, показаному в Журналі 1 або іншому регістрі, який веде підприємство за рахунком 30 "Каса". Якщо цього не буде, ви просто втратите контроль за обігом готівки на підприємстві!

За результатами роботи складається акт у двох примірниках, який підписують члени інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальна особа. Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства (організації), другий - залишається у матеріально відповідальної особи. В акті наводиться фактична наявність коштів, поштових марок, розрахункових чекових книжок та інших грошових документів, цінних паперів - установлених під час інвентаризації й тих, що рахуються в обліку.

Якщо цінні папери зберігаються в депозитарії, то їх наявність підтверджується випискою депозитарію, і на підставі цієї виписки вони заносяться до акта інвентаризації. Іноземна валюта записується до акта за курсом НБУ, який діє на день інвентаризації. Цей запис має виглядати приблизно так: "Залишок валюти в касі становить 10 (десять) дол. США, що за курсом НБУ (1: 5,42) на день складання акта становить 54 грн. 20 коп. ".

Бланки документів суворого обліку пропонуємо вносити до акта інвентаризації бланків суворого обліку, форма якого буде наведена в іншому розділі, де докладно розглядатиметься порядок їх інвентаризації (буде опублікований пізніше).

Порядок відображення в бухгалтерському обліку регулювання інвентаризаційних різниць за грошовими коштами та іншими цінностями, що є на зберіганні у касі підприємства

Ознайомившись зі змістом акту на наступній стор., ви можете пересвідчитись у тому, що більшість бухгалтерських записів з регулювання інвентаризаційних різниць, які виникли під час проведення інвентаризації каси і касових операцій, не є складними для розуміння навіть бухгалтерами-початківцями і не потребують додаткових пояснень. Однак на окремі проведення слід звернути увагу.

По-перше, що стосується поштових марок, то пункт 1.3. 2 Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, що затверджені спільним наказом Мінфіну, СБУ, МВС від 25.11. 93 р. №98/118/740, зараховує знаки поштової сплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками) до бланків суворої звітності.

Звісно, що бухгалтерський облік таких активів здійснюється подібно до обліку бланків суворого обліку. За собівартістю виготовлення чи придбання поштові марки обліковуються на субрахунку 209 "Інші матеріали", а за номінальною вартістю - на позабалансовому рахунку 08 "Бланки суворого обліку". Списання поштових марок проводиться одночасно з обох рахунків, але за різною вартістю (відповідно, за собівартістю виготовлення чи придбання та номінальною вартістю).

По-друге, при відображенні в обліку нестачі валютної готівки можливі курсові різниці, оскільки курс валюти на дату отримання готівки в касу і на дату виявлення нестач за валютними коштами може змінитися. Порядок відображення в бухгалтерському обліку курсових різниць регулюється П (С) БО 21. Згідно з ним, відображення нестач валютних цінностей відноситься до монетарних статей. Перерахунок іноземної валюти за такими статтями у гривні здійснюється за курсом НБУ на дату операції (у нашому випадку - дата виявлення нестачі).

Курсові різниці від перерахунку грошових коштів в іноземній валюті та інших монетарних статей про операційну діяльність відображають у складі інших операційних доходів (витрат).

У цьому розділі ми зумисне не наводили бухгалтерських записів, які стосуються інших бланків суворої звітності, векселів та інших цінних паперів, які також можуть зберігатись у касі підприємства. Такі проведення будуть наведені в інших (спеціальних) розділах, які публікуватимуться в наступних номерах тижневика.

Особливу увагу під час інвентаризації слід звернути на таке:

  • Усі надходження й видачі готівки мають бути занесені до касової книги (типова форма КО-4).
  • Прибуткові касові ордери й квитанції до них та видаткові касові документи бухгалтер повинен виписувати лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечують їх надійне зберігання протягом установлених термінів.
  • Бухгалтерія повинна зареєструвати прибуткові й видаткові касові ордери у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма КО-3).
  • На наявність, правильність і своєчасність заповнення Книги обліку прийнятих та виданих касиром грошей (типова форма КО-5).
  • На наявність, правильність і своєчасність заповнення Журналу реєстрації посвідчень на відрядження й дотримання граничних термінів відрядження.
  • Приймання готівки за прибутковими та її видача за видатковими касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.
  • Виправлення помилок у прибуткових та видаткових касових документах забороняється (такий документ вважається недійсним).
  • На наявність на прибуткових касових ордерах та видаткових касових документах усіх реквізитів, дозвільних підписів, підписів касира та осіб, які отримують кошти (підписують одразу ж після одержання або видачі за цими документами готівки), наявність на доданих до них документах штампа або напису касира "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік). Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника, то в такому випадку підпис керівника на самому ордері є необов'язковим.
  • На наявність у платіжних відомостях на виплату заробітної плати, пенсій, стипендій проти прізвищ фізичних осіб, яким не здійснено виплату належної суми, штампів або написів: "Депоновано". Наприкінці відомості обов'язково мають бути написи про фактично виплачену та невиплачену (депоновану) суми, включені до конкретної платіжної відомості.
  • На наявність реєстрів депонованих сум.
  • На наявність видаткових касових ордерів на фактично видані суми за платіжними відомостями.
  • Виправлення у касовій книзі не допускаються. Але якщо вони все ж є, то мають бути засвідчені підписом касира та головного бухгалтера або особи, яка його заміщує.
  • Усі касові документи повинні бути укомплектовані в хронологічному порядку, пронумеровані й переплетені в окремі папки.

Висновок. Отже, з метою контролю за схоронністю готівкових коштів на підприємствах проводяться інвентаризації кас. Для проведення інвентаризації каси, що має здійснюватися згідно з наказом керівника, призначається комісія, яка після закінчення інвентаризації каси складає акт про результати інвентаризації наявних коштів.

Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всіх готівкових коштів, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок тощо. Акт складається в двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.

Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, другий - залишається у матеріально відповідальної особи.

До початку інвентаризації всі матеріально відповідальні особи (особи, які відповідають за збереження коштів) дають розписку, визначену в додатку 1.

У разі зміни матеріально відповідальних осіб акт складається в трьох примірниках (для матеріально відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності, а також бухгалтерії).

Інвентаризація кас проводиться на кожному підприємстві у строки, що встановлені керівником, з покупюрним перерахуванням усіх готівкових коштів і перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку.

Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки в касі. У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною в звіті РРО (в РК та КОРО). У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку цінностей у касі в акті зазначається сума нестачі або надлишку і з'ясовуються обставини їх виникнення.

Сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства України, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід відповідного підприємства.

У разі автоматизованого ведення касової книги слід проводити перевірку правильності роботи програмних засобів оброблення касових документів.

Вищі організації (за їх наявності) на всіх підвідомчих підприємствах, а також аудитори (аудиторські фірми) відповідно до укладених договорів під час проведення документальних ревізій обов'язково проводять інвентаризацію кас і перевіряють дотримання порядку ведення касових операцій. У господарських товариствах, якщо це передбачено їх статутом, такі ревізії проводять ревізійні комісії.

Перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою здійснюють визначені законодавством України органи контролю відповідно до їх компетенції.

Література

1. Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 19.02. 2001 р. №72.

2. Фінансовий облік. Посібник / За ред. Кириленка В. І. – К., 2002.


04.03.2011

Провідні компанії та навчальні заклади Пропозиції здобуття освіти від провідних навчальних закладів України та закордону. Тільки найкращі вищі навчальні заклади, компанії, освітні курси, школи, агенції.

Щоб отримувати всі публікації
від сайту «Osvita.ua»
у Facebook — натисніть «Подобається»

Osvita.ua

Дякую,
не показуйте мені це!